Каналы для общения с коллегами, кастомные реакции и видеосозвоны из мессенджера — создаем комфортную атмосферу для работы над проектами.
Обсудить с коллегами статус проекта, назначить задачи исполнителям, найти нужный файл во время созвона — обычно эти действия повторяются по многу раз в течение дня. И когда постоянно приходится переключаться между несколькими мессенджерами для работы и приложениями, создается ощущение хаоса. Без единого корпоративного мессенджера постоянно приходится переписываться где придется — то в Телеграме, то в карточках Трелло, то вообще в Вотсапе. Сложно потом найти, где начало, а где конец.
Раньше большинство компаний пользовалось зарубежными ИТ-решениями: например, Slack. Но когда эти программы ушли с рынка, понадобились их аналоги. В идеале — чтобы в них можно было мигрировать без потери данных, а сотрудникам не пришлось долго привыкать к новому интерфейсу. Среди обилия разнообразных мессенджеров, а российский рынок предложил много альтернатив, мы остановились на мессенджере для локальной сети Time. Это российский корпоративный мессенджер для работы над проектами и общения с коллегами. В нем можно создавать корпоративные чаты для сотрудников и каналы, отправлять персонализированные реакции и получать уведомления о задачах.
В чем плюсы этого командного мессенджера? Заменит ли он зарубежные ИТ-решения? Вы можете решить это после того, как прочитаете статью, в которой поделюсь опытом интегрирования его в работу.
Работа над проектом происходит в едином пространстве
Когда мы собирали команду под проект, нам нужна была единая платформа для корпоративных коммуникаций. Вот что можно для этого сделать в корпоративном мессенджере для компании:
Создать канал под проект. В отдельном канале удобно общаться с командой: задавать вопросы, назначать встречи и сообщать о дедлайнах по этапам работы. При этом остальные сотрудники не отвлекаются на сообщения, если сами сейчас заняты другими задачами.
Чаще всего мы делаем канал публичным, чтобы коллеги могли найти его в поиске и присоединиться, если нужна помощь стороннего участника. Но если проект конфиденциальный, можно создать частный канал с закрытым доступом.
Обсудить отдельную задачу в группе. Иногда в работе над проектом возникают вопросы, в которые нужно вовлечь только несколько человек. Тогда для точечных обсуждений мы создаем группы — во-первых, снова не придется никого отвлекать, а во-вторых, вся информация по вопросу собрана в одной ветке.
В группу можно пригласить до 8 участников, но если в будущем вопрос расширится, группу можно будет преобразовать в канал. История переписки сохранится, так что новых участников будет проще ввести в курс дела.
Настроить совместную работу. В этом корпоративном мессенджере есть такие функции:
- Закреплять важные сообщения. Так информация не потеряется среди других сообщений, а коллегам не нужно будет искать её среди всей переписки.
- Создавать отложенные сообщения на случай, если коллега в отпуске или у него выходной: так никто не нарушает личное время, но адресат обязательно получит важную информацию, когда вернется.
- Предоставить гостевой доступ: например, если в проекте есть внештатный работник или нужно привлечь подрядчика для решения задачи.
- Упоминать тегом @all сразу всех коллег, которые есть в чате: так не нужно тегать каждого и нет риска кого-то пропустить. Если нужно отметить только тех, кто сейчас онлайн, можно использовать тег @here.
- Объединять сотрудников в группы и автоматически добавлять в каналы и команды участников одной группы. Разработчики платформы также сделали протокол доступа к каталогам Active Directory.
- Обсуждать отдельные вопросы в тредах чатов и каналах.
Этот корпоративный мессенджер мы используем в двух форматах: как десктопный мессенджер и как мобильный. Так что информация о встрече или важное сообщение не потеряются.
Приглашать коллег на созвоны в онлайн-формате. Обсуждать задачи в переписке не всегда удобно, иногда что-то быстрее обсудить голосом. Если использовать для видеовстреч отдельный сервис, нужно создавать событие и проследить, чтобы все получили нужную ссылку.
Спрашивал в поддержке, есть ли в данном мессенджере встроенная видео-конференц-связь, говорят, скоро будет доступна. Присоединиться к встрече можно будет прямо из канала, где идет работа над проектом. Пока функционал мессенджера с видеоконференцией в разработке, можно подключить другие платформы с помощью готовых модулей. Например, BlueButton, Jitsi, «Контур.Толк» можно интегрировать с мессенджером при помощи открытого API Time.
Добавить персонализированные реакции. Для эффективной работы важна дружелюбная атмосфера: четкой постановки задач недостаточно, чтобы сотрудники ощущали себя единой командой. Важно, чтобы в мессенджере для общения всем участникам было комфортно взаимодействовать.
Обычно в компании, и у нас тоже, есть шутки «для своих», которые создают настроение в течение дня. Чтобы у команды были такие внутренние мемы, в Time придумали персонализированные реакции. Любой участник канала может создать кастомную реакцию, чтобы поделиться своими эмоциями и задать настроение.
