Прокат транспортных средств, в понимании стороннего наблюдателя, выглядит следующим образом: “Купил несколько машин, раздал и купаешься в деньгах”. Такая точка зрения встретит в лучшем случае нервную усмешку у человека из индустрии. Реальные проблемы, вызывающие преждевременную седину на головах прокатчиков, можно перечислять часами. Автомобили постоянно требуют обслуживания, адекватных клиентов приходится практически искать самому, сотрудники, если таковые имеются, норовят оставить в своих карманах как можно больше казенных денег, а владельцы автосервисов загадочно потирают мозолистые руки и вслепую вычисляют стоимость ремонтов, садясь пятой точкой на калькулятор.
Благо, на помощь арендодателям спешит множество полезных систем, позволяющих свести проблемы и издержки к минимуму. Расскажу как это работает на примере уже достаточно известной CRM RentProg, которой мы сами пользуемся уже больше четырех лет.
Боль №1. Коммуникация с клиентами.
Пока вы ждете арендаторов, арендаторы сами мечтают отыскать компанию, у которой они без лишнего беспокойства возьмут автомобиль. И одна из задач системы - поскорее помочь вам встретиться.
Шаг 1: добавляем на сайт форму бронирования на нужные даты. Не все клиенты любят телефонные звонки, а вы не всегда имеете возможность проконсультировать каждого интересующегося человека, поэтому дадим им возможность самим выбрать подходящую машину и отправить заявку. Заявка отправляется вам, а вы в один клик решаете - одобрить или отклонить. Клиенту придет уведомление, текст которого вы уже заранее определили. Обработка заявок занимает считанные секунды, клиент вежливо проинформирован о вашем решении. Одобренная бронь сразу попадает в календарь, что исключает возможность овербукинга (если вы не сделаете его принудительно).
Шаг 2: добавляем наши машины в агрегатор. RentProg также дружит с агрегаторами аренды авто, например Vseprokaty.ru. Клиенту проще сравнить все предложения от разных компании на его даты, чем бесконечно ковыряться в разных сайтах. Привлекаем больше клиентов - получаем больше денег, все просто. Может быть, в курортный сезон жаловаться на недостаток клиентуры вам и не приходится. Но согласитесь, пережить низкий сезон с постоянным стабильным потоком арендаторов гораздо приятнее, особенно если на ваших плечах кредиты и лизинги.
Шаг 3: минимизируем время коммуникации. Система имеет возможность для коммуникации с клиентом вышеупомянутыми шаблонами, в которые автоматически подтягиваются переменные, такие как имя, даты аренды, название машины, т.д. Создайте себе список необходимых шаблонов и в одно нажатие напоминайте клиентам о долгах и штрафах, предупреждайте об окончании срока аренды - с таким инструментарием можно и отказаться от собственного колл-центра.
Боль №2. План на день.
Насколько эффективно организованы ваши сотрудники? Если они всегда знают где должны быть, сколько денег готовить для возврата залогов, куда необходимо гнать автомобили и какому из них нужен ремонт - мы вам искренне завидуем. Дело вовсе не в том, что в прокатах зачастую работают абсолютно безответственные люди. Просто наличие в системе понятного плана на день, со всеми выдачами, приемами и техническими бронями помогает разобраться с насущными задачами, а также вовремя подготовить автомобили к работе. А оптимизация рабочего времени персонала отлично повышает их общую эффективность, уменьшает стрессы от постоянной суеты и позволяет обойтись без расширения штата, что определенно сэкономит вам деньги.
Боль №3. Касса.
Так или иначе, вашим сотрудникам необходимо оперировать средствами. Принимать оплаты от клиентов, оплачивать ремонт машин, возвращать залоги и т.д. Насколько точно вы знаете, как двигаются финансы в вашей компании? Сколько денег сейчас на руках у сотрудников и вся ли эта сумма по итогу дойдет до вас? В RentProg каждая операция всегда отражается в системе. Даже если один менеджер передал другому средства для приема авто - это также необходимо отразить в системе. Таким образом, средства не могут исчезнуть в никуда, а вам значительно проще будет проводить инкассацию сотрудников. Гораздо проще и надежнее, чем вести таблички в экселе, не правда ли?
