Здравствуйте.
Меня зовут Фархад Баширов. Более пяти лет мы в нашей команде "РП-Интеграция" занимаемся разработкой программных решений для учета документов и договоров для организаций.
В данном обзоре будут озвучены шесть вопросов, о которых необходимо задуматься, если Вы решили внедрять программу учета документов.
Если Ваша работа с документами — это таблицы в Excel и хранение множества файлов в разных папках на компьютерах сотрудников, то стоит задуматься о переходе на новый уровень делопроизводства с применением отдельной программы.
Надеюсь, озвученные вопросы, помогут Вам понять свой документооборот и сделать правильный выбор программы.
Прежде всего, решите, какая у Вас будет классификация типов документов? Их можно классифицировать по назначению. Например:
• К распорядительным документам относятся приказы, постановления и решения.
• Кадровые документы включают приказы по личному составу.
• А к учетно-расчетным документам бухгалтерские и первичные документы.
Этот список можно продолжать. Ваша классификация будет зависеть от того, что Вы хранить в программе.
Далее переходите ко второму вопросу: Каким образом описать каждый тип документ? Какие сведения хранить, помимо файлов, в т.н. «электронной карточке документов». Это могут быть реквизиты, даты и предмет документа.
Задумайтесь также, какие специфичные параметры, пометки и признаки хранить в реестре документов. Документ нужно описать для будущего электронного формата для хранения сведений в программе.
Третий вопрос включает определение маршрута движения документов по организации? Например, распоряжение инициируется руководителем и доводится до исполнителя, далее документ уходит в архив.
А претензия от клиента вначале поступает в секретариат или приемную, потом передается исполнителю, юристу, руководителю и так далее.
Цепочки передвижения документов будут разные, это зависит от его типа и внутренних правил организации.
Анализ маршрута «движения» документа поможет определить сотрудников пользователей и распределить между ними роли и права доступа к базе данных планируемой программы.
На четвертом вопросе решите, какие сроки нужно контролировать по документам? Это могут быть даты согласования, графики платежей, календарные планы, даты исполнений и продлений документов.
И прочие задачи, которые необходимо контролировать по сроку и качеству выполнения.
На пятом вопросе определите список отчетов, которые нужны в Вашей работе. Форматы отчетов зависят от целей и содержания. А также от того, кому они предназначены. Для руководителей может быть полезной одна информация, а для исполнителей и согласующих требуются другие отчеты.
Учитывая разнообразие форматов отчетов, программа учета документов должна включать удобный конструктор отчетов.
На последнем, шестом вопросе решите, какие способы доступа нужны к электронной базе документов.
Может быть несколько вариантов:
• Работать с программой будут только в рамках локальной сети.
• Или понадобиться онлайн доступ с любого удаленного компьютера, подключенного к интернет.
• Или нужен одновременный доступ из локальной сети и онлайн доступ с любого места через Интернет.
Стоит отметить, что вопрос организации доступа к программе зависит от Вашей инфраструктуры. Например, если нет локальной сети и сотрудники работают только онлайн через интернет, то Вам придется использовать облачную программу, где данные хранятся на удаленном сервере разработчика.
Подготовив ответы на указанные выше вопросы, можно переходить к выбору и внедрению программного решения.
Руководство и сотрудники компании должны быть заинтересованы в применение программы для учета документов. Такая система поможет настроить делопроизводство и ускорить поиск документов по заданным критериям.
Можно рассмотреть две удобные программы учета документов:
- Программа "ДокПартнер" - сайт https://docpartner.rp-integra.ru/
- Программа "Документ Плюс" - сайт https://info.documentplus.ru/
Подробнее о всех программных решениях "РП-Интеграция" https://rp-integra.ru/solutions/