СОДЕРЖАНИЕ
ПЛАНИРОВАНИЕ IT-БЮДЖЕТА
Руководители ИТ-служб регулярно занимаются финансовым планированием IT-бюджета, которое помогает рассчитать расходы и доходы для поддержания, автоматизации и развития сервисов.
Формирование бюджета и аргументация затрат на ИТ позволяет показать руководству компании экономическую эффективность инвестирования в технологии, а также дать финансовые прогнозы на будущее.
Стратегия планирования ИТ-бюджета включает:
- Сбор информации для обоснования бюджета. Нужно знать, например, издержки в прошлых периодах и планы на ближайший экономический период по приобретению сервисных контрактов, инструментов, лицензий на ПО.
- Анализ производственных показателей, чтобы найти узкие места, мешающие достичь поставленных целей. Рекомендуется проанализировать надежность систем, функциональность, производительность, безопасность, удобство, операционные расходы, необходимость дополнительных затрат на расходные материалы и оборудование.
- Формирование и обоснование IT-бюджета. На этом этапе полученные выводы и аргументы предоставляются руководству.
РАСПРЕДЕЛЕНИЕ РЕСУРСОВ: КАК ОПТИМИЗИРОВАТЬ ЗАТРАТЫ
Как показывает практика, первоначальное формирование расходов на поддержание работоспособности, автоматизацию и развитие ИТ-сервисов не подразумевает правильного управления этими затратами на IT. После проведения анализа руководство обычно задумывается об оптимизации бюджета и финансовом контроле.
Как управлять IT-бюджетом эффективно? Многие организации используют для управления финансами методику TCO (совокупную стоимость владений). Методика позволяет вычислить все издержки на информационные технологии и рассчитать соизмеримость с получаемой прибылью. Оптимизация в данном случае помогает снизить расходы на содержание ИТ-инфраструктуры.
В расчете расходов учитывают совокупность данных о прямых и дополнительных затратах на приобретение и обслуживание оборудования, ПО, связи и цифровых сервисов, на обеспечение и обучение персонала, эксплуатацию ИТ-инфраструктуры и др. Анализ затрат, как правило, показывает, что с каждым годом расходы только увеличиваются. Поэтому руководителям предприятий важно понимать эффективность закупаемых ИТ-сервисов, использовать принцип рентабельности инвестиций, а также пакетные инструменты и приложения в блоках ИТ-архитектуры. При этом важно избегать слепой экономии, когда бюджеты режутся за счет выбора дешевых и ненадежных систем безопасности, например.
КОНТРОЛЬ И МОНИТОРИНГ БЮДЖЕТА: ФИНАНСОВЫЕ ИНСТРУМЕНТЫ И СИСТЕМЫ
Управление финансами и дальнейший контроль позволяют анализировать фактические результаты с плановыми, а также оперативно корректировать отклонения. Расхождение в показателях будет служить для компании сигналом к пересмотру стратегий и оптимизации процессов.
Ключевой момент — регулярный анализ экономических отчетов и показателей деятельности компании, чтобы обеспечить финансовую стабильность и стимулировать устойчивое развитие предприятия.
Как управлять IT-бюджетом в современном бизнесе? Рекомендуется использовать финансовые инструменты и системы для оперативного мониторинга и контроля:
- Интегрированные системы управленческого учета. Позволяют отследить текущие экономические показатели, проанализировать динамику изменений, сделать прогноз по будущим результатам.
- Методы бюджетирования и финансового планирования. Способны четко продумать стратегию предприятия.
- Системы анализа отклонений. Помогают найти причины расхождений между плановыми и фактическими показателями, а также разрабатывать меры по корректировке отклонений.
УПРАВЛЕНИЕ РИСКАМИ И НЕПРЕДВИДЕННЫМИ РАСХОДАМИ
Рентабельность ИТ-проекта — один из основных показателей успешности. Однако нередки ситуации, когда проекты выходят за рамки бюджетов. Причиной тому может стать возникновение непредвиденных, неучтенных статей затрат. Эксперты считают, что большинство неожиданных рисков все же можно предусмотреть на этапе планирования капитальных вложений.
Основные источники скрытых затрат, которые можно предусмотреть:
- Приобретение или модификация оборудования и сопутствующего программного обеспечения;
- Изменение политики безопасности;
- Повышение стоимости лицензий на ПО, а также услуги сопровождения и консалтинга;
- Дополнительное обучение ИТ-специалистов и пользователей;
- Потребность в разработке интерфейсов с другими ИС;
- Издержки на тестирование и развертывание системы;
- Изменение в условиях внедрения ИТ-проекта самого предприятия;
- Необходимость параллельной эксплуатации;
- Изменение требований к отчетности.
