Заказчик – юридическая компания. Когда сотрудник компании проиграл очередной судебный процесс по причине того, что не нашел вовремя нужный документ, владелец компании решил, что пора с документами наводить порядок. И позвонил нам.
Хочу, говорит:
- Электронный архив документов
- Знать каждую секунду, у кого из сотрудников, на каком этапе находится какой документ
- Автозаполнение документов по максимуму
- Знать каждую секунду, кто из сотрудников как исполняет поручения по документам
- Знать каждую секунду, сколько денег мне принесет каждый документ в работе
- Чтобы внешние участники процесса (клиенты и подрядчики) имели ограниченный доступ к конкретным документам
- Чтобы все документы можно было подписать с помощью ЭЦП
- Чтобы вся эта система была доступна в мобильном приложении
- Интеграцию с Контур.Фокус ПРО
- Чтобы все это было в одном окне
- Чтобы собрали шкаф в спальне жены, ибо достала уже
И главный вопрос: во сколько все это «богатство» функционала мне обойдется?
Мы подумали, посчитали, собрали Скрам-команду, там подумали и посчитали. И предложили – 6 000 Р.
Заказчик спрашивает: «Это за все?»
«Нет», – говорим мы – «это только за сборку шкафа. Остальная мелочевка бесплатно».
«Это как?» – спрашивает заказчик. «Это просто: регистрируйтесь в Битрикс 24 – там есть уже все ваши «хочу».
Что сделали?
- Обучили сотрудников нажатию кнопки «Подписать» в Битрикс24 Подпись
- Настроили автоматизацию в Битрикс24 Подпись
Загрузили и автоматизировали автозаполнение для всех типовых документов, что передал нам заказчик
- Разработали бизнес-процессы работы с документами
- Сделали интеграцию с Контур.Фокус ПРО на готовом модуле
Модуль позволяет прямо в CRM Битрикс24 осуществлять проверку контрагентов в автоматическом режиме, а также мониторинг интересующих вас показателей, выгрузку и сохранение отчетов.
- Собрали шкаф для жены шефа
Процесс подписания документов проходит по определенному порядку:
1) сотрудник создает документ, заполняет данные и отправляет его на подпись;
2) документ уходит на подпись директору вашей компании;
3) только после того, как документ подписан первой стороной, он будет направлен клиенту.
Подписание документа клиентом
На следующем этапе документ уходит на подписание клиенту. В качестве контактных данных мы указали его номер телефона, поэтому ссылка на документ придет ему по sms. Клиент заполняет все данные, которые мы запрашивали, а также загружает свою подпись. В нашем примере клиент является физическим лицом, поэтому печать мы у него не запрашивали.
Как только клиент подпишет документ, всем сторонам будет направлено письмо с файлом формата PDF и информацией о том, что документ подписан. Мы можем скачать документ, а также проверить, что контрагент не изменил условия или сумму документа. Для этого мы проверяем подлинность подписанного документа.
Количество документов будет накапливаться, но благодаря воронке в подписях сотрудники всегда будут знать, какой документ находится на стадии согласования и с кем из клиентов нужно связаться, чтобы напомнить ему о подписании. Руководители же компании, таким образом, контролируют работу своих сотрудников.
Подробнее про Битрикс24 Подпись
Вам больше не нужно распечатывать бумажные копии и лично встречаться с клиентом для подписания договора. Просто создайте и отправьте электронный документ, а клиенты смогут подписать его прямо с мобильного телефона.
Вся информация о вашей компании и клиенте загружается из CRM, а отправить документ на подпись можно по sms или email.
Будьте уверены, что документ не был изменен или поврежден после подписания. Для этого в Битрикс24 Подпись есть проверки целостности подписанного документа.
Сотрудникам можно настроить индивидуальные права доступа для работы с какими-либо действиями по документам.
#технологии #бизнес и финансы #полезные советы #автоматизация бизнеса #помочь