Каждый управленец знает: люди — это сердце компании. Но как эффективно находить и привлекать таланты в условиях высококонкурентного рынка труда? Без четкой системы процесс найма превращается в хаос. Ручное управление задачами, потеря времени на согласования и ошибки при коммуникации — всё это приводит к упущенным возможностям и дополнительным затратам.
Процессный подход с использованием современных инструментов автоматизации, таких как ПланФикс, позволяет решить эти проблемы. Внедрение автоматизации помогает сократить издержки, повысить производительность и создать конкурентное преимущество. В этой статье я расскажу, как структурировать процессы найма, автоматизировать их и использовать визуализацию через BPMN для максимальной эффективности.
Как выглядит проблема
Большинство компаний сталкиваются с типичными сложностями в процессе найма. Вот наиболее распространённые из них:
- Отсутствие прозрачности и контроля
Руководители не понимают, на каком этапе находится их заявка. HR-отделу сложно контролировать нагрузку и сроки выполнения задач, а сотрудники теряют время, разыскивая информацию в переписке и таблицах. - Разрозненная коммуникация
Использование мессенджеров, почты и звонков затрудняет обмен информацией. Кандидаты получают неактуальную информацию, а руководители и HR-специалисты постоянно пересогласовывают детали. - Длительные сроки закрытия вакансий
Ручное выполнение рутинных задач (например, проверка заявок, обновление статусов, отчёты) приводит к задержкам. Ошибки на этапе согласования и недостаток данных увеличивают сроки.
Пример из реальной жизни: в компании из сферы услуг средний срок закрытия вакансии составлял 40 дней, а до 30% задач HR-отдела выполнялись с опозданием. Результат — потеря высококвалифицированных кандидатов и снижение клиентской удовлетворённости.
Как улучшение бизнес-процессов влияет на рост компании
Когда компания внедряет процессный подход и автоматизацию, это даёт ощутимые результаты:
- Прозрачность
Все участники видят статус задач, а процесс становится контролируемым. Это снижает риски ошибок и дублирования работы. - Скорость и производительность
Исключение лишних этапов и автоматизация рутинных операций (например, уведомлений и отчётов) сокращают сроки выполнения задач. - Улучшение взаимодействия
Единая система для работы с вакансиями устраняет проблемы разрозненной коммуникации, снижая риск недопонимания. - Снижение издержек
Оптимизация ресурсов и времени повышает рентабельность HR-процессов.
Компании, которые внедрили автоматизацию в подбор персонала, сокращают сроки закрытия вакансий в среднем на 20–30%, улучшая качество найма и уровень вовлечённости сотрудников.
Как проблемы решаются с помощью ПланФикс
ПланФикс — это инструмент для управления процессами, который идеально подходит для оптимизации подбора персонала. Вот как его можно использовать:
- Шаблоны задач и автоматизация
Настройка формы для подачи заявок на вакансию с обязательными полями (должность, требования, сроки).
Автоматическая маршрутизация заявки HR-специалисту для проверки и согласования. - Прозрачность процессов
Настройка доступа к задачам для руководителей, HR-специалистов и других участников.
Визуализация статусов задач и этапов работы через дашборды. - Уведомления и контроль сроков
Напоминания об истечении сроков задач.
Автоматическое уведомление всех участников при изменении статуса задачи. - Аналитика и отчёты
Создание отчётов по времени закрытия вакансий, количеству заявок и эффективности сотрудников.
Пример: Компания внедрила автоматизацию в ПланФикс, сократив сроки согласования вакансий с 5 до 2 дней. Загрузка HR-отдела снизилась на 30%, а количество закрытых вакансий за месяц увеличилось на 20%.
Пример схемы BPMN: Оптимизированный процесс найма
Этапы процесса:
- Заполнить заявку на подбор персонала
Процесс начинается с создания заявки на подбор персонала. Это может быть инициировано руководителем подразделения, когда появляется потребность в новом сотруднике. В системе ПланФикс создаётся задача с указанием должности, требований, сроков.
- Согласовать заявку
Заявка направляется на согласование руководителям. Все ключевые участники получают уведомления, и процесс проходит через согласования для проверки на соответствие бизнес-потребностям. - Опубликовать вакансию
После утверждения заявки HR-отдел размещает вакансию на внешних ресурсах, таких как сайты по поиску работы или социальные сети. - Собирать отклики от кандидатов
Все отклики кандидатов поступают в систему, где создаются задачи для каждого кандидата. Информация о кандидатах, их резюме и контактные данные сохраняются в одном месте, что позволяет быстро просматривать и анализировать отклики.
- Провести первичную оценку кандидатов
HR-специалист или рекрутер проводит первичную оценку на основе резюме и сопроводительных писем. В системе можно настроить шаблоны для оценки, чтобы обеспечить объективность и единый подход при первом отборе.
- Принять решение по первичной оценке
На основе первичной оценки принимается решение о том, кто из кандидатов проходит на следующий этап. Решение фиксируется в системе и автоматически уведомляет кандидатов о статусе их заявки.
- Уведомить кандидатов с причиной отказа
Кандидаты, не прошедшие первичный отбор, получают уведомления с подробным объяснением причины отказа. Это важный момент для поддержания положительного имиджа компании. В ПланФикс можно настроить автоматическую отправку таких уведомлений. - Провести собеседование
При положительном результате первичной оценки с кандидатами назначаются собеседования. В ПланФикс можно интегрировать календарь для планирования собеседований и отслеживания статусов каждого кандидата на этапе интервью. - Принять решение по результатам собеседования
После собеседования HR-специалист и руководитель принимают решение о кандидате. В системе фиксируется окончательное решение, и определяется, какой кандидат будет принят на работу. - Уведомить кандидатов с причиной отказа по результатам собеседования
Все кандидаты, не прошедшие собеседование, получают уведомления с объяснением причины отказа. Это помогает поддерживать хорошую репутацию компании и уменьшает недовольство кандидатов. - Уведомить кандидата о принятом решении
Принятый кандидат получает уведомление о принятии на работу. В уведомлении указывается информация о следующих шагах: подготовка документов, начало трудовой деятельности и прочее.
Итоги оптимизации процесса через ПланФикс
Каждый из этих этапов можно автоматизировать с помощью системы ПланФикс:
- Заявки, задачи и уведомления автоматически создаются и отслеживаются в системе.
- Процесс подбора персонала становится прозрачным, с чётким контролем на каждом этапе.
- Система позволяет автоматически уведомлять кандидатов о результатах на разных этапах процесса, повышая уровень удовлетворенности соискателей.
Внедрение автоматизации через ПланФикс сокращает время на подбор персонала и улучшает качество выбора кандидатов. Вы можете контролировать каждый шаг, получать аналитику и адаптировать процессы под конкретные потребности бизнеса.