Статья 10. Формирование фактических смет.
Продолжаем серию статей про расчет сметной стоимости в нефтегазовой отрасли и сегодня мы расскажем ещё о методике формирования фактических смет для закрытия объемов работ в корпоративной системе на базе «1С:Смета».
Мы уже узнали, что при оценке плановой стоимости строительства и освоения скважин учитываются многие факторы – конструкция, применяемое оборудование, другие затраты от объема и времени. Однако, при непосредственной реализации работ Подрядчиком могут приниматься решения, которые приводят к отклонениям между фактическими и плановыми показателями как самого проекта, так и процесса организации работ. Например, продолжительность и стоимость могли быть спланированы из расчета применения одной буровой установки, а по факту осуществление работ будет выполнять установка другого типа. Или модель месторождения, созданная при геологическом исследовании была не точная и возникла потребность несущественного изменения глубины бурения отдельных интервалов. Это означает, что стоимость строительства должна быть актуализирована по фактическим данным. В процессе такой актуализации Подрядчиком может готовиться фактическая смета.
Фактическую смету удобнее всего создавать на основании утвержденной плановой сметы того же проекта скважины. Рассмотрим ключевые аспекты процесса создания фактической сметы (актуализации плановой сметы по фактическим данным).
Во-первых, уточнение смет начинается с анализа фактического объема выполненных работ. Для этого используются оперативные отчеты буровых и строительных бригад подрядчиков, а также данные о затратах на материалы и оборудование. На этом этапе важно учитывать в сметах реально выполненный состав и содержание работ, уточненные по факту объемы выполненных работ.
Например, если в ходе бурения было изменения по глубине колонны – это обязательно отразится в объемах работ.
Во-вторых, проводится сравнение фактических затрат с запланированными. Это позволяет выявить отклонения от бюджета и определить причины таких отклонений. Если выявлены значительные расхождения, то в фактической смете можно отразить такие изменения стоимости.
По сути на основе анализа фактических решений и затрат составляется новая смета, учитывающая все выявленные отклонения и изменения. Важно отметить, что при составлении новой сметы следует также как и в плановой смете учитывать дополнительные затраты в главах сводного сметного расчета, учитывать транспортные затраты, затраты на амортизацию и капитальный ремонт.
После утверждения фактической сметы она становится основным документом для контроля за расходами на оставшийся период строительства и освоения скважины, что является неотъемлемой частью эффективного управления проектами в нефтегазовой сфере. Подрядчик может выставлять акты выполненных работ по фактическим сметам, если это разрешено договором с Заказчиком. По сути, разделение плановых и фактических смет помогает обеспечить соответствие реальных затрат запланированным показателям и проводить детальную аналитику по причинам отклонений, корректировать бюджеты будущих периодов.
Отдельное внимание хотелось бы обратить на главу 11 сводного сметного расчета. В предыдущей статье мы рассказали, что непредвиденные затраты могут включаться в нее как процент от основных затрат. Но в фактической смете обычно уже имеется возможность относить в эту главу конкретные понесенные затраты Подрядчика, связанные с выполнением непредвиденных работ при строительстве и освоении: аварии, простои и прочее.
Акт выполненных работ по форме КС-2 может выставляться Подрядиком как при завершении отдельных этапов работ или учетных календарных периодов, так и при завершении всего строительства и освоения скважины. Такой акт фиксирует объем выполненных строительно-монтажных работ между заказчиком и подрядчиком и заполняется по фактической смете. Процесс заполнения в корпоративной информационной системе на базе продукта «1С:Смета» может включать несколько шагов.
При заполнении нового документа КС-2, привязанного к фактической смете, Подрядчик заполняет форму, где указывает объемы выполненных работ, забирая их из разделов и глав фактической сметы. Процентование объемов обеспечивает наиболее точный расчет, а Заказчик сможет проверить его на соответствие фактически выполненным работам.
Заказчик проверяет правильность данных, указанных в акте, сверяя их с проектной документацией и фактическим состоянием строительства скважины. При этом при строительстве скважины может осуществляться супервайзинг для оперативного мониторинга хода выполнения работ. Если замечаний нет, то заказчик подписывает акