Табель учета рабочего времени — это не просто формальность, а "щит" для работодателя и гарантия справедливой оплаты для сотрудника. В 2025 году требования к документу ужесточились: ошибки в нем могут стоить компании до 70 тыс. рублей штрафа, а руководителю — лишения должности 12.
В этой статье вы узнаете, как правильно вести табель, избежать юридических ловушек и превратить рутинный учет в инструмент управления бизнесом.
Общие положения
Что такое табель и зачем он нужен?
Табель — это документ, фиксирующий фактическое рабочее время сотрудников. Он служит основой для расчета зарплаты, отпускных, больничных и статистической отчетности. Без него невозможно доказать соблюдение трудового законодательства при проверках Роструда, ФСС или налоговой.
Законодательная база:
- Статья 91 ТК РФ обязывает работодателей вести учет рабочего времени.
- Штрафы за нарушения:
Для ИП и должностных лиц — до 20 тыс. руб. при повторном нарушении.
Для юрлиц — до 70 тыс. руб.
Кто должен заполнять табель?
Ответственность возлагается на:
- Руководителей подразделений в крупных компаниях.
- Кадровиков или бухгалтеров в малом бизнесе.
- Самого работодателя, если штат минимален.
Виды табеля учета
В 2025 году разрешены две формы: Т-12 и Т-13, но компании могут разрабатывать собственные бланки, если они соответствуют требованиям закона.
- Форма Т-12
Для ручного заполнения.
Включает разделы:
Учет рабочего времени.
Расчет зарплаты (можно не заполнять, если расчеты ведутся отдельно).
Подходит для малого бизнеса с почасовой оплатой. - Форма Т-13
Автоматизированный вариант.
Используется в программах 1С, Excel, СБИС.
Позволяет подписывать документ электронной подписью (КЭП).
Важно! Даже при использовании электронных систем (например, биометрии или трекеров) данные всё равно переносятся в табель — это требование закона.
Как заполнять табель: пошаговая инструкция
Шаг 1. Внесите данные сотрудников.
Укажите:
- ФИО, должность, табельный номер.
- Режим работы (полный день, сменный график).
Шаг 2. Отмечайте явки и неявки ежедневно.
Используйте коды:
- Я (явка), Б (больничный), К (командировка), РВ (работа в выходной).
- Полный список кодов — в форме Т-12 312.
Пример:
Если сотрудник Петров 12 мая отработал 8 часов, в графе ставится «Я» и «8». Если он ушел на больничный — «Б» без указания часов.
Шаг 3. Фиксируйте переработки.
Сверхурочные часы отмечайте кодом «С». Например: «Я/С» — 8/2 (2 часа переработки).
Шаг 4. Подсчитайте итоги за месяц.
Суммируйте часы по каждому сотруднику, учитывая ночные смены (код «Н») и праздничные дни («РВ»).
Шаг 5. Подпишите и передайте в бухгалтерию.
Табель подписывают:
- Ответственный за заполнение.
- Руководитель подразделения.
- Сотрудник кадровой службы.
Ошибки, которые превращают табель в "мину" для бизнеса
- Исправления без подтверждения.
Если сотрудник изначально отметил прогул («НН»), а потом принес больничный, зачеркните код, напишите «Б» и укажите дату исправления. Подтвердите справкой. - Игнорирование электронной подписи.
Для дистанционных работников используйте КЭП — это сэкономит время и исключит претензии проверяющих. - Неправильный учет гибкого графика.
Если сотрудник сам выбирает часы работы, фиксируйте общее количество часов за неделю, а не ежедневно.
Ответственность работодателя
- Отсутствие табеля — штраф до 50 тыс. руб. для компании.
- Ошибки в кодах — риск судебных споров с сотрудниками.
- Неправильный учет переработок — иск о недоплате зарплаты.
Реальный кейс:
Компания «СтарТех» не отметила в табеле работу сотрудника в выходной. Суд обязал выплатить компенсацию в двойном размере за те часы.
Частые вопросы
1. Можно ли не использовать Т-12 или Т-13?
Да, но собственная форма должна содержать обязательные реквизиты: название компании, период, ФИО сотрудников, подписи.
2. Как учитывать удаленных сотрудников?
Фиксируйте время через системы учета (например, Toggl или Kickidler), затем переносите данные в табель.
3. Что делать, если сотрудник забыл отметить явку?
Запросите письменное объяснение. Если причина неуважительная — отмечайте прогул («ПР»).
Заключение юриста
Табель учета рабочего времени — это не просто "бумажка", а юридический документ, который защищает и работодателя, и сотрудника. В 2025 году ключевые тренды — автоматизация и электронный документооборот. Подключайте программы учета, обучайте ответственных лиц и всегда храните табели 5 лет (для обычных условий) или 75 лет (для вредных производств).
Совет: Разработайте внутреннее Положение о табельном учете. Укажите в нем сроки сдачи документа, ответственных лиц и правила работы с электронными системами. Это снизит риски штрафов на 90%
Подпишитесь на канал — экспертные статьи, свежие законы и советы юристов прямо в вашей ленте. Не упускайте важное!