Участие в тендерах для начинающих: подробная пошаговая инструкция

Тендер — это отличная возможность найти надежного заказчика. Однако государственные и муниципальные закупки проходят по определенной схеме. Нарушение правил приводит к отстранению участника от процедуры и к провалу сделки.

Многие предприниматели и компании, интересуются, как участвовать в тендерах начинающему. Мы создали пошаговую инструкцию, изучив которую, с этим справится даже новичок. Вся полезная информация приведена далее.

Основные понятия

Участие в госзакупках и тендерах предполагает определенную последовательность действий. Однако прежде чем перейти к ним, приведем базовые понятия. Это поможет разобраться в закупочной процедуре и пройти ее без проблем.

Итак, основные термины:

• Тендер — это процедура отбора заявок для заключения контракта на выполнение работ, оказание услуг или поставку товаров, исходя из условий, оговоренных в документации. Она может быть представлена в виде конкурса, аукциона или запроса котировок.
  Заказчиком выступает государственный или муниципальный орган (бюджетное учреждение) либо коммерческая организация, например, ООО.
• Электронные торги — это аукцион, проходящий в электронном формате. Также бывают запросы котировок, конкурсы и другие способы публикации заказа. Нередко под «электронными торгами» понимают любой вид тендера, так как почти все закупочные процедуры проходят онлайн.
• Заказчик — это покупатель работ, товаров либо услуг, разместивший заказ на торговой площадке. Органы власти и государственные учреждения придерживаются ФЗ № 44-ФЗ, государственные организации — ФЗ № 223-ФЗ, частные компании — ГК РФ.
• Участники тендера — заказчики и поставщики. Заказчик размещает извещение в Единой информационной системе (ЕИС), таким образом, объявляя проведение закупа. Поставщики выбирают интересные тендеры и участвуют в торгах, придерживаясь определенных требований.
• Оператор электронной торговой площадки (ЭТП) — это специалист, который передает заказчику документацию от поставщика, размещает важную информацию и обрабатывает протоколы. Он также участвует в тендере, хоть и опосредованно. При этом торги проходят на электронных торговых площадках, а не в ЕИС.
• Процедура торгов — все этапы закупки, начиная от размещения извещения до подписания контракта с победителем. Если кратко, то закупка проходит следующим образом:

1. заказчик выкладывает извещение в Единой информационной системе, указывая в нем электронный ресурс, на котором будут проходить торги,
2. оператор публикует информацию о закупе на ЭТП,
3. поставщик заходит в личный кабинет ЕИС, находит интересующую его закупку и подает заявку через электронную площадку,
4. закупки проходят в строго определенный день, который указан в извещении (правила для разных видов закупочных процедур отличаются),
5. комиссия заказчика, разместившего заказ, выбирает победителя из участников, подавших заявки,
6. стороны подписывают контракт, при этом, если закупка проходила онлайн, то и документ заключают в электронном формате.

Пошаговая инструкция по участию в тендере

Процедура включает несколько стадий. Рассмотрим каждую из них подробнее.

Шаг первый: оценка перспектив участия в закупке

Прежде чем принять участие в электронном тендере, оцените спрос. Проще говоря, изучите, насколько ваша продукция, услуги или работы востребованы на площадке и как часто заказчики ищут поставщиков, которые могут их предоставить. Вы это можете сделать на главной странице Единой информационной системы, где хранятся сведения только о государственных закупках. Но если Вас интересует самая полная и актуальная информация по всем торгам, то следует зайти на портал Bicotender.ru. 
Для поиска закупок:

• зайдите в личный кабинет Bicotender.ru
• Наведите курсор на поисковую строку с верхней части экрана
• введите в строке поиска наименование товара, работы, либо услуги
• запустите поиск и оцените результаты

Вот так выглядит поиск в личном кабинете Bicotender

Предположим, организация поставляет спецодежду и хочет выйти на госзаказ, но не знает, как получить тендер. Чтобы узнать спрос на свои товары, надо посмотреть, как часто заказывают спецодежду по ФЗ № 44-ФЗ и ФЗ № 223-ФЗ.
Для этого стоит отфильтровать результаты поиска по данным основаниям, а затем — оценить результаты. Посмотрим, как это работает на примере:

Результаты поиска можно отсортировать по законам

На скриншоте видно, что по данному наименованию более 8 000 записей. Это значит, что продукция пользуется популярностью.

