Очень часто, когда финансист приступает к обязанностям в новой для себя компании, он испытывает растерянность, не знает с чего начать и испытывает затруднения с построением своей работы.
Работа финансиста в новой компании — это важная задача, требующая системного подхода и стратегического мышления. Финансист должен не только анализировать финансовое положение компании, но и предлагать действенные решения для повышения её эффективности. Далее рассмотрим ключевые шаги, которые помогут финансисту успешно начать свою деятельность и показать эффективность своей работы владельцам бизнеса.
1. Изучение компании и ее среды. На этом шаге нужно как больше времени уделить общению с собственниками бизнеса и управляющим составом. Составьте примерный список вопросов, на которые Вам нужно получить ответы и попросите управленцев и коллег уделить Вам время для их обсуждения.
Вот список вопросов, которые помогут вам лучше понять бизнес и провести анализ внутренней среды:
1) Основная информация о компании
- Какова миссия и видение компании?
- Каковы основные продукты или услуги, которые предлагает компания?
- Какова структура компании (например, организационная иерархия, отделы)?
2) Финансовые показатели
- Каковы основные финансовые показатели (доходы, расходы, прибыль)?
- Каков уровень рентабельности бизнеса?
- Какова динамика роста компании за последние годы?
3) Клиенты и рынок
- Кто является целевой аудиторией компании?
- Каковы потребности и предпочтения клиентов?
- Каковы основные конкуренты и каковы их сильные и слабые стороны?
4) Производственные процессы
- Каковы ключевые производственные процессы и технологии?
- Как осуществляется контроль качества продукции или услуг?
- Какие ресурсы (материальные, человеческие, финансовые) необходимы для ведения бизнеса?
5) Персонал
- Каковы основные квалификации и навыки сотрудников?
- Как осуществляется управление персоналом и развитие кадров?
- Какова корпоративная культура в компании?
6) Маркетинг и продажи
- Какие маркетинговые стратегии и каналы используются?
- Каковы основные источники привлечения клиентов?
- Каковы результаты текущих маркетинговых и продажных кампаний?
7) Инновации и развитие
- Какова стратегия инноваций в компании?
- Как компания адаптируется к изменениям на рынке и в технологиях?
- Какие планы по развитию и экспансии существуют на ближайшие годы?
8) Риски и проблемы
- Какие основные внутренние риски существуют для компании?
- Какие проблемы или трудности были выявлены в процессе работы?
- Как компания реагирует на внешние экономические и политические изменения?
9) Репутация и имидж
- Какова репутация компании на рынке?
- Есть ли негативные отзывы или скандалы, связанные с компанией?
- Какие стратегии используются для поддержания и улучшения имиджа компании?
10) Эффективность
- Как осуществляется оценка эффективности работы различных подразделений?
- Какие ключевые показатели эффективности (KPI) используются для оценки работы бизнеса?
- Как часто проводятся внутренние аудиты и оценки процессов?
Эти вопросы послужат основой для глубокого анализа внутренней среды бизнеса. Когда Вы получите информацию у коллег, посмотрите что пишут о компании в открытых источниках. Так Вы сможете выявить ее сильные и слабые стороны, а также возможности для улучшения.
2. Проведение анализа финансово-хозяйственной деятельности. После детального рассмотрения внутренней и внешней среды бизнеса можно приступить к анализу ФХД.
2.1. Сбор данных
Для начала анализа необходимо собрать данные о финансовых показателях компании. Это могут быть:
- Бухгалтерские отчеты (балансовые отчеты, отчеты о прибылях и убытках).
- Операционные отчеты.
- Данные о продажах и расходах.
Соберите данные за достаточно продолжительный период (минимум 3-5 лет). Так Вы лучше поймете, как компания существовала до Вас.
Также соберите дополнительную информацию. Попросите полный доступ на просмотр программ для ведения учета и бухгалтерии. Уточните, есть ли какие-то «подводные камни» в учете. Поговорите с коллегами в бухгалтерии: с какими трудностями они сталкиваются при ведении бухучета и составлении отчетности, какую информацию и как часто запрашивают собственники и директора, какая деятельность занимает больше всего времени, на каком уровне находится цифровизация и техническое обеспечение для ведения учета и документооборота. Также уточните, кто является инициаторами расходов и платежей, кто в компании согласовывает/одобряет расходы и платежи.
2.2. Анализ финансовых показателей. Когда у Вас уже есть четкое представление о компании, можно приступить к анализу ключевых финансовых коэффициентов, таких как:
- Ликвидность (текущая, быстрая).
- Рентабельность (рентабельность продаж, активов, собственного капитала).
- Оборачиваемость активов и обязательств.
Также проведите сравнительный анализ с отраслевыми аналогами для выявления слабых мест и возможностей роста.
2.3. Оценка бюджета и планирования. Проанализируйте текущий бюджет и процессы планирования. Убедитесь, что бюджет соответствует стратегическим целям компании и обеспечивает необходимые ресурсы для их достижения.
Уточните у собственников и управленцев, на основе каких показателей они обычно принимают решения. Как часто нужно предоставлять им информацию о состоянии дел и перспективах развития компании. В каком виде они предпочитают получать информацию. Договоритесь о регулярных очных встречах с управленцами для обсуждения состояния компании и планов на ближайшее будущее.
