Вы уже проделали внушительный путь в Excel: освоили формулы, построение графиков, сводные таблицы. Пришло время познакомиться с инструментом, который добавит визуальную выразительность и улучшит восприятие информации в ваших таблицах. Речь пойдёт об условном форматировании — простом, но мощном способе автоматически изменять оформление ячеек на основе заданных условий.
Что такое условное форматирование?
Условное форматирование позволяет задать визуальные правила: если в ячейке выполняется некое условие, её цвет, шрифт или заливка меняются. Это помогает:
- быстро выделять важные данные;
- визуализировать ключевые метрики;
- моментально распознавать отклонения, ошибки, просрочки и другие важные сигналы.
Например:
- Отрицательный баланс заливаем красным, положительный — зелёным.
- Крупных клиентов выделяем полужирным синим, а мелких — серым курсивом.
- Просроченные заказы — красным, доставленные вовремя — зелёным.
Теперь давайте разберём, как это работает на практике.
Исходная таблица
У нас есть таблица с данными сотрудников:
- ФИО - Столбец A
- Регион (СПб, Москва и др.) - Столбец B
- Процент выполнения плана - Столбец C
- Стаж (в годах) - Столбец D
- Оклад - Столбец E
На этой таблице мы и будем учиться применять условное форматирование.
Пример 1. Заливка по региону (СПб)
Цель: Выделить сотрудников из Санкт-Петербурга зелёной заливкой.
Шаги:
- Выделите диапазон B2:B11, где указаны регионы.
- На вкладке Главная нажмите Условное форматирование → Правила выделения ячеек → Равно.
- В открывшемся окне введите: СПб.
- Нажмите Формат…, перейдите на вкладку Заливка, выберите зелёный цвет.
- Подтвердите — OK и ещё раз OK.
Готово! Теперь сотрудники из СПб будут выделены визуально.
Пример 2. План > 90% — выделение цветом
Цель: Выделить тех, кто выполнил более 90% плана — жёлтой заливкой и красным полужирным шрифтом.
Шаги:
- Выделите диапазон C2:C11.
- В Условном форматировании выберите Правила выделения ячеек → Больше….
- Введите 0,9 или 90% (Excel поймёт оба варианта).
- Перейдите в Пользовательский формат:
Заливка — жёлтая.
Шрифт — красный, полужирный. - Подтвердите настройки.
Пример 3. Стаж от 2 до 4 лет
Цель: Выделить синим фоном сотрудников, чей стаж от 2 до 4 лет.
Шаги:
- Выделите диапазон D2:D11.
- Условное форматирование → Правила выделения ячеек → Между….
- Введите границы: 2 и 4.
- В настройках формата выберите:
Заливку — синий цвет. - Сохраните изменения.
Пример 4. Топ-3 по окладу
Цель: Подсветить красной заливкой и белым жирным шрифтом трёх сотрудников с наибольшим окладом.
Шаги:
- Выделите диапазон E2:E11.
- Условное форматирование → Правила первых и последних значений → Первые 10 элементов.
- В открывшемся окне замените 10 на 3.
- Перейдите в Пользовательский формат:
Заливка — красная.
Шрифт — белый, полужирный. - Подтвердите.
Управление правилами
Все созданные вами правила можно просматривать, изменять или удалять:
Как это сделать:
- Выделите любую ячейку, например C3.
- Условное форматирование → Управление правилами.
- В появившемся окне Excel покажет правила только для выделенного диапазона.
- Чтобы увидеть все — выберите Этот лист в верхнем выпадающем списке.
Здесь вы можете:
- Изменять условие (например, не 90%, а 70%).
- Менять формат (например, заменить цвет заливки на фиолетовый).
- Удалять ненужные правила.
Не забудьте нажать Применить и OK, чтобы сохранить изменения.
Практическая польза
Использование условного форматирования — это:
- Экономия времени. Вы сразу видите, где проблемы и отклонения.
- Удобство анализа. Цветовая маркировка упрощает принятие решений.
- Повышение наглядности. Таблица становится понятной даже для тех, кто не знаком с цифрами.
- Гибкость. Вы можете комбинировать десятки условий и визуальных решений.
Заключение
Вы познакомились с одним из самых полезных инструментов Excel — условным форматированием. Теперь вы умеете:
- Применять визуальные правила к данным.
- Выделять значения по диапазонам, критериям и топам.
- Управлять созданными правилами.
Пусть ваши таблицы станут не только информативными, но и визуально мощными!