Как мы помогли бизнесу сэкономить 30 часов в месяц через простую автоматизацию: реальный кейс

Когда к нам обратился владелец небольшой логистической компании, его главная боль звучала так:
"У нас каждый день творится хаос. Всё на ручном управлении, сотрудники перегружены, клиенты нервничают. Что можно сделать без миллионных вложений?"

Мы сразу договорились о двух вещах:

• Никаких "дорогих красивых коробок".
• Нужно быстро упростить жизнь людям, а не добавить ещё больше кнопок.

Этап 1. Анализ: где тонко, там и рвётся

Первым делом мы погрузились в реальный рабочий день компании.
Что увидели:

• Новые заявки приходят с сайта, почты, телефона, мессенджеров.
• Оператор вручную копирует заявку в Excel-таблицу.
• После этого нужно вручную написать письмо клиенту, вбить заказ в отчёт и уведомить курьера в WhatsApp.

На каждый заказ уходило 15–20 минут только на бюрократию.
При среднем потоке 10–20 заказов в день — это просто безумие.

Проблемы, которые всплыли:

• Потерянные заказы из-за человеческого фактора.
• Дублирование информации в разных местах.
• Ошибки при вводе данных.
• Сотрудники уставшие, клиенты злые.

Этап 2. План действий: быстрое решение без боли

Мы поняли:
основная проблема — это разрыв между каналами связи и базой данных.

Поэтому мы решили сделать лёгкую автоматизацию через знакомые всем сервисы:

1. Google Forms + Google Sheets для сбора заявок.
   Вместо того чтобы копировать руками, все данные заполняются клиентами через форму и моментально падают в таблицу.
2. Автоматические уведомления в Telegram.
   Как только появляется новая заявка, бот присылает менеджеру сообщение: "Поступила новая заявка от Иван Иванович на доставку груза в Москву."
3. Email-оповещение клиенту.
   Сразу после заполнения формы клиент получает письмо: "Ваша заявка принята! В течение 15 минут наш менеджер свяжется с вами."
4. Автоматический ежедневный отчёт.
   Каждый вечер робот собирает список новых заявок и отправляет руководителю отчёт о проделанной работе.

Этап 3. Внедрение: без нервов и стресса

Важно было не парализовать работу компании на время внедрения.
Поэтому мы сделали так:

• Сначала запустили тестовую версию только на 20% заказов.
• Обучили двух сотрудников работать с новой системой (ушло 2 часа реального времени).
• Провели 3 дня в тестовом режиме: выявили мелкие баги и исправили.

Спустя неделю вся команда полностью перешла на новую систему.

Этап 4. Результаты спустя месяц

Через месяц владелец компании сам подвёл итоги:

• Экономия времени на обработку заявок — 30 часов в месяц (фактически целая рабочая неделя).
• Ошибки в оформлении заказов снизились на 85%.
• Уровень стресса у операторов заметно снизился (реальный отзыв: "Теперь я не боюсь потерять заявку, потому что всё вижу в боте сразу").
• Клиенты стали получать письма в течение 1 минуты после оформления, что повысило лояльность.

И всё это — без установки сложных программ и без найма дополнительных сотрудников.

Вывод

Когда бизнес начинает расти, ручное управление перестаёт справляться.
Автоматизация — это не про замену людей, это про освобождение их от бессмысленной рутины.

Важно начать с простого:

• Разобраться где тратится время зря.
• Выстроить понятную систему.
• Дать сотрудникам удобные инструменты.

Хотите так же упростить работу в вашем бизнесе и освободить себе время?
Пишите — подберём решение под ваши задачи, без лишних вложений.

🌐 Подробнее о наших решениях: spanka.ru