3. Разработка рекомендаций. На основе проведенного анализа разработайте список рекомендаций для улучшения финансово-хозяйственной деятельности компании. Эти рекомендации могут включать:
- Оптимизация затрат. Покажите, по каким статьям идут наиболее значительные суммы расходов. Предложите несколько вариантов оптимизации и возможные последствия. Не спешите с выводами. Если видите значительные расходы по статьям, которые Вы считаете ненужными, уточните у управленцев цель этих расходов, возможно, есть какие-то мотивы, которые Вам пока неизвестны.
- Пересмотр финансовых потоков. Покажите когда и по каким причинам в компании бывали или могут быть кассовые разрывы. Предложите способы, как можно их избежать. Если в компании регулярно остается значительный остаток денег на счетах, посоветуйте управленцам, как можно инвестировать эти средства.
- Усовершенствование системы отчетности. На этом шаге Вам нужно представить два вида отчетности.
1) Бухгалтерская отчетность (официальная) – то, что компания показывает налоговой, банкам и контрагентам. Эта отчетность, а в частности Баланс и Отчет о прибылях и убытках, должна иметь наилучший вид, т.к. это основная информация, на основе которой внешний мир составляет мнение о компании. Предложите, как можно переформировать учет, чтобы улучшить представляемые показатели. Возможные варианты:
- часть управленческих или общехозяйственных расходов перенести на прямые расходы;
- использовать резервы;
- увеличить размер активов за счёт проведения ремонтов как ОС;
- использовать незавершенное производство.
Подумайте, какой результат в отчетности в соответствии с целями владельцев бизнеса будет предпочтителен, и в соответствии с этим дайте рекомендации по построению бухгалтерской отчетности.
2)Управленческая отчетность – показывает информацию о реальной деятельности компании в перспективе и ретроспективе. Управленческая отчетность традиционно включает «Отчет о движении денежных средств» (ОДДС), «Отчет о прибылях и убытках» (ОПиУ) и «Баланс». ОДДС – самый популярный среди управленческих отчетов. Часто он ведется в онлайн режиме, движение денег и прогноз поступлений и оплат фиксируется ежедневно. ОПиУ – многие руководители и владельцы бизнеса не до конца понимают показатели в этом отчете. Новому финансисту нужно потратить время и постараться разъяснить руководителям компании их важность и то, что даже имея достаточно средств на счетах компания может нести убытки и риск неплатежеспособности в будущем. Представляйте информацию в ОПиУ ежемесячно, используйте графики и диаграммы, покажите разные варианты прогноза и рисков. Уточняйте у владельцев и управленцев, все ли им понятно, возможно нужно дополнительное разъяснение, или другой вариант представления информации. Укажите наиболее предпочтительное направление для принятия оптимальных решений. «Управленческий Баланс» - можно делать не так часто, раз в квартал будет достаточно. Покажите данные в этом отчете в динамике. Пусть руководители видят, как компания растет и развивается, к каким результатам привели принятые ранее решения. Если в компании Управленческая отчетность автоматизирована – покажите ее результаты управленцам и обсудите с ними: все ли им в ней понятно, является ли информация в ней достаточной для принятия решений. Скорее всего Вам придется ее корректировать и представлять в наиболее предпочтительном для руководства виде.
4. Презентация результатов. Это очень важный шаг. Нужно представить информацию в лучшем виде, чтобы собственники и управленцы ждали следующего отчета почти с нетерпением и принимали оптимальные решения на основе полученных данных.
4.1. Подготовка отчетов. Важно подготовить четкие и структурированные отчеты, которые наглядно демонстрируют результаты анализа и ваши рекомендации. Используйте графики, таблицы и диаграммы для более наглядного представления информации.
4.2. Презентация владельцам бизнеса. При представлении результатов владельцам бизнеса сосредоточьтесь на следующих аспектах:
- Краткое изложение основных выводов.
- Преимущества предложенных изменений.
- Потенциальное влияние на финансовые результаты и общую эффективность бизнеса.
Не делайте презентацию слишком подробной и объемной. Покажите лишь то, что имеет значение для принятия решений в конкретный период существования компании. В зависимости от состояния бизнеса и целей представляемые данные могут отличаться от презентации к презентации. Просите обратную связь и дополняйте информацию по запросам.
5. Мониторинг и корректировка. После внедрения рекомендаций важно регулярно мониторить результаты и корректировать действия в зависимости от полученных данных. Это поможет обеспечивать постоянное улучшение финансовых показателей компании.
Заключение.
Работа финансиста в новой компании требует серьезного подхода и глубокого анализа. Следуя приведенным шагам, вы сможете успешно интегрироваться в компанию, продемонстрировать свою ценность и внести вклад в ее финансовую устойчивость и развитие. Помните, что ваша задача — не только анализировать, но и предлагать решения, которые помогут компании приносить прибыль и достигать стратегических целей.
Напишите в комментариях, как начинали работу в новой компании? Какие были успешные шаги? С чем не удалось справиться?