📌 Личный опыт бизнес-ассистента, который не выживает, а управляет хаосом
Если ты ассистент, организатор, менеджер или просто живёшь в режиме «пожар — митинг — дедлайн — кофе», ты знаешь, как легко провалить задачу. Не потому что не хотел. А потому что забыл, не записал, не напомнил себе.
Я прошла путь от стикеров на мониторе до структурированной системы и делюсь с тобой 5 инструментами, которые реально спасли мой мозг и освободили место для важных решений.
✅ 1. Notion — мозг в одном окне
📌 Идеально для: ассистента собственника, проект-менеджера, контент-менеджера
🧠 Уровень контроля: 🔥🔥🔥🔥🔥
Notion — это как конструктор: из него можно собрать личный штаб-квартиру. У меня там:
- ежедневник с задачами по приоритету
- доска по проектам
- шаблоны писем
- база подрядчиков
- логика «если поручили → я поставила → я закрыла»
💡 Главный плюс — всё в одном месте. Минус — требует настроек, но оно того стоит.
✅ 2. Trello — визуальный контроль и кайф от прогресса
📌 Идеально для: визуалов, начинающих, небольших команд
🧠 Уровень контроля: 🔥🔥🔥🔥
Доски в стиле Kanban (Сделать / В процессе / Готово) — очень наглядно. Я использую для:
- повторяющихся задач
- микропроектов
- личных трекеров (фокус недели, чеклисты)
💡 Бонус: можно подключить напоминания, цвета, теги — и мозг отдыхает, а система работает.
✅ 3. Google Календарь — страж дедлайнов и звонков
📌 Идеально для: всех, кто работает с людьми и временем
🧠 Уровень контроля: 🔥🔥🔥
Если задача привязана ко времени — она в календаре.
Я:
- создаю отдельные календари (встречи, личное, командные слоты)
- ставлю «запланировать → сделать → проверить»
- добавляю ссылку на задачу из Notion или Trello
💡 Календарь — не просто напоминалка, а визуализация приоритетов.
✅ 4. Telegram-боты с напоминаниями
📌 Идеально для: срочных задач, бытовых дел, быстрых напоминаний
🧠 Уровень контроля: 🔥🔥
Иногда не хочется открывать Notion или Trello, но нужно что-то не забыть.
💡 Решение — боты вроде @taskplanner_bot или @reminder_bot. Быстро, просто, без регистрации и смс.
✅ 5. Блокнот «Утро/День/Вечер» — analog magic
📌 Идеально для: тех, кто любит писать руками
🧠 Уровень контроля: 🔥🔥
Парадокс: я ассистент в цифре, но часто спасаюсь бумагой.
Пишу задачи на день в формате:
- ☀️ Утро (до 12:00)
- ☕️ День (до 17:00)
- 🌙 Вечер (до 21:00)
💡 Это помогает не только фокусироваться, но и видеть ритм дня.
💬 Итоги:
Каждая система — не идеальна. Но в комбинации они дали мне:
- ясную голову
- спокойствие по вечерам
- и уверенность, что ничего не ускользнёт
🙋🏻♀️ Поделитесь, чем вы трекаете задачи? Что сработало для вас?
Хочешь — сделаю гайд по настройке Notion специально под ассистента.
Если тебе интересны такие лайфхаки и опыт из жизни ассистента — подпишись на канал и следи за новыми статьями!
