Как было?
Ситуация: крупное производственное предприятие с оборотом около 10 млрд.руб. В структуре запасов почти 50 (!) % занимает сырье и материалы на складах. За последние три года выручка предприятия увеличилась на треть. При этом запасы сырья и материалов увеличились на 81 (!) %. Оборачиваемость сырья и материалов замедлилась до 70 дней вместо прежних 57 дней.
Начинаем разбираться со структурой запасов – почти 30% сырья и материалов находится на складах без движения более одного года! И в динамике эта сумма продолжает расти…
Понимаем, что проблему надо решать комплексно…
Что мы сделали?
1) Организовали совместно с бухгалтерией и службой экономической безопасности встречи с начальниками цехов, материально-ответственными лицами, экономистами цехов. С каждым из них посмотрели попозиционно – что хранится на цеховых складах, как это возможно использовать, какие проблемы начальники цехов видят что называется «изнутри». Это позволило нам сформировать План мероприятий по снижению запасов на складах. (Забегая вперед могу сказать, что в дальнейшем такие встречи стали ежеквартальными).
2) Уточнили список материально-ответственных лиц.
3) Организовали для начальников цехов и материально-ответственных лиц (всего более 100 чел.) краткосрочные Курсы целевого назначения «Документальное оформление движения товарно-материальных ценностей в системе 1C: ERP». На курсах еще раз напомнили сотрудникам об ответственности за ненадлежащее хранение товарно-материальных ценностей (ТМЦ), рассмотрели документальное оформление прихода, перемещения, расхода ТМЦ, оформление передачи ТМЦ в эксплуатацию и списания.
4) Организовали хранение оригиналов Договоров о материальной ответственности в Отделе кадров, а не в Главной бухгалтерии.
5) Привели в соответствии сведения о состоянии запасов, учтенные в разных системах (1С:Бухгалтерия и 1С: ERP).
6) Включили в Должностные инструкции работников Отдела снабжения обязанность контролировать наличие неиспользованных ТМЦ на складах предприятия.
7) Включили в заявки подразделений на закупку сырья, материалов обязательный пункт – «Остаток товара (сырья, материала) на складе».
8) Собрали от всех подразделений предприятия предложения по возможному использованию ТМЦ, находящихся на цеховых складах: передача в эксплуатацию / ликвидация / реализация / формирование страхового запаса.
9) Подготовили перечень неликвидных ТМЦ и передали его для дальнейшей реализации в Комиссию по реализации неликвидных ТМЦ.
Что в итоге получили?
- Только за первые полгода силами Отдела продаж были реализованы сырье и материалы, ранее находящиеся на складах без движения, на 228 млн.руб.
- Запасы сырья и материалов снизились на 340 млн.руб.
- Оборачиваемость сырья и материалов ускорилась до 43 дней!
И все это – исключительно организационными мерами, без дополнительного привлечения средств!
Не забывайте контролировать состояние запасов ТМЦ!
А как вы управляете товарными запасами? Делитесь своим опытом в комментариях!