Шаг второй: поиск закупок в Bicotender

Для успешного участия в закупке недостаточно оценить спрос на свою продукцию. Нужно изучить конкурентов, предлагающих аналогичные товары, работы или услуги.

Чтобы сделать это, посмотрите не объявленные, а завершенные торги. Так вы узнаете, какой товар и за какую цену победитель предложил заказчику.

Выбрав нужный критерий сортировки, можно получить информацию о завершенных закупках.

Для того, чтобы вручную не просматривать каждую закупку, достаточно воспользоваться инструментом "Аналитика". Он покажет вам рейтинг поставщиков по вашей сфере, сколько раз ваши конкуренты принимали участие и с какой ценой побеждали. Так вы сможете более точно спрогнозировать будущую прибыль. 

Перед участием в торгах оцените не только свои силы, но и соответствие:

• требованиям к участникам закупочных процедур (согласно ч. 1 ст. 31 ФЗ № 44-ФЗ),
• требованиям об отсутствии в реестре недобросовестных поставщиков (по ч. 1.1 ст. 31 ФЗ № 44-ФЗ),
• дополнительным критериям для участников определенных видов закупок (в соответствии с ч. 2 ст. 31 ФЗ № 44-ФЗ),
• требованиям о применении национального режима при проведении закупа (исходя из ст. 14 ФЗ № 44-ФЗ).

Единые требования применяют к любому виду закупочной процедуры. Так участник не может быть офшорной компанией, находиться в ходе банкротства или ликвидации. 

Остальные требования факультативные, то есть, заказчик вправе указать их в извещении, если это необходимо с учетом особенностей закупки.

Шаг третий: получение электронной подписи

Для подготовки и подписания закупочных документов вам потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись (сокращенно —УКЭП).

Руководитель фирмы или предприниматель может получить ее в Федеральной налоговой службе или в Удостоверяющем центре. Также, наши специалисты помогают получить подпись в кратчайшие сроки. Если закупки возложены на сотрудника, то нужна УКЭП физического лица. Сделать ее можно также в удостоверяющем центре, прошедшем аккредитацию, или в компании "Бико" за 2 часа.

Если от лица компании выступает работник, то, помимо квалифицированной подписи, ему потребуется машиночитаемая доверенность. Ее могут оформить специалисты компании BiCo.

Шаг четвертый: подготовка рабочего места

Учтите, что для того, чтобы провести тендер начинающему, придется настроить персональный компьютер. Каждая ЭТП устанавливает свои требования и размещает их на сайте. Также потребуется отладить работу с УКЭП, то есть, скачать корневой сертификат и специальную программу криптозащиты.
Обратите внимание:

1. Корневой сертификат для подписи начальника организации или предпринимателя есть на сайте налоговой инспекции.
2. Сертификат для УКЭП физического лица можно получить в «Бико» или удостоверяющем центре, оформившим электронную подпись.
3. Программа криптовалюты, которую чаще всего используют («КриптоПро»), доступна для загрузки в ЕИС либо на сайте разработчика.

Чтобы информационная система и ЭТП работали правильно, исправьте настройки браузера. Для этого:

• выберите «Свойства обозревателя», а затем перейдите во вкладку «Безопасность»,
• нажмите на вкладку «Надежные узлы» и внесите в этот список новые, то есть, сайты ЕИС и ЭТП,
• сохраните настройки и перезагрузите компьютер.

Вы можете обратиться к техническим специалистам «Бико», которые помогут настроить ваше рабочее место для работы в ЕИС и на ЭТП.

Шаг пятый: регистрация в Единой системе идентификации и аутенфикации (ЕСИА)

Прежде чем разобраться с тем, как подать заявку на тендер, надо зарегистрироваться в ЕСИА. Для этого нужно пройти регистрацию и авторизацию на портале «Госуслуг».

