Кадровый учет — это важная часть деятельности каждой организации. Правильное ведение кадровой документации помогает не только избежать штрафов со стороны проверяющих органов, но и способствует эффективному управлению персоналом. В этой статье мы рассмотрим пошаговое руководство для начинающих по ведению кадрового учета, чтобы помочь вам освоить основные принципы и избежать распространенных ошибок.
Шаг 1: Определение кадровой политики и структуры компании
Прежде чем приступить к ведению кадрового учета, важно определить кадровую политику компании. Это включает в себя разработку внутренних документов, которые регламентируют процессы приема, адаптации, обучения и увольнения сотрудников. Также следует определить структуру компании и установить ответственных за кадровые вопросы.
Основные документы для начала:
- Устав организации;
- Положение о кадровом учете;
- Организационная структура компании;
- Должностные инструкции.
Шаг 2: Создание личных дел сотрудников
Каждому сотруднику необходимо завести личное дело. Личное дело — это комплект документов, отражающих профессиональную деятельность работника и его взаимодействие с компанией.
Что должно входить в личное дело:
- Копия паспорта, ИНН, СНИЛС, Свидетельство о браке;
- Трудовой договор;
- Приказ о приеме на работу;
- Анкета и заявление о приеме;
- Копии дипломов, сертификатов и других документов, подтверждающих квалификацию.
Шаг 3: Ведение трудовых договоров и дополнительных соглашений
Заключение трудового договора — обязательное условие при оформлении сотрудника. Важно составить договор в соответствии с трудовым законодательством и условиями работы конкретного сотрудника.
Обратите внимание на следующие моменты:
- Условия труда и должностные обязанности;
- Размер заработной платы и график работы;
- Права и обязанности работодателя и работника;
- Порядок изменения условий трудового договора.
Шаг 4: Оформление приказов и распоряжений
Приказы — это юридически значимые документы, подтверждающие кадровые изменения. Каждый сотрудник должен ознакомиться с приказами, которые его касаются, и поставить подпись.
Примеры приказов:
- О приеме на работу;
- О переводе на другую должность;
- О предоставлении отпуска;
- Об увольнении.
Шаг 5: Ведение табеля учета рабочего времени
Табель учета рабочего времени необходим для точного расчета заработной платы и учета времени, отработанного каждым сотрудником. Табель фиксирует все рабочие дни, отпуска, больничные, командировки и другие отсутствия.
Формы учета рабочего времени:
- Учетный табель Т-12;
- Электронные системы учета времени.
Шаг 6: Оформление отпусков и больничных
Кадровый учет включает также ведение отпусков и больничных. Работодатель обязан предоставлять отпуска согласно Трудовому кодексу, а также оплачивать больничные листы в случае временной нетрудоспособности сотрудников.
Необходимые документы:
- Заявление на отпуск;
- Приказ на отпуск;
- Больничный лист и его учет.
Шаг 7: Сдача отчетности и подготовка документов для проверок
Для соблюдения всех требований законодательства компании нужно регулярно сдавать отчетность и быть готовыми к проверкам. Отчеты, связанные с кадрами, могут потребоваться как для налоговой инспекции, так и для пенсионного фонда, ФСС и других органов.
Основные отчеты:
- Отчетность по заработной плате;
- Сведения о численности сотрудников;
- Отчеты о начислениях и выплатах.
Заключение
Кадровый учет — это ответственное и важное направление работы любой компании. Соблюдение всех этапов и точное ведение кадровой документации позволяет не только избежать юридических проблем, но и создает основу для эффективного управления персоналом. Если у вас остались вопросы по ведению кадрового учета или нужна помощь в этом вопросе, обращайтесь в нашу компанию «Интеллект» в Нижневартовске. Мы поможем вам с оформлением кадровых документов, предоставим консультации и поддержим в любых кадровых вопросах.