На вопрос отвечает Славинская А.Н., специалист по кадрам
Вопрос
Можно ли уведомлять работника об очередном отпуске в электронном виде, например, посредством системы электронного документооборота? Или обязательно уведомление только под личную подпись?
Ответ
Ответ зависит от того, действительно ли организация ввела у себя электронный кадровый документооборот (далее – ЭКДО). Ведь для этого мало простого решения руководителя компании. Нужно купить или разработать информационную систему, в которой будет происходить обмен электронными документами, разработать и утвердить локальный акт о введении ЭКДО, Порядок осуществления ЭКДО.
Также нужно письменно уведомить каждого работника о переходе на электронное взаимодействие. Обмениваться электронными документами и сообщениями можно только с теми работниками, кто согласился перейти на ЭКДО.
Если все эти условия соблюдены, извещать работников о начале ежегодного оплачиваемого отпуска можно и в электронном виде. Способ направления такого извещения как раз и определяется в Порядке осуществления ЭКДО.
Если же работодатель не провел всю предварительную работу, то необходимо выполнять требования Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ).
Извлечение из ТК РФ
Статья 123. Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков
[…]
О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.
[…]
То есть извещать работника об отпуске нужно под личную подпись на бумажном носителе.