Комплексное управление регламентирующими документами новое решение Directum RX
Решение разработано для ускорения работы с регламентирующими документами организации положениями, стратегиями, инструкциями и др. на каждом этапе их жизненного цикла. Это особенно полезно для компаний с большим штатом сотрудников и территориально распределенной структурой: для них нарушения сроков при работе с регламентами может грозить штрафами от контролирующих органов.
С помощью решения Регламентирующие документы в рамках системы Directum RX можно:
- Инициировать разработку документа в формате задачи.
- Создать документ по шаблону и настроить круг согласующих. После подписания у уполномоченного появится возможность разграничить права для сотрудников на ознакомление с регламентирующим документом.
- Контролировать подписание. Ответственный может отследить, на каком этапе и на ком именно застрял документ, чтобы ускорить его движение и обеспечить своевременное подписание.
- Утвердить документ при помощи электронной подписи. В решении предусмотрены разные регламенты для утверждения документа: в качестве самостоятельного или как приложения к приказу.
- Актуализировать данные. Система заранее подскажет, что нужно обновить регламентирующий документ продлить срок действия, отметить устаревшим или создать новую редакцию с переносом данных из старой.
Ожидается, что при использовании решения работники будут тратить на работу с регламентирующими документами на 60% меньше времени, а подготовка отчетов для проверяющих органов ускорится за счет моментального доступа к любому документу из комплекта.
Методология работы с регламентирующими документами это ключ к эффективной организации бизнес-процессов. Решение призвано оптимизировать весь жизненный цикл работы с внутренними нормативными документами. Оно создаст правовую основу для компании, повысит производительность труда и обеспечит взаимодействие между подразделениями. В поставку решения включены методические материалы, которые могут стать основой для создания прочной регламентной базы компании
Светлана Азароваметодолог-аналитик компании Directum
При дополнении решения Долговременным архивом от Directum компания сможет фоново поддерживать целостность и юридическую значимость регламентирующих документов на протяжении 75 лет и более.