Организация банкета — это сложный и ответственный процесс, который требует тщательного планирования и подготовки. Чтобы мероприятие прошло идеально, необходимо учесть множество нюансов. В этой статье мы рассмотрим основные правила подготовки к банкету, которые помогут избежать неприятных сюрпризов и сделать торжество незабываемым.
1. Определение количества гостей
Первым шагом при подготовке к банкету является определение количества гостей. Составьте список с погрешностью не более 1–2 человек. Приглашайте гостей за 3 месяца до мероприятия, чтобы они могли заранее спланировать своё время и бюджет. В крайнем случае, за 3–4 недели до банкета можно будет скорректировать количество гостей.
Почему стоит начать именно с этого пункта? Вы точно будете знать зал на какое количество присутствующих рассматривать, и не будете тратить время на неподходящие заведения.
2. Бюджет
При планировании бюджета на банкет необходимо учесть следующие моменты:
- минимальная стоимость заказа на одного человека
- размер залоговой суммы
- возможность приносить свои фрукты и напитки (алкогольные и безалкогольные), что значительно может сэкономить ваши деньги.
3. Выбор места проведения
Определитесь с тем, где будет проходить банкет: в центре города, на окраине или за пределами города. Выберите тип заведения: ресторан, кафе, столовая, банкетный зал или загородная площадка. Помните, что от расположения и типа так же зависит бюджет.
Если вы не хотели сильно тратиться, то лучше выбрать кафе или столовую, на окраине, а если вы хотите "дорого-богато", то тут не ограничивайте себя ни в чем, и выбирайте то, что вам больше нравится.
4. Договор и предоплата
Если вы нашли подходящее заведение, точно определились и уже не измените решение — переходите к переговорам. Чтобы не потерять нужную дату, внесите предоплату. Не просто передайте деньги кому-нибудь из персонала, а получите договор или расписку, где будет указано, что вы внесли предоплату и в указанную дату в заведении будет проходить ваш банкет.
Можно указать примерное количество гостей. А то знаете как бывает: гости собрались, а еды на всех не хватает, ибо кто-то не так услышал, не так понял и приготовили не на 100 человек, а на 40. А так, у вас все указано, записано и подтверждено.
Дополнительные советы
- Заранее продумайте меню и напитки, которые будут подаваться на банкете.
- Решите, будет ли развлекательная программа. Если да, то какая.
- Подумайте о фото- и видеосъёмке.
- Решите, кто будет заниматься организацией.
- Если банкет будет проходить в ресторане или кафе, уточните, какие услуги входят в стоимость заказа, а за что придётся доплачивать.
Надеемся, следуя нашим советам, вы сможете избежать неприятных сюрпризов и сделать торжество незабываемым. Желаем вам удачи!
Подпишись на ресторанный вестник Краснодара: TELEGRAM и ВКОНТАКТЕ
Ищите место, где отпраздновать день рождения, юбилей, свадьбу? Пусть рестораны сами связываются с Вами! Заполните заявку: