Мебель в офисе – это не просто часть декора, а в первую очередь рабочие места. От офисной мебели зависит удобство и комфорт десятков или сотен людей. А значит, и их производительность.
Когда речь заходит об офисной мебели, первое, что приходит на ум, — столы, стулья и шкафы. Кажется, что никаких проблем в покупке таких простых предметов быть не должно. Но есть важный нюанс. Подбирая офисную мебель, вы выбираете в том числе и того, кто её будет обслуживать.
Расскажем о требованиях к офисной мебели, поставщикам и на что ещё нужно обратить внимание.
Как выбирать мебель
Выбирать мебель можно по-разному. От подхода будут зависеть требования к конкретным предметам. Расскажем о тех, с которыми мы сталкиваемся.
Использовать то, что уже есть. Часто компания перевозит в новый офис уже купленную мебель. И причина не в экономии. Некоторые производители выпускают настолько надёжную офисную мебель, что у неё почти пожизненная гарантия.
Например, мы часто встречаем мебель Steelcase TNT, которой больше 20 лет. Выглядит она устаревшей, но она не ломается. То же самое можно сказать про кресла Herman Miller Aeron, чей срок службы превышает средний срок аренды офиса. Такую мебель можно и нужно забирать с собой.
Вложиться в мебель. Чтобы не покупать столы со шкафами каждый переезд, достаточно один раз найти надёжных производителей с большим опытом. При таком подходе мебель — это инвестиция. Она прослужит много лет не только из-за высокого качества.
Если купить мебель из наиболее успешных и популярных коллекций бренда, будет проще и дешевле заменить сломавшуюся деталь. Такие коллекции есть у всех крупных производителей офисной мебели. Та же компания Steelcase серию TNT выпускает до сих пор. Хоть и в более современном виде.
Обойтись минимумом мебели. Есть вариант купить только самое нужное и недорогое. У бюджетных моделей есть своё преимущество: их не жалко выбросить или оставить арендодателю через 3-5 лет службы.
Ориентироваться на бюджет. Гораздо чаще выбор находится где-то посередине, и большинство выбирает мебель исходя из имеющегося бюджета. Обычно суммы не такие, что надо скрести по сусекам, но и поставить всем кресло Aeron тоже не получится.
Самая важная мебель в офисе
Офисная мебель по-разному влияет на людей, работу и внешний вид помещения. Предметы интерьера условно можно разделить на важные и второстепенные.
- Рабочее кресло. Самая важная мебель в офисе, потому что человек сидит на кресле до 8 часов в день. Оно напрямую влияет на его самочувствие и работоспособность. С помощью кресла также можно подчеркнуть должность сотрудника.
- Рабочий стол. Сюда же относим мебель для отдельного или интегрированного личного хранения. Например, тумбочку. Без рабочего стола сложно обойтись, но требования к нему более щадящие, чем к креслу. Более-менее любая столешница на четырех опорах даёт примерно одинаковые рабочие условия.
- Мебель для хранения. Без шкафов сложно обойтись, так как в офисе в основном хранят документацию.
- Мебель для переговорных. Столы, стулья и разные шкафчики для местного хранения. Переговорные — неотъемлемая часть современного офиса, хотя формат может быть очень разным.
- Рекреационная мебель. Это мягкая мебель, мебель для рецепции, зон отдыха и коллаборации, для столовых и кафетериев. Сюда же относится даже уличная мебель, если у офиса есть терраса.
- Нестандартная мебель. Она есть практически в каждом офисе: встроенные гардеробы, корпусная мебель для кафетериев. В этом посте мы не рассматриваем эту группу, потому что она не серийная.
Чтобы обставить офис, начните с самой важной мебели. Если останутся деньги и хватит пространства, докупить, например, рекреационную или нестандартную мебель можно в любой момент.