Боль №4. Техобслуживание автопарка и страховки.
Если вы педантичный и внимательный человек, то наверняка помните, когда меняли масло в своем автомобиле. И понимаете, когда придется заменить его снова. А удержите ли вы в голове 50 машин? А 150? Которые постоянно ездят под управлением безжалостных арендаторов, которые, за редкими исключениями, железных коней не берегут. В системе же существует учет пробега перед и после каждой брони, а также автоматические напоминания о необходимости заменить технические жидкости через установленные вами заранее интервалы. Любую неисправность можно внести в программу и вовремя ее устранить, отогнав машину на сервис. Таким образом, минимизируется шанс выдачи клиентам неисправного авто, а соблюдаемое регулярное обслуживание продлит срок жизни парка. Исправные и ухоженные авто - залог удовольствия ваших клиентов.
Кстати, следить за необходимостью продления страховых полисов тоже станет гораздо проще - внесите данные в систему, и она заблаговременно напомнит вам о скором истечении срока.
Боль №5. Аналитика.
Теперь поговорим о самом неприятном. Вы могли сэкономить гораздо больше денег, чем вы думаете. Потратили бы вы их на развитие бизнеса или личные удовольствия - дело десятое, факт в том что без должного контроля вы их уже упустили. В RentProg реализована понятная и простая аналитика. Сколько и на что потрачено средств, какие автомобили прибыльные, а какие убыточные, сколько отчислений необходимо сделать партнерам и т.д. Очень простой пример: большинство автосервисов нагло накручивают цены на свои услуги. В разрезе крупного временного промежутка вы замечаете аномальные траты и находите более честный сервис. Другой пример: с помощью аналитики вы видите, что содержать машины становится все дороже, поэтому вовремя корректируете цены, закладывая в них амортизацию. Перечислять можно долго, но суть одна - строгий контроль = экономия. А установить контроль куда проще, если программа в несколько нажатий сама автоматически все подсчитает и предоставит вам.
Автоматизация арендного бизнеса позволяет не только сэкономить ваши средства, но и освободить вашу голову для решения более глобальных задач. На смену бесконечной суете приходят безотказные инструменты полного контроля над вашим бизнесом, созданные людьми из индустрии, с полным пониманием необходимого для упрощения работы функционала.
Если проанализировать конкретно наши успехи, то здесь определенно есть чему радоваться.
Компенсация за счет клиента составляла всего 30% от общих затрат на мойку автомобилей. Вычисления в бумажных таблицах и Excel не позволяли увидеть статистику объективно. Внедрение CRM позволило увеличить компенсацию клиентами до 75%. Аналогичная проблема была обнаружена с возмещением расходов на топливо. Конечно, компенсация на 100% не представляется возможной, по причине расхода бензина на доставку автомобиля клиенту, а также на станцию техобслуживания.
В средних значениях, загрузка автопарка увеличилась с 68% до 80%. При том, случаев овербукинга не наблюдалось ни разу. Автоматические напоминания об отзывах для клиентов помогли качественно улучшить рейтинг компании в интернете. Клиенты банально получили возможность гораздо проще поделиться приятным опытом. Количество отзывов на Яндексе было около 20, стало - 1300 (по состоянию на май 2025 года). В Гугле было 17, стало - 287. В 2Гис было 7, стало - 474. При этом, усредненный рейтинг на всех площадках составляет 4.9. Для проверки последних показателей могу просто предложить набрать в поисковике "Автопрокат Амиго Калининград".
Вряд ли кому-либо необходимо объяснять пользу прогресса и внедрения современных технологий. Однако возможно эта статья поможет сделать первые шаги к успеху для начинающих в сфере проката. Удачи вам и успехов в этом сезоне!