По российскому законодательству, любая организация в стране обязана проводить инвентаризацию основных средств и имущества. И если для маленькой компании этот процесс проходит практически незаметно, то для большой превращается в настоящую головную боль, потому что помимо времени, которое приходится тратить на рутинные дела, повышается вероятность ошибок, как в подсчете оборудования, так и месте его хранения.
И самое лучшее, что можно сделать в таких ситуациях – это оптимизировать процесс инвентаризации, организовав его автоматизацию.
Что представляет из себя автоматизация и без чего она невозможна?
1. Закупка терминалов сбора данных (ТСД).
ТСД – портативные устройства со встроенным сканером штрихкодов, которые используются для сбора, хранения, систематизации информации. С их помощью упрощаются ВСЕ процессы учёта оборудования.
Терминалы сбора данных (ТСД) оптимизируют несколько ключевых аспектов процесса инвентаризации имущества. Основные из них:
- Скорость инвентаризации:
ТСД позволяют считывать штрихкоды или RFID-метки имущества мгновенно, что существенно ускоряет процесс по сравнению с ручным вводом данных. - Точность данных:
Автоматическое считывание минимизирует ошибки, связанные с человеческим фактором — опечатки, неправильные номера, дублирование. - Автоматизация и интеграция с учётными системами:
ТСД автоматически передают данные в ERP, 1С или другие системы, исключая необходимость ручного ввода и сверки. - Удобство и мобильность:
Сотрудник может быстро перемещаться по складу или офису с компактным устройством, не привязанным к рабочему месту. - Обработка отклонений и расхождений:
ТСД сразу отображают несоответствия между фактическим наличием имущества и данными из базы, позволяя оперативно реагировать. - Снижение трудозатрат:
Меньше задействованных сотрудников, меньше времени на обучение и сопровождение инвентаризации. - Ведение истории и отчётности:
ТСД фиксируют дату, время, пользователя и местоположение при сканировании, что важно для аудита и последующего анализа.
Одним словом, без ТСД невозможно упростить и систематизировать инвентаризацию. О том, какие бывают ТСД и какой подойдет именно вам, мы ещё будем говорить, а пока рекомендуем ознакомиться с нашим рейтингом лучших ТСД за 2024 г., ссылка на статью прикрепляем.
2. Применение RFID -меток.
RFID (Radio Frequency Identification) — это технология радиочастотной идентификации, которая позволяет считать объекты сразу (даже по несколько сотен штук) и даже без прямой видимости.
Т.е., если какие-то объекты промаркировать RFID-метками, при инвентаризации не нужно считывать каждую метку, как, например, штрихкод, технология RFID сделает это за считанные секунды, увеличив скорость инвентаризации в разы!
Считывая радиометки, можно проконтролировать выдачу имущества сотрудникам, его возврата или перемещения между отделами. Все происходит быстро и безошибочно.
3. Программное обеспечение.
И конечно ни одна инвентаризация не будет автоматизирована без программного обеспечения, которое соберет все данные об объектах учета в дном месте.
Наша учетная программа Union EAM предназначена как раз для автоматизации всех процессов, связанных с учётом имущества.
С помощью программы Union EAM можно проводить такие операции как:
- инвентаризация основных средств и остатков ТМЦ;
- учёт выдачи, возврата и аренды;
- учёт перемещения (между отделами, филиалами);
- получать автоматическую выгрузку отчётов и проводить обмен данными с другими системами (например, с 1С).
- узнавать состояние объектов - кому они принадлежат, кто за них ответственен (МОЛ), выполнялось ли их обслуживание и ремонт.
Программу можно установить на ваш сервер, приобретя единоразовую лицензию или использовать как облачный сервер по подписке, так и на мобильные Android-устройства: терминалы сбора данных, смартфоны, планшеты. Union EAM умеет работать с RFID-метками, а также со штрихкодами и NFC.
Более подробно о программе можно почитать здесь ⬇
Что именно лучше подойдёт для вашей компании, какой ТСД, нужно ли радиометки, и какой функционал выбрать у ПО зависит от объема оборудования и объектов учета, а так же ваших задач.
Позвоните нам или напишите на info@interid.ru и мы подберём подходящее решение именно для вас.