Статистика гласит, что далеко не всегда и не все сотрудники предприятий отличаются честностью и порядочностью. Соблазн взять то, что «плохо лежит» – велик. Также как и желание обогатиться за счет «богатого» работодателя или самого государства. И если хищение государственного имущества всегда каралось очень серьезно, то наказание за кражу частной собственности, тем более интеллектуальной, может быть условным или его вообще можно избежать. Не всегда работодатель готов «выносить сор из избы».
Итак, вы подозреваете, что ваши сотрудники воруют. Какие профилактические меры помогут этого избежать.
Важно выстроить на предприятии такую схему контроля, при которой кража имущества компании станет просто невозможной. Поэтому принимаем в работу следующие меры:
1. Проверяйте сотрудников перед тем, как принимаете их на работу
Перед трудоустройством работника, которого вы берете в штат в качестве кассира или бухгалтера, запросите у него справку об отсутствии судимости, а также рекомендации с предыдущих мест работы. HR-служба периодически может проводить мониторинг «черных списков» работников. Они есть в открытом доступе в Интернете.
2. Установите систему видеонаблюдения
Целесообразным будет установить видеонаблюдение в местах хранения, поступления и отгрузки материальных ценностей. Общеизвестно, что сам факт наличия видеокамер дисциплинирует сотрудников и снижает прецедент краж.
3. Проводите внеплановую инвентаризацию
Такая инвентаризация может проводиться в отношении отдельных складов, одной конкретной номенклатуры товара, или среди материально ответственных лиц.
4. Автоматизируйте бизнес-процессы
Каждый бизнес-процесс компании должен быть автоматизирован. Для контроля над ценностями нужно выстроить такую учетную систему, чтобы контролировать движение материальных ценностей и денег компании можно было в режиме онлайн.
5. Введите специальные программы для защиты информации
Украсть могут не только материальные ценности. Часто сотрудники, увольняясь, забирают с собой и клиентов, наработанную клиентскую базу. Для предотвращения утечки информации необходима дополнительная защита компьютеров с помощью специальных программ, которые не дают скопировать файлы или загрузить их на внешний носитель. Постарайтесь выстроить бизнес-процесс так, чтобы важные сведения о компании и VIP-клиентах находились в открытом доступе.
6. Создайте службу безопасности
Это пункт по-хорошему должен следовать за первым. Но далеко не все компании имеют собственную службу безопасности. Если у вас в компании постоянно повышается закупочная цена – это повод задуматься, нет ли так называемых «откатов» от поставщиков. В подобных ситуациях служба безопасности может провести мониторинг рыночных цен закупаемой продукции или выйти на поставщика.
7. Введите правило о подписании документа о неразглашении коммерческой тайны
Разглашение коммерческой информации сотрудником может привести к серьезным убыткам. Поэтому работодателю нужно разработать положение о неразглашении коммерческой тайны. Сотрудника компании должны подписывать этот документ при приеме на работу.
8. Разработайте инструкции для каждого сотрудника
В каждой компании должен быть разработан свод правил – конкретных действий и трудовых обязательств сотрудника при исполнении им должностных обязанностей. Эти бизнес-процессы должны исключать возможность сговора сотрудников. На каждом этапе прохождения материальных ценностей должна существовать возможность контроля со стороны службы безопасности компании.
9. Разработайте мотивации для сотрудников
Сотрудники компании должны быть мотивированы работать честно. Например, введите поощрительную систему выплат, если при проведении ревизий у сотрудника не будет выявлено недостач, ошибок и прочих нарушений.
10. Проводите «контрольные закупки»
Некоторые недобросовестные сотрудники могут не проводить оплату товара через кассу. Для контроля тайный покупатель может провести покупку товара наличными средствами.
Подводим итоги
Если заранее не разработать универсальную и разностороннюю систему контроля, направленную на предотвращение и быстрое выявление воровства, то компания может нести серьезные убытки.
Эксперты утверждают – расходы на такие мероприятия оправданы!