А еще можно внедрить в мессенджер ботов. Например, бот для поздравлений в дни популярных праздников и корпоративов. Кажется — мелочь, но, например, сотрудники Skillfactory оценили эту возможность и интегрировали сразу несколько ботов.
Time помогает налаживать контакт с коллегами
Иногда нужно обсудить задачу с сотрудником, которого еще не знаешь. Но уточнять роль коллеги может быть неловко и просто отнимает время. В этом локальном мессенджере для решения можно открыть его профиль и посмотреть должность, подразделение и адрес эл. почты.
А если сотрудник в отпуске или на больничном, статус подскажет, когда он снова будет на связи.
Напомнит о встрече и поможет быстро найти документ
В процессе работы убедился, что этот продукт решения для команд может помочь и в организации личной работы. Чтобы не пропустить встречу или не забыть о дедлайне, можно настроить напоминания для самого себя. При этом можно выбрать, куда будут приходить уведомления — на эл. почту или на рабочий стол.
На поиск информации тоже не тратится лишнее время. Чтобы найти документ, сообщение или чат с коллегой, нужно вбить запрос в поисковую строку. А в мессенджер для бизнеса интегрированы боты, их тоже можно будет найти по названию.
Помогает настраивать бизнес-процессы без технических знаний
Помимо работы внутри команды, мессенджер с автоматизацией помогает упростить коммуникацию между отделами. Для этого в нем есть конструктор рабочих процессов — плагин Workflow.
Плагин помогает настроить шаблоны запросов, чтобы экономить время на обработку стандартных обращений. Например, в отдел кадров часто приходят за справками. Вместо того чтобы тратить время на выяснение, какая справка нужна, 2-НДФЛ или что-то ещё, HR может создать шаблон с вопросами и вариантами ответов. Когда сотруднику понадобится справка, он выберет подходящий вариант и отправит автоматическое обращение — без лишних переписок с HR и уточнений.
Создать рабочий процесс может любой пользователь: достаточно заполнить форму с вопросами и запустить шаблон в один клик.
Интегрируется с другими рабочими инструментами
В этой платформе есть открытый API, поэтому его можно интегрировать с разными приложениями, сервисами и ботами. Например, с инструментами для управления проектами — Jira или Confluence. Для разработчиков будет удобна интеграция мессенджера с Github, а для HR — с Talantix.
С интеграциями не нужно тратить время на перенос данных или постоянно переключаться между рабочими инструментами.
Удобно пользоваться техподдержкой
Часто сотрудники не могут продвинуться по задаче из-за технических проблем: например, когда нужно восстановить удаленный файл или получить доступ к корпоративной системе.
Если сообщать системному администратору о проблеме в личном сообщении, ему будет сложно отслеживать все корпоративные чаты компании с вопросами — среди всех остальных сообщений есть риск что-то упустить.
Чтобы упорядочить работу техподдержки, добавили единое окно для обращений. Сотрудники видят статус заявки по своему вопросу, а техподдержка ничего не пропустит. Всё это экономит время на решение задач.
Обеспечивает конфиденциальность данных
Доверие клиентов важно любому бизнесу. Если нарушить конфиденциальность или допустить утечку данных, есть риск испортить репутацию. Поэтому важно, чтобы всё общение происходило в безопасных сервисах — например, в защищенных мессенджерах для офиса.
Для обеспечения безопасности в мессенджере для локальной сети Time есть технология SSO с возможностью подключения разных провайдеров. Чтобы чувствительная информация не попала к третьим лицам, для входа мы используем двухфакторную аутентификацию. Для внешних участников — например, клиентов, подрядчиков или внештатных специалистов — создается гостевой доступ с ограниченными правами. Когда такой пользователь присоединяется к обсуждению, он видит информацию только в том чате, куда его пригласил сотрудник компании.
Платформу можно установить как on-premise, так и в облаке. Выбрать корпоративный мессенджер на своем сервере или предпочесть self-host мессенджеру облачный вариант — зависит от задач бизнеса. Мы выбрали второй вариант, т.к. своя инфраструктура в зачаточном состоянии, с облаком проще и быстрее.
Что хотелось бы добавить в мессенджер
В конце хочу добавить пару слов о том, каких функций, на мой взгляд, мессенджеру не хватает, и я надеюсь, их добавят разработчики. Про видеоконференцсвязь я уже сказал — чтобы можно было созваниваться прямо из мессенджера с командой и внешними пользователями — гостями. Над гостевыми доступами тоже стоит поработать. Например, чтоб гость с обычным доступом мог видеть информацию только в одном канале, а гость с каким-нибудь особенным доступом смог работать в нескольких каналах, если это необходимо.
Еще я бы добавил больше интеграций всяких привычных сервисов с мессенджером, чтобы было комфортнее работать. Те же Гугл Доки или Яндекс Диск, почту, трекеры задач, календарь.
Каким корпоративным мессенджером вы вообще пользуетесь в компании? Слышали про мессенджер Time? Пользовались им? Как вам вообще кажется, какого функционала не хватает в корпоративном российском мессенджере для компаний?
Буду рад, если поделитесь своим опытом по выстраиванию коммуникации в коллективе благодаря мессенджерам.