От аналитики расходов до автоматизации процессов — рассказывают эксперты Контура.
- Шаг 1. Оптимизируйте расходы
- Шаг 2. Используйте опыт коллег
- Шаг 3. Автоматизируйте бизнес-процессы
Налоги, аренда, реклама, сервисы для работы — бизнес не может отказаться от большинства затрат, но можно уменьшить их или распределить деньги эффективнее. Возможно, половина команды давно работает на удаленке, а офис простаивает. Или компания ежемесячно продвигается с помощью инструментов, которые больше не работают. Рассказываем, как проводить аналитику для оптимизации расходов и как можно сэкономить.
Шаг 1. Оптимизируйте расходы
Прежде чем урезать целые статьи затрат, проанализируем и поймем, как их оптимизировать. Так мы сохраним качество продуктов и услуг, а вместе с ним — клиентов и прибыль.
Сведите финансовую информацию. Если в компании ведется финансовый учет, часть работы уже сделана: все данные в наличии. Соберите их в одном месте — это может быть сервис для аналитики или просто таблица. Включайте все покупки: не только крупные, но и небольшие разовые оплаты. Они тоже могут быть источником проблем.
Если финансового учета нет, лучше его организовать, чтобы информация о доходах и расходах сохранялась и была доступна для анализа. Для текущей аналитики можно взять данные за последние полгода. Чтобы получить их, соберите чеки, договоры, акты и другие документы, фиксирующие затраты.
Соберите траты в категории. Анализировать все покупки по одной достаточно сложно. Соберите их в категории: все встречи с партнерами — в «представительские расходы», все ноутбуки и клавиатуры — в «технику» и так далее. Так получится оценить полную картину. Например, смета по одному корпоративному мероприятию может быть маленькой, но если они проходят каждую неделю — это повод задуматься.
Проанализируйте большие затраты. Для этого можно задать себе такие вопросы:
- в каких категориях большие траты;
- можно ли убрать их или сократить;
- в какие месяцы нестандартно большие траты и с чем это связано;
- как давно пересматривался состав каждой категории;
- все ли финансируемые инструменты и условия сотрудничества актуальны.
Как сделаете выводы, составьте план изменений: что сократить, на какой тариф перейти, от чего временно отказаться.
Возвращайтесь к анализу регулярно: это позволит своевременно отказываться от старых и неэффективных решений в пользу новых и оптимальных. Небольшое снижение необязательных расходов тоже покажет результат на длинной дистанции.
Шаг 2. Используйте опыт коллег
Изучите, что делают партнеры и конкуренты: какие направления работы оптимизируют, на какие сервисы переходят, что приостанавливают.
Мы собрали методы, которые используют самые разные компании:
- Уменьшение налоговой нагрузки. Рассмотрите переход на упрощенную систему налогообложения или другой налоговый режим с более выгодными ставками. Изучите законы и нововведения — возможно, вы не используете возможности: льготные ставки, освобождение от НДС, инвестиционные вычеты.
- Сокращение офисных площадей. Можно перевести часть сотрудников на удаленку и найти офис поменьше или вообще всем перейти на работу онлайн. Если в компании гибридный режим, офис может быть полупустым каждый день. В таком случае площадь тоже можно сократить, а оставшиеся места не закреплять за конкретными людьми. Кто сегодня в офисе, те и выбирают, где будут работать.
- Привлечение специалистов на аутсорсинг. Подходит, если на предприятии есть непрофильные специалисты — например, один юрист или разработчик. Содержать их в штате может быть дороже, чем привлекать на аутсорсинге. Внешних сотрудников не надо обучать, им не оплачивают больничные и отпускные — только проделанную работу.
Шаг 3. Автоматизируйте бизнес-процессы
Еще один способ сокращать расходы — автоматизировать рутинные процессы. Учет товаров, рассылка сообщений клиентам, прозвон кандидатов — на эти действия уходит большой ресурс команды. Если делегировать их современным программам и сервисам, эффективность повысится, а сотрудники смогут заняться более сложными задачами. Посмотрим, какие сервисы упрощают бизнесу жизнь.
Электронный документооборот. Это быстро и просто: не нужно отправлять курьеров или почту, забирать оригиналы, переживать из-за потерянного акта и закупать пачки бумаги в офис. Подписанные документы приходят сразу.
Сервис товароучета. Ведет учет товара в магазине — от поступления до продажи. Когда партия заканчивается, напоминает заказать еще. Все это снижает риск человеческой ошибки: забыли вовремя оформить поставку, спутали артикулы.
HR-сервис. Может общаться с потенциальными сотрудниками вместо HR-специалистов, выполнять первичный скрининг с помощью чат-ботов, проводить аналитику рынка и советовать условия, которые подойдут кандидатам.
Сервис для поддержки клиентов. Помогает оставаться на связи с клиентами: голосовые роботы записывают на услуги и напоминают о них, автоматические рассылки собирают обратную связь, чат-боты решают вопросы 24/7.
Комплексный подход к оптимизации затрат позволяет в кризис сохранить компанию, а в хорошие времена — найти бюджет на развитие, увеличить прибыль и сформировать подушку безопасности. Снижайте траты с Контур.Подпиской — это все нужные для бизнеса сервисы от 1200 ₽ в месяц.
Контур.Подписка объединяет в одном наборе инструменты для бизнеса: от онлайн-бухгалтерии до электронного документооборота и поиска клиентов. Вы выбираете только те продукты, которые нужны именно вам, и платите фиксированную сумму. С Подпиской вы экономите до 70% на бизнес-сервисах и получаете гибкость в их использовании: можно менять набор инструментов и их количество при каждом продлении. Ознакомиться с Контур.Подпиской можно на сайте.