Что ещё стоит учесть
Мебель для коммерческих помещений в профессиональных кругах называют проектной, потому что чаще всего её изготавливают под конкретный проект. Такую мебель редко можно сразу купить в нужном объёме.
Для заказчика это значит ощутимый срок поставки. Поэтому мы рекомендуем начинать выбирать мебель за 2-4 месяца до того, как она понадобится. Размер офиса не играет роли.
Требования к мебели
Мебель для офиса (и вообще мебель для коммерческих помещений) - это особая история. Ее нужно выбирать соответственно с тем, как она используется и на что влияет:
1. Надёжность. Офисная мебель используется активнее, а значит и требования к её надежности выше. Поэтому если хотите, чтобы она прослужила 5-10 лет нужно выбирать мебель, спроектированную и изготовленную специально для коммерческого использования.
Определить надёжность напрямую сложно. Шансы купить качественную мебель растут, если вы выбираете известный бренд с хорошей репутацией.
2. Серийность. Выбирайте мебель, которую производят на протяжении многих лет без особых изменений. Если что-то сломается, не придётся искать и подбирать подходящие комплектующие. Плюс они не будут отличаться по внешнему виду и характеристикам.
Конечно, у топ-менеджера может быть стол, изготовленный вручную. Но для большинства сотрудников лучше выбирать мебель популярных серий от проверенных производителей.
3. Обслуживаемость. Есть два варианта, как избавить себя от проблем с поиском нужных комплектующих для ремонта, замены или апгрейда в будущем.
Первый — выбрать мебель от стабильного производителя. Он сможет в течение нескольких лет предоставлять нужные комплектующие для любых целей.
Второй — выбрать простую и универсальную мебель. Вы сможете её обслуживать с помощью элементов от других производителей, так как офисная мебель в какой-то степени стандартизована. Например, большинство производителей использует один размерный ряд столешниц для рабочих столов.
4. Контроль доступа. Если в штате много сотрудников и нужно ограничить доступ к документам, выбирайте мебель с системой защиты. Самый простой и универсальный вариант — шкафы и тумбочки с механическими замками. Более продвинутые варианты — сейфы с биометрическими замками или кодовые панели, которые обеспечивают доступ только для авторизованных пользователей.
5. Место производства. Иногда важна страна-производитель. Дело не в санкциях, с которыми столкнулся мебельный рынок после 2022 года. На место производства мебели стоит обратить внимание компаниям, которые закупаются для множества региональных офисов. Представьте мебельный завод, который находится далеко, например, от Москвы. Стоимость и сроки доставки в офисы, разбросанные по всей стране, могут обойтись в разы дороже, чем само производство.
6. Дизайн. Бренд и фирменный стиль компании можно подчеркнуть с помощью офисной мебели.
Требования к поставщикам
В сегменте офисной мебели важно разделять производителя и поставщика. Иногда поставщиком может быть производитель мебели, но чаще это дилер. Оценивать нужно и производителя, и дилера.
Если вы покупаете мебель через дилера, его опыт на рынке становится важным критерием. Опытный дилер может устранить или сгладить ошибки производителя. Дилер отвечает за результат перед заказчиком, поэтому проверяет те вещи, которые производитель может просто забыть уточнить. Неопытный, наоборот, может наворотить ошибок даже с мебелью известного бренда.
Но опыт в мебельном бизнесе не всегда легко определить. Бывает, что новая компания «откалывается» от крупной и набирает в штат специалистов с уже большим опытом в продажах. Поэтому не стесняйтесь интересоваться историей компании.
Ценность дилера заключается ещё в том, что он подбирает мебель для проекта по множеству производителей и отбирает у каждого самые лучшие позиции. Мебельные фабрики редко производят всё. Например, делают рабочие столы, но не изготавливают мягкую мебель.
Самое главное, что нужно помнить при покупке мебели, — не работать со случайными людьми и компаниями. Офисная мебель — это отдельный мир, где много преданных своему делу специалистов. Работайте с ними.