Что делать, если не хватает времени на всё. Неочевидное правило тайм-менеджмента №9.

Я уже писал, как важно, чтобы тайм-менеджмент занимался не распределением задач, а соприкасался с жизнью целиком (то есть мы распределяем не только работу, но и отдых и задачи разных сфер). Я писал и про важность декомпозиции. Сейчас мы коснемся неприятной, но важной темы.

Выделения приоритетных задач. Что же тут неприятного? Например то, что у нас НЕТ БЕСКОНЕЧНОГО ЗАПАСА ВРЕМЕНИ.

То есть, нам ПРИХОДИТСЯ отказываться от части проектов ВООБЩЕ. Конечно, есть много планов на жизнь, но приоритезация должна быть всегда.

Это связано с:

1. Ограниченной производительностью в неделю. В целом у нас примерно одинаковая производительность и это заметно, когда считаешь и планируешь своё время. Даже если вы смогли увеличить свою производительность, рано или поздно наступает период просадки. Именно так и работает средняя производительность. А выходить за её пределы не всегда полезно. Понятно, что это приятно, блистать весь день потому что вы сделали так много. Но ресурсы человека ограничены. И у вас за периодами высокой производительности обязательно последуют провалы.
2. Важностью некоторых задач по сравнению с другими. Я противник того, чтобы тайм-менеджмент превращался в соковыжималку на эффективность. Во-первых, это вредит его закреплению. Во-вторых, это делает человека несчастным, потому что наша жизнь не может состоять только из работы, учёбы и проектов, нам нужно общение с близкими и родными, нам нужен отдых в том числе и тот, который считается бесполезным. Те самые выходные под пледиком с сериалом и вредной едой могут спасти вашу творческую жилку и немного вернуть в жизнь красок. В противном случае, человек начинает испытывать чувство вины и корить себя за отдых даже когда он ему необходим по медицинским показаниям.

Как отсеивать цели?

Чтобы эффективно отсеивать цели, нужно использовать подход, основанный на их ценности и сложности реализации. Представьте себе фильтр, который помогает распределить идеи по четырём категориям. Вот как это работает:

Высокая ценность/минимальные усилия • Быстрый выигрыш • Обязательно нужно сделать • Сделать прямо сейчас Высокая ценность/ очень много усилий • Важно сделать в будущем • Нужно спланировать, прежде чем сделать • Нужно сделать позже Низкая ценность/ Минимальные усилия • Нужно ещё отфильтровать • Можно сделать, но не обязательно • Сделать, когда будет время Низкая ценность/ Очень много усилий • Нужно отказаться • Не делать • Убрать из приоритетов

• 🟩 Срочно — сделать! Если цель легко достижима, а её результат принесёт высокую ценность, действуйте немедленно! Такие идеи — это ваш приоритет номер один. Они не требуют больших усилий, но дают значимый эффект.
• 🟦 Стратегическое — запланировать. Если достижение цели требует значительных усилий, но её ценность велика, это перспективная идея. Она идеально подходит для долгосрочного планирования. Перед началом работы необходимо всё тщательно продумать: составить план, оценить риски, распределить ресурсы. Это займёт время, поэтому сразу приступить не получится.
• 🟨 Второстепенное — отложить. Если цель легко достижима, но её ценность низкая, это так называемый «филлер». Такие идеи можно реализовать, только если у вас есть свободное время и желание. В противном случае они лишь отвлекают от более важных дел.
• 🟥 Не срочно — удалить. Если достижение цели требует больших усилий, а её ценность мала, лучше вообще отказаться от такой идеи. Она не стоит вашего времени и ресурсов.

Этот метод помогает быстро определить, на чём сосредоточиться, а что можно отложить или вовсе исключить. Однако важно помнить: приоритизация целей — это не разовое действие. Регулярно пересматривайте свои планы, так как ценность и сложность задач могут меняться со временем.

Как отсеивать задачи?

После того как вы определили приоритетные цели, нужно разобраться с задачами, которые ведут к их достижению. Здесь тоже важно фильтровать, чтобы не тратить время на второстепенное. Используйте следующие критерии:

• Соответствие цели. Задача должна напрямую приближать вас к выбранной цели. Если она не связана с вашими приоритетами, отложите её или делегируйте.
• Срочность и влияние. Оцените, насколько задача срочная и как сильно её выполнение повлияет на результат. Например, задача может быть несрочной, но её выполнение откроет новые возможности — такие стоит взять в работу.
• Затраты времени и энергии. Если задача требует много ресурсов, но её вклад в цель минимален, подумайте, стоит ли она того. Иногда лучше разбить крупную задачу на мелкие шаги и выполнять их постепенно.
• Возможность делегирования. Если задачу можно передать кому-то другому без потери качества, сделайте это. Это освободит ваше время для более значимых дел.

Приоритизация — это не только про отказ от лишнего, но и про осознанное распределение ресурсов. Отсеивая ненужные цели и задачи, вы освобождаете время для того, что действительно важно: будь то значимый проект, общение с близкими или просто отдых. Тайм-менеджмент — это не про то, чтобы успеть всё, а про то, чтобы успеть главное. Начните с фильтрации целей и задач, и вы заметите, как ваша жизнь станет более сбалансированной и продуктивной.

💙Понравилась статья? Поставьте лайк и подпишитесь, у нас выходит регулярно много интересных и полезных статей: