Если вы хороший руководитель проектов, список ваших дел всегда будет больше того, что можно физически успеть за день (Конечно, за исключением случаев, когда вы настолько хороши, что уже знаете, как делать правильно. Тогда у вас проблем нет, не читайте дальше, вы круты, мое увожение).
Классическое желание новичка – поработать чуть дольше и все-все успеть. Потом еще чуть-чуть, потом еще и вот вы уже приходите в 9 утра (пока никого нет, можно сделать побольше) и уходите в 10 вечера (как же хорошо работать, когда все разошлись) и вместо обеда покупаете себе какие-то булки, которые можно съесть на ходу – так можно успеть еще больше.
Вы чувствуете себя Огромным серым волчищей, у вас мощные лапищи и вы управляете хаосом.
Знакомо? На самом деле, вы не управляете хаосом, он уже вас пожрал, вы – его часть.
Следующее, что происходит – вы перестаете успевать. К вам внезапно приходит ваш руководитель и дает по башке за невыполненное обещание. Или ваш бизнес заказчик приходит к вашему руководителю с жалобой на вас, что вы не выполняете обещания, а далее см выше. Или ваши сотрудники перестают справляться, потому что вы не успеваете нормально поставить им задачи, а далее горят дедлайны по вашим проектам, потому что вы нормально не смогли делегировать ответственность.
Это я называю «операционный хаос». Причем этот хаос создали вы сами. Что надо делать, чтобы его убрать и больше не создавать?
✅ Не обещать больше того, что вы сможете сделать. Совет очевидный, но бессмысленный:
- во-первых, заказчику не всегда стоит говорить «нет», потому что переприоритизацией можно найти время почти всегда,
- во-вторых, вы же уже в хаосе, глупо говорить: «так не надо было делать» 🥶
✅ Приоритизировать ваш список.
Как приоритизировать ваши задачи:
1️⃣ Выписать все ваши обязательства (Куда угодно: notion, excel, mindmap, бумажка – без разницы), важно, чтобы это был единый список. Это то, что вы УЖЕ пообещали:
🔹 ваши проекты и дедлайны;
🔹 ваши дополнительные обещания руководителю;
🔹 ваши дополнительные обещания заказчику;
🔹 все остальные обещания.
2️⃣ Выписать риски проектов, по которым вам надо работать. Это не обязательства, вы их не давали, но за это прилетит, если не думать заранее.
3️⃣ Выписать стратегические цели. Это ваши стратегические цели на работе (если есть). За них вообще не прилетит, но, если не будете делать, не будете расти, например.
4️⃣ Сократить список:
🔹Сначала смотрим, что из этого вы можете делегировать. Делегируйте.
🔹Дальше смотрим, что нужно сделать в ближайшую неделю. Оставляем только это.
🔹Дальше смотрим «кто умрет». Приоритет – ваше руководство, руководство бизнес-заказчика, потом все остальные. Задачи руководителя и заказчика – критичные, остальные – пишем, звоним и переносим сроки на реалистичные. Можно и молча переносить, но постепенно вас и ваше слово перестанут уважать, так что лучше передоговариваться.
🔹Дальше, если все равно больше: поздравляю, наобещали критично много, сократить не выходит. Остается одно из 2:
- Героически сделать: сжать зубы, пахать 24х7 и сделать все, что пообещали. И больше не обещать так много.
- Попросить о помощи: сжать зубы, пойти к руководителю и сознаться, что вы ошиблись, наобещали слишком много и не успеваете. Нормальный руководитель поможет разобраться. Конечно, если вы не бегаете к нему каждую неделю.
После этого обновляете список дел, запоминаете обязательства, чтобы не наобещать лишнего и идете по нему.
Общие правила на будущее:
1. Перед тем, как взять новые обязательства всегда надо помнить о тех, что вы уже дали.
2. Сказать «я не успел» в день дедлайна, это бизнес-преступление. Говорить только заранее.
3. Передоговариваться о сроках можно. Но – заранее, и не каждый день. И не всегда прокатит.
4. Говорить руководителю, что вы не успеваете и просить помочь – нормально. Но тоже не каждый день, иначе что вы за менеджер.
5. Если вы это делаете, а хаос остается - значит вы не умеете говорить НЕТ. Можно почитать мою статью на Хабре "Как говорить заказчику "Нет", если заказчик все время хочет слышать "да"?
А дальше только практика. Применяя эти принципы, постепенно вы научитесь помнить все свои срочноважные задачи и оценивать свое свободное время «на лету», выполняя шаги выше прямо во время встреч. И тогда вы на вопрос Руководителя: «Когда сможешь это сделать?» научитесь сходу давать реалистичные, выполнимые и всех устраивающие сроки, а это уже - совсем другой уровень работы.
Всем желаю приоритизированных списков задач на этой неделе =)