Чтобы зарегистрироваться в ЕСИА сделайте следующее:

1. зайдите на портал государственных услуг и кликните по ссылке «Регистрация»,
2. если вы сотрудник фирмы, то зарегистрируйте на портале ее руководителя,
3. создайте учетную запись вашей компании,
4. вставьте флеш-карту с УКЭП,
5. дождитесь, пока система ее проверит,
6. внесите данные о компании и руководителе,
7. подпишите и направьте заявку на регистрацию.

Данные будут проверять от 15 минут до 5 дней. При успешном результате, компанию зарегистрируют в информационной системе. Однако, чтобы участвовать в закупках, руководителю придется прикрепить профиль фирмы к собственной учетной записи.

Самозанятые и предприниматели могут зарегистрироваться и авторизоваться в системе как физические лица.

Если у вас возникнут сложности с регистрацией, то вы можете обратиться к нашим специалистам.

Шаг шестой: регистрируемся в ЕИС

Чтобы зарегистрироваться в ЕИС, сделайте следующее:

• зайдите на главную страницу портала закупок,
• перейдите в свой личный кабинет,
• запустите процедуру регистрации (вас зарегистрируют только при подтвержденной учетной записи в ЕСИА),
• заполните, подпишите и направьте регистрационную форму, а также приложите документы, указанные в пп. 12, 13 «Правил регистрации в ЕИС».

Во избежание ошибок, пройти регистрацию в ЕИС могут наши специалисты. После нее можно будет авторизоваться в личном кабинете и добавить других пользователей, наделив их функциями, например, администратора.
Зарегистрировавшись в ЕИС, вы автоматически попадаете в ЕРУЗ (Единый реестр участников закупок).

Шаг седьмой: пройти аккредитацию на электронной площадке

Если вы затрудняетесь, где искать тендеры, то зайдите в систему Bicotender. Здесь собраны тендеры со всех существующих площадок РФ и СНГ: как коммерческих, так и государственных.

Согласно ч. 4 ст. 24.2 ФЗ № 44-ФЗ, участники автоматически проходят аккредитацию на федеральных ЭТП не позже, чем в ближайший рабочий день после того, как они зарегистрировались в ЕИС. Аккредитацию выполняют операторы ЭТП.

Площадку для торгов вы выбираете сами. Учитывайте, что есть специализированные ресурсы, на которых можно принять участие в закрытых закупках с особой секретностью, например, ГПБ или АСТ ГОЗ. Также, есть коммерческие площадки.

Как правило, на ЭТП есть инструкция о том, как участвовать в торгах.
Вы можете делегировать нашим специалистам прохождение аккредитации. Эксперты берут на себя всю кропотливую рутинную работу, в то время, как вы занимаетесь более важными задачами.

Шаг восьмой: заключение договора на спецсчет

Для каждой заявки на участие в закупках на ЭТП необходимо обеспечение. Как его сделать: деньгами либо банковской гарантией — выбор добровольный. 

Если вы хотите обеспечить заявку деньгами, то откройте спецсчет. Сделать это можно только в банке, указанном в перечне Распоряжения Правительства РФ № 1451-р от 13 июля 2018 года.

Открыть спецсчет можно также, как и простой банковский. То есть, надо прийти в банк с необходимыми документами и подписать договор. 

Если у вас уже есть счет, открытый в банке из перечня Правительства, то, чтобы участвовать в торгах, просто подпишите допсоглашение. Специалисты BiCo также помогают получить обеспечение.

Шаг девятый: выбор оптимальных торгов

Чтобы выбрать подходящий тендер, зайдите в личный кабинет Bicotender, установите нужные галочки в критериях поиска и запустите его.

Перед тем, как подавать заявку на тендер, ознакомьтесь с извещением о закупе. Учитывайте:

• требования заказчика;
• необходимые документы;
• условия контракта;
• объект процедуры;
• требования и ограничения к участникам;
• условия исполнения сделки.

Шаг десятый: подача заявки на участие в торгах

Форма и порядок подачи заявки определяется тем, в какой процедуре вы участвуете (запросе котировок, аукционе или конкурсе). С 01.10.2023 года поставщики могут подавать тендерные предложения, полностью составленные в электронном формате (Постановление Правительства РФ № 656 от 08.06.2018 г.).

