В рамках поставленной задачи по автоматизации кадрового учета наша компания разработала расширение в 1С - "помощник" заполнения табеля учета рабочего времени сотрудников розничной сети. Расширение позволяет автоматически получать данные в программе "1С:Зарплата и управление персоналом" ("1С:ЗУП") из "1С:Управление торговлей" ("1С:УТ") и "1С:Розница".
Кейс по автоматизации учета рабочего времени в сетевой компании на базе 1С
Цель:
Своевременная сдача табелей учета рабочего времени в разных точках розничной сети.
Основная причина автоматизации:
Фактически отработанное время сотрудниками торговых точек не соответствуют заранее установленным графикам в программе "1С: ЗУП", только руководитель торговой точки достоверно владеет информацией о том, кто и в какие дни выходил на смену, а кто из сотрудников отдыхал.
Требования к задаче:
1. Сотрудники розничной сети должны заполнять табель в своей программе, сохранять его в "1С: ЗУП" параллельно, не мешая друг другу, при этом не имея прямого доступа в "1С: ЗУП".
2. Процесс заполнения табеля должен быть интуитивно понятным для обычного среднестатистического пользователя ПК, прозрачным, с минимальным набором действий.
3. В месяц должно формироваться 2 табеля (за первую половину на аванс, за вторую половину месяца).
4. В программе должны использоваться даты запрета изменения табеля учета рабочего времени таким образом, чтобы после контрольного срока никто не мог внести изменения в табель, и он был только в режиме чтения.
5. Сотрудники розничной сети должны управлять явками и выходными, а остальные виды учета рабочего времени (К, Б, НН, ОТ и т.д.) будут учитывать сотрудники отдела персонала.
6. Для ускорения заполнения в табеле по сотрудникам в доступные дни явки должны автоматически подставляться по данным зарегистрированных продаж (Чеки ККМ).
Что получили в результате автоматизации:
1. Табель напрямую из рабочего места сотрудника розничной сети попадает в "1С:ЗУП" с соблюдением всех правил учета рабочего времени. Разделение прав работает таким образом, что важные регламентированные операции проводит штатный и подготовленный кадровик компании.
2. Сотрудники розничной сети всегда видят все прошедшие периоды, все отметки об отпусках, больничных и т. п. видах времени. Легко контролируют корректность своих окладов пропорционально отработанного времени.
3. Все Торговые точки розничной сети сдают табель в течение 1 дня, тратя на это 10-15 минут рабочего времени. Рост количества торговых точек никак не повлияет на время формирования табелей, т.к. процесс полностью автоматизированный.
Расширение поддерживается в программах:
- 1С:ЗУП ПРОФ/КОРП 3.0/3.1
- 1С:Розница ПРОФ 3.0
- 1С:УТ ПРОФ 11.5
Как это работает
Шаг 1. Переходим в раздел «Персонал» и нажимаем гиперссылку «Дополнительные обработки».
Шаг 2. В окне «Дополнительные обработки (Персонал) устанавливаем курсор на пункт «Открыть форму Табеля» и нажимаем кнопку [Выполнить].
Важно!
При первом запуске на каждом магазине список «Дополнительных обработок» будет пустым. Чтобы в нем появился пункт «Открыть форму Табеля» нужно 1 раз каждой торговой точке его включить в кнопке [Настроить список].
Шаг 3. Выберите интересующий вас период и свою торговую точку для табелирования.
Важно:
1. Табелирование прошлых периодов, по которым уже произведены начисления и выплаты аванса или заработной платы недоступны для редактирования, можно только просматривать.
2. Табелирование будущих периодов недоступно для редактирования, т.к. фактическая явка сотрудников еще не состоялась.
Шаг 4. Нажмите [Далее] для перехода к непосредственному табелированию или просмотру табеля за прошедший период.
На вопрос отвечаем [Да], когда убедились, что магазин выбран верно.
Шаг 5. Заполняем Явки и Выходные из выпадающего списка в каждом дне.
Все пустые клетки, подчеркнутые красной волнистой линией, должны быть заполнены Явкой или Выходным.
Явки и Выходные можно заполнять несколькими способами:
1. Явка установится автоматически в день, в котором была продажа по сотруднику. Дни с продажами подсвечены зеленой заливкой.
2. Явку или Выходной можно выбрать мышкой в дне из выпадающего списка.
3. Явки или Выходные можно установить сразу в несколько дней, кликнув правой кнопкой мыши в нужную строку и выбрав [Установить явки] или [Установить выходные].
При нажатии [Установить явки] или [Установить выходные]:
Если выбрать [Все] – выбранный вид времени (Явка или Выходной) установится во все доступные клетки.
Если выбрать [Пустые] выбранный вид времени (Явка или Выходной) установится только в пустые клетки.
Шаг 6. Редактируем нужное количество отработанных часов в ячейке дня.
Важно!
· Часов не может быть больше нормы, которая определена для Розничной сети в целом, обычно 10 часов.
· Количество часов можно задать только у вида времени Я (Явка).
Шаг 7. Если где-то ошиблись и не помните где, то сотрудника можно вернуть к начальному состоянию, кликнув по нему правой кнопкой мыши и выбрав пункт [Перезаполнить сотрудника].
Если действительно хотите перезаполнить сотрудника, то подтвердите это нажатием [Да] в открывшемся окошке.
Шаг 8. Для добавления сотрудника вручную, нажмите кнопку [Добавить].
В открывшемся окне выберите сотрудника и нажмите [Выбрать]. Сотрудник будет добавлен в Табель.
Шаг 9. Для отправки табеля в Бухгалтерию нажмите [Далее].
В открывшемся окне нажмите [Да].
Шаг 10. Успешная отправка табеля.
Сообщение должно быть с текстом: «Табель отправлен». Все поля должны быть зеленого цвета.
Важно!
Если есть красные отметки на завершающем шаге, то их необходимо внимательно прочитать и если суть ошибки не понятна, то обратитесь в техническую поддержку 1С.
Шаг 11. Закрываем помощник заполнения.
"Помощник" заполнения табеля учета рабочего времени сотрудников также можно адаптировать и доработать под задачи вашего бизнеса. Перейти на сайт>