Цифровизация всё глубже проникает в бизнес-процессы. Мы уже привыкли к договорам по email, электронным счетам-фактурам и онлайн-общению с госорганами. Сегодня на повестке дня — перевод кадровых документов в электронный формат. Это удобно, законно и, главное, уже не эксперимент, а рабочий инструмент.
Что такое КЭДО?
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это оформление, подписание, передача и хранение кадровых документов в электронном виде без обязательного дублирования на бумаге.
Законодательная база
Электронный документооборот с сотрудниками разрешён следующими нормативными актами:
- Трудовой кодекс РФ: ст. 22.1–22.3 и ст. 312.1–312.9
- Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи»
- Гражданский кодекс РФ: ч. 2 ст. 160 и ч. 2 ст. 434
- Федеральный закон № 149-ФЗ «Об информации…»
- Приказ 578н с 01.03.2023 единые требования к формату документов
Кому и какие документы можно подписывать электронно?
1. ГПХ и самозанятые
Электронно — всё:
- договоры оказания услуг и подряда;
- акты выполненных работ;
- задания, отчёты, прочие документы.
Бумажные копии — не требуются.
2. Дистанционные сотрудники
Электронно — всё: исключение - приказ об увольнении
- трудовой договор, материальная ответственность, ученический;
- приказы о приёме, отпуске, увольнении;
- ЛНА, инструкции, заявления;
- графики, табели, расчётные листки.
Бумага — в 3 случаях:
- копия приказа об увольнении (обязательно);
- трудовой договор или допсоглашение — по заявлению работника;
- бумажная трудовая книжка — если работник её прислал.
3. Офисные и все остальные сотрудники
Электронно — почти всё:
- трудовые договоры;
- приказы, заявления, табели, графики;
- инструкции, ЛНА, расчётные листки.
Обязательная бумага:
- приказ об увольнении;
- акт о несчастном случае;
- журнал инструктажей;
- бумажные трудовые книжки и СТД-Р — при необходимости.
Важно: перечень бумажных документов утверждён в ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ.
Виды электронных подписей и их применимость
Запрещено использовать ПЭП (ст. 22.2 ТК РФ) для:
- трудового договора и допсоглашений;
- договора о мат. ответственности;
- ученического договора;
- заявления об увольнении;
- уведомлений об изменении условий труда;
- дисциплинарных приказов;
- согласий и их отзывов.
Как организовать КЭДО в компании
1. Выберите систему
- «Работа России» — для небольших компаний.
На «Работе России» нельзя подписывать документы с дистанционными, самозанятыми и ГПХ-сотрудниками.
2. Подготовьте внутренние документы
Для запуска КЭДО понадобятся:
- Положение о КЭДО
- Уведомление и согласие сотрудника
- Соглашение об электронном взаимодействии
При переходе на КЭДО работодатель обязан получить согласие от сотрудников. Согласие о переходе на кадровый ЭДО не требуется только от тех сотрудников, которые трудоустраиваются впервые после 31 декабря 2021 года.
3. Обеспечьте сотрудников ЭП
- Выдайте НЭП, КЭП или настройте ПЭП через «Госуслуги».
- Объясните, какие подписи для чего используются.
4. Обучите сотрудников
- Как подписывать документы;
- Как пользоваться системой;
- Что можно запрашивать онлайн.
5. Запустите пилот
Проверьте КЭДО на части сотрудников, затем — масштабируйте.
Что важно учесть при выборе системы
Современная система КЭДО должна уметь:
- автоматизировать маршруты согласования;
- собирать ЛНА по ролям;
- предоставлять мобильный доступ;
- защищать персональные данные (ЦОД в РФ);
- подписание комплектом и гибкие шаблоны;
- отправку уведомлений и создание ЛК.
Заключение
КЭДО — это уже реальность. Закон разрешает, технологии позволяют, а выгоды очевидны: меньше бумаги, быстрее процессы и удобнее работа. Главное — выбрать подходящую систему и грамотно внедрить её внутри компании, а в этом мы вам поможем.