Организационные инструменты способны не только помогать в работе, но и упрощать повседневную жизнь. Я веду всю свою жизнь в Notion, и это позволяет мне сохранять контроль над всем.
1 Отдельные страницы для всего, что нуждается в организации
Мое первое правило организации в Notion — делить информацию на страницы. У меня есть разные страницы для работы и личных дел, а также вложенные страницы для конкретных задач.
Я создал отдельную страницу для финансового планирования, где учитываю доходы, расходы, крупные покупки, сбережения и инвестиции. То же касается и работы: будучи журналистом, писателем и программистом, я занимаюсь различными направлениями одновременно. Наличие отдельных страниц позволяет отслеживать различные виды деятельности отдельно.
В ситуациях, таких как планирование месячного бюджета, такая структура экономит огромное количество времени. Вместо того чтобы анализировать сложные банковские выписки, электронные письма и таблицы, я могу все аккуратно организовать на страницах Notion.
Хотя это не обязательно, и Notion может отслеживать разные вещи на одной странице, наличие иерархии вложенных страниц помогает легко находить нужную информацию, не прокручивая мимо лишних данных.
2 Чек-листы для быстрого составления списков
Блок списка дел в Notion позволяет создавать переключаемые чек-листы для оперативного составления задач. Обычно список дел становится моим первым шагом при необходимости отслеживания чего-то нового или внесения информации в Notion.
Чек-боксы в Notion работают аналогично маркированным спискам, что позволяет создавать вложенные чек-боксы (или маркеры) для каждого пункта. Используя этот подход, я могу четко формулировать задачи и указывать требования, шаги или подзадачи. Вы также можете настроить напоминания, что означает, что при правильном использовании этого блока Notion может заменить приложение для списка дел.
Большинство моих страниц в Notion содержат хотя бы один чек-лист. Я использую эти списки не только для отслеживания повседневных задач, но и для всего — от покупок до учета книг, которые нужно прочитать, и отслеживания прогресса по обустройству нового офиса.
6 возможностей Notion, которые помогают мне справляться с безконечным списком дел
Управляйте постоянно растущим списком задач с помощью этих функций Notion.
Единственным недостатком Notion по сравнению с специализированным приложением для списка дел является отсутствие возможности закрепить виджет со списком задач на экране вашего телефона. У Notion есть виджеты для Android, и вы можете использовать виджет страницы для быстрого перехода к списку. Однако такие приложения, как Microsoft To-Do, предлагают виджет, который позволяет отмечать или добавлять новые задачи прямо с рабочего стола, что создает более плавный опыт.
3 Базы данных для отслеживания работы и проектов
Я использую базы данных Notion для отслеживания практически всего. Они позволяют создавать отдельные свойства, использовать формулы и поддерживают автоматизацию, что значительно упрощает жизнь. Базы данных также могут синхронизироваться с внешними приложениями, такими как Asana, Jira или GitHub, что облегчает учёт задач на разных платформах.
Каждый элемент базы данных в Notion — это отдельная страница, что позволяет организовать огромное количество информации в одном месте. Также можно создавать пользовательские представления баз данных с конкретными фильтрами и сортировками для удобного доступа к контенту. Если вы хотите связать данные между таблицами, свойство отношений в Notion также поможет в этом. Однако при наличии более крупных баз данных с множеством элементов или нескольких баз данных на одной странице могут возникнуть трудности с навигацией, поэтому создание пользовательских представлений позволяет быстро находить нужную информацию.
Когда я настраиваю базу данных, у меня есть возможность добавлять разные свойства к столбцам. В базе данных есть 21 свойство, включая текстовые и числовые поля, формулы и кнопки, которые запускают автоматизации одним нажатием. Вы даже можете загружать файлы и изображения в базы данных для удобства хранения.
Моя система отслеживания получает соответствующие задачи из Asana сразу после их назначения. После импорта я создаю отдельные страницы для исследований или заметок, связанных с конкретными статьями, и использую свои собственные свойства, чтобы разбить сложные задачи на более мелкие части.
Если у вас есть несколько баз данных для отслеживания задач на разных страницах, вы можете объединить их в единый трекер. Все задачи, назначенные вам, появятся в разделе Мои задачи на главной странице Notion. Обратите внимание, что базы данных задач должны содержать свойства Статус, Ответственный и Срок выполнения, поэтому не забудьте добавить их, если еще не сделали этого.
Чтобы использовать базы данных на полную мощность, вам понадобится подписка Notion Plus, но дополнительные функции оправдывают себя. С учетом того времени, которое это приложение позволяет сэкономить, подписка на Notion полностью оправдана.
4 Цвета для обозначения статуса задач в тексте
Notion предлагает базовые варианты форматирования текста, включая жирный, курсив, подчеркивание, зачеркивание, а также выбор цвета для фона и текста. Если вам нужно быстро создать систему отслеживания, я рекомендую использовать цвета для обозначения статуса задач.
Одна из первых систем управления задачами, которую я использовал, заключалась в том, что я выделял текст разными цветами для отслеживания идей. Как только я составлял список потенциальных идей, я закрашивал текст в разные цвета для обозначения статуса каждой идеи.
Желтые задачи указывают на то, что они находятся на проверке, зеленые — приняты, а красные — отклоненные. Когда я завершал написание статьи, я просто ставил галочку и переходил к следующей.
Эта система не так детализирована, как моя текущая система управления статьями, построенная на базе данных. Но если вам прислали новый проект, и вы не хотите тратить время на создание сложной системы отслеживания, цветной текст в списке дел может оказаться очень полезным.
5 Интеграция с Google Календарем и Google Таблицами
Хотя Notion — это универсальный инструмент, он не способен на все. Здесь на помощь приходят сторонние интеграции. Многие интеграции Notion повышают продуктивность, и вы всегда можете встраивать веб-контент на случай, если какой-либо сервис не поддерживается.
Мне действительно нравятся базы данных Notion, но формулы в Notion не работают так же, как в Excel или Google Таблицах. В таких случаях я создаю таблицу в Google Sheets и встраиваю её на нужную страницу в Notion.
Просто скопируйте ссылку для общего доступа из Google Sheets и вставьте её в Notion с помощью блока Встраивание. У вас будет полностью функциональная таблица на странице Notion с такой же функциональностью, как в веб-приложении Google Sheets.
То же самое касается и Google Календаря. Я давно использую Android и глубоко интегрирован в экосистему Google, поэтому переход на календарь Notion для меня нецелесообразен. Благодаря функции встраивания я могу добавить мой календарь на любую страницу Notion и видеть новые встречи или события, которые я добавляю из приложения календаря на своем телефоне.
Notion — это невероятно мощный инструмент, особенно если учесть, насколько легко его настроить. Вам нужно будет потратить время на изучение всех функциями и возможностей, но затем вы сможете взять под контроль все — от важных рабочих задач до романтического ужина, который вы могли бы забыть.
Если вам понравилась эта статья, подпишитесь, чтобы не пропустить еще много полезных статей!
Вы также можете найти наши материалы в:
- Telegram: https://t.me/gergenshin
- Youtube: https://www.youtube.com/@gergenshin
- Яндекс Дзен: https://dzen.ru/gergen
- Официальный сайт: https://www-genshin.ru