Приведем статьи, в которых можно ознакомиться с требованиями к разным закупкам:

• для аукциона — ч. 1 ст. 49 ФЗ № 44-ФЗ,
• для электронного конкурса — п. 1 ч. 6 ст. 43, ч. 2 ст. 48 ФЗ № 44 ФЗ,
• для запроса котировок — ч. 1 ст. 50 ФЗ № 44 ФЗ.

Обратите внимание, что извещение о проведении закупок содержит даты начала и окончания приема заявок.

Шаг одиннадцатый: участие в электронных закупках

То, как проходит тендер, зависит от его вида. Допустим, дату аукциона указывают в извещении. При этом торги начинаются спустя два часа после того, как закончился срок представления заявок.

Особенности аукциона

Чтобы принять участие в тендере, зайдите в карточку заказа на ЭТП, а потом перейдите в раздел проведения аукциона. Подайте ценовые предложения, введя их в особое поле, каждый раз используя электронную подпись. 
Обязательно придерживайтесь шага аукциона, то есть, учитывайте сумму, на которую допускается уменьшать минимальное предложение за раз. Шаг составляет 0,5-5% от начальной (максимальной) цены контракта.
В торгах выигрывает тот, кто предложит самую маленькую цену. Имя победителя публикуют в итоговом протоколе, размещенном на ЭТП.

Особенности конкурса

Поставщики подают все 3 части заявки сразу. Сперва комиссия оценивает их первые части. Если заявка соответствует извещению, то участник может представить еще 1 предложение о снижении цены контракта (на свое усмотрение). Ценовые предложения принимают час.

Дату подачи заявки публикуют в извещении. Кроме того, оператор ЭТП своевременно присылает уведомление. После рассмотрения всех предложений, комиссия определяет победителя и публикует его в итоговом протоколе.

Особенности электронного запроса котировок

Комиссия заказчика изучает все поступившие заявки. Если какая-то из них противоречит извещению, то ее отклоняют. Далее определяют победителя, предложившего самую низкую цену, а результаты закупа размещают в итоговом протоколе.

Шаг двенадцатый: заключение контракта

Сроки подписания документа зависят от вида торгов (ст. 51 ФЗ № 44-ФЗ):

1. Если проходил электронный аукцион, то заказчик направляет победителю заполненный проект контракта в Единой информационной системе и на торговой площадке в течение двух рабочих дней со дня публикации итогового протокола. Поставщик, в свою очередь, вносит денежное обеспечение либо оформляет банковскую гарантию. Далее он подписывает соглашение и направляет его  заказчику на подпись. Информация о сделке появляется в ЕИС и на ЭТП.
2. Если был электронный конкурс, то контракт заключают примерно также, как и после аукциона, не раньше, чем спустя десять рабочих дней со дня размещения итогового протокола..
3. При электронном запросе котировок заказчик публикует проект контракта со своими данными в ЕИС, а победитель подписывает его не позже одного рабочего дня, а также размещает доказательство обеспечения выполнения условий сделки.

Чтобы сотрудничество с заказчиком прошло гладко, обязательно изучите положения контракта перед подписанием. Если все правильно, то используйте свою УКЭП.

Обнаружив противоречия с извещением либо вашей заявкой, сформируйте протокол разногласий и подгрузите его в ЕИС и на ЭТП. На это у вас есть пять рабочих дней с момента получения контракта, в запросе котировок протокол разногласий не предусмотрен! 

Заказчик обязан будет рассмотреть ваш протокол и, либо полностью исправить договор и направить его вам, либо отказаться от этого и указать причины такого решения. Только после урегулирования разногласий стоит приступать к исполнению контракта.

Теперь вы знаете, как подать электронную заявку на тендер и как участвовать в нем. Учитывайте, что процедуры, происходящие в разных видах закупок, иногда отличаются друг от друга.

Надеемся, эта статья поможет вам участвовать в тендере с нуля, если вы не знаете, с чего начать. После подписания договора добросовестно отнеситесь к его исполнению, чтобы не попасть в реестр недобросовестных поставщиков.

Более 80 000 тендеров ежедневно появляется на сайте https://www.bicotender.ru/

А если вам нужна помощь с участием в закупках, вы можете оформить тендерное сопровождение в компании BiCo.