Салют всем физическим и юридическим! Приветствую всех налогоплательщиков и налоговиков, налогоненавистников и налоголюбителей, налогозависимых и независимых, а также интересующихся на канале о налогах и котиках!
Я понимаю, что народу откровенно и часто лень учить что-то новое в своей бренной жизни. Но поверьте моему опыту - к некоторым советам прислушаться надо для пользы вашего же дела.
"Я вам сейчас так накидаю в вотсап"
Не надо мне "так просто" в вотсап, если особенно это больше 5 листов и мы планируем дальше с вами работать. Пощадите мои глаза в конце-концов.
Моя обычная просьба - организовать хранилище документов на яндекс-диске, гугл-диске или мейл-облаке и прислать мне ссылку на хранилище.
Но при слове "создать папку на Яндекс-диске" 8 из 10 клиентов начинают дико напрягаться. Что меня в наше продвинутое время уже удивляет. Ведь работать с массивом информации придется. А не листать в суде в нервозе ленту вотсапа, пытаясь срочно выковырять оттуда судье бумажку, отирая пот со лба, с приговорками: "Сейчас-сейчас, минуточку, у меня тут где-то было письмо из ИФНС".
Плюс в том, что все документы лежать в одном месте.
Месте, в которое вы всегда можете загрузить ещё много документов. Так как вам могут приходить документы из судов, госорганов, сторон по делу.
И если мы с вами будем год-два все это кидать "на вотсап по-быстрому", то ни к чему хорошему с точки зрения хранения документов это не приведет.
Когда клиент присылает мне в том же вотсапе или телеграмме ссылку на облачное хранилище, то я ее уже пернаправляю себе в почту, ПРИСВАИВАЯ НАЗВАНИЕ ТЕМЕ ПИСЬМА В ПОЧТЕ.
И храню ссылки в отдельной папке моей почты.
"Ссылки на диски"
Когда мне надо туда зайти, я жму ссылку и проваливаюсь в хранилище
Вот так например:
Хотите на флешку? Да пожалуйста!
Мы часто возим с собой материалы в суд, в дороге в поезде или в самолете.
И там да - может не быть интернета, связи и так далее.
Перекачивание материалов на флешки не возбраняется.
Но я сама это сделаю, если мне ваши материалы надо куда-то отвезти или взять с собой. Для обычной работы, чтобы не искать стопку писем по вотсапу и телеграмму, облачное хранилище намного удобнее. В том числе, как запасное место хранения документов.
Я отправляю материалы клиентам точно так же!
Сейчас у меня есть многотомное дело по налогам.
Пока в деле 24 тома документов. И на прошлом ознакомлении, где дают всего 2 часа времени, я осилила только 7 томов. И на 12 мая записалась снова на ознакомление дальше.
Как я знакомлюсь с документами, как составляю там описи и что фотографирую, а что просто переписываю в свою опись, я уже рассказывала вот здесь:
Я всегда пишу при ознакомлении свои описи, так как описи в Арбитраже часто элементарно пустые. А фотографировать подряд все документы не эффективно.
В своей описи я всегда могу посмотреть в суде, в каком томе дела что лежит. Могу быстро сказать судье том и номер листа. И суд этот документ посмотрит.
После ознакомления с первыми 7 томами дела я должна документы клиенту переслать. А это другой город.
Поэтому я точно также загружаю опись (переношу ее в Эксель для клиента) и файлы на Яндекс-диск и отправляю клиенту ссылку на папку. Куда я потом загружу еще документы из оставшихся 17 томов дела.
Вот так выглядит моя опись для клиента:
Вот сюда на Яндекс-диск я загрузила 7 томов с документами, которые отфотографировала. Не все конечно. Выборочно.
У вас в вашей почте (у меня это Яндекс) есть в меню слово "ДИСК". Вот оно такое синенькое на верхней панельке:
Нажимаете слово "диск" и проваливаетесь в хранилище, которое выглядит ровно также, как ваша электронная почта:
Сюда можно сразу "загрузить" файлы. Но обычно сначала нажимают "создать" и создается папка. Вы эту папку как-то именуете. И она создается. Вот у меня выше создана папка "АТЛ-ВЕСТА Ознакомление с делом", Туда я и загружаю файлы, которые сфотографировала в суде. И туда же я буду их докладывать после второго ознакомления.
Заходим. Вот вам для примера первая страница (их там 43 уже):
Чтобы отправить клиенту ссылку на папку надо выйти обратно в общее хранилище папок, встать на название папки, которую надо отправить клиенту или юристу, и найти в верхнем меню кнопку "поделиться":
Далее можете ввести пароль (безопасность), и сообщить его принимающей стороне, если боитесь давать обычный доступ. Но можно и без пароля. Просто нажимаете "скопировать" и копируется ссылка. Которую вы и отправляете по электронной почте.
Вот просто берете и правой кнопкой мыши вставляете ссылку в письмо:
И все. Отправляете электронное письмо. И даже за 5000 километров все, кому нужны эти документы, смогут знакомиться с делом, а вы сможете дополнять папку в хранилище и всё будет аккуратно лежать в одном месте.
Ваши коллеги смогут это сохранить на диск себе лично, скачать на флешку, так как получат вот такой внешний вид: