На вопрос отвечает Е.С. Буслаева, канд. филол. наук, руководитель отдела делопроизводства
Вопрос
Как правильно оформить текст письма в случае, если его направляют нескольким адресатам? При этом предназначено оно первому адресату, а остальным направляется для сведения. Как правильно в такой ситуации оформлять обращение к тексту и реквизит «Адресат»? Обращаться нужно ко всем адресатам? Если нет, как выделить основного адресата? Можно ли исключить обращение из текста делового письма, которое направляется нескольким адресатам?
Ответ
Обратимся к нормативным актам. Требования к оформлению реквизита «Адресат» зафиксированы в п. 5.15 ГОСТ Р 7.0.97-2016[1] и, вслед за стандартом, учтены в Примерной инструкции по делопроизводству[2] и Приложении 3 «Правила оформления реквизитов документов в государственных органах, органах местного самоуправления» к Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству[3].
ГОСТ Р 7.0.97-2016 ограничивает количество адресатов в одноименном реквизите: их должно быть не более четырех. Если адресатов больше, то к такому деловому письму необходимо оформить список рассылки. Примерная инструкция по делопроизводству дополняет эту норму важной информацией: упоминать нескольких адресатов в реквизите «Адресат» можно как раз только в описанной в вопросе ситуации, то есть если письмо направляется в работу в первый адрес, а всем остальным – для сведения (см. п. 2.40 Примерной инструкции по делопроизводству). Обратите внимание, что слово «Копия» перед вторым и последующими адресатами по действующей норме не ставится. Хотя в практике мы встречаем его довольно часто – большинству офисных работников именно «Копия» перед адресатом позволяет понять, что письмо направляется тому для сведения.
Вступительное обращение входит в структуру реквизита «Текст документа», требования к которому также установлены в ГОСТ Р 7.0.97-2016. Однако стандарт говорит лишь о том, что в деловом письме может быть использовано обращение, а также приводит примеры обращений, но без привязки к конкретной деловой ситуации.
Именно от деловой ситуации и коммуникативной задачи нужно отталкиваться при выборе формы вступительного обращения в деловом письме. Так, если письмо направляют «в работу» только первому адресату, есть все основания полагать, что обращаться следует именно к нему. Кроме того, с учетом, скажем так, непростых требований к реквизиту «Адресат» обращение послужит для получателя дополнительным маркером, выделяющим основного адресата письма.
Представьте, что, наоборот, вам доставили входящее письмо. В реквизите «Адресат» указаны две организации, а в обращении использовано «Уважаемые господа!». Вполне вероятно, что отправитель рассчитывает получить ответ об обоих. Будем честны, при оформлении реквизита «Адресат» требования ГОСТ Р 7.0.97-2016 строго выполняют не всегда. Иногда, чтобы понять, кому адресовано письмо, нужно оценивать и содержание документа в целом. Но мы при составлении документов все же будем отталкиваться от нормы.
Приведем два возможных варианта оформления письма в контексте вопроса (Примеры 1, 2). Как видите, в зависимости от ситуации вариантов оформления реквизита «Адресат» может быть много, для более подробного разбора нужны дополнительные сведения о документе.
Также следует учитывать ситуацию делового общения и субъективное (личное) восприятие. Деловое письмо – не конструктор, а живой инструмент, подписант и адресаты – конкретные люди со своими взаимоотношениями и взглядами. Представьте, что первым адресатом письма является наш партнер (например, компания-подрядчик), а проинформировать о переписке мы хотим руководителя руководящей нами организации (см. Пример 1). Письмо оформлено правильно с точки зрения требований нормативных актов, но руководитель (подписант) может задать вопрос: почему, при наличии двух адресатов в реквизите «Адресат», мы обращаемся только к одному, тем самым проявляя неуважение ко второму, значимому для нас должностному лицу? И это еще одна причина, по которой вспоминают о слове «Копия» – кажется, что оно позволяет избежать «некрасивой» ситуации, при которой мы вроде адресуем письмо должностному лицу, но не обращаемся к нему. А иногда, чтобы и оформить правильно, и ситуацию смягчить, ищут альтернативные варианты документирования. Например, направляют письмо одному адресату, а для второго составляют второе письмо, к которому прилагают первое. Возможно, аналогичная ситуация вызвала предположение автора вопроса, что обращение стоит исключить. Нет, не стоит.
___________________________________
[1] Здесь и далее - ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
[2] Здесь и далее – Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44).
[3] Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 24.12.2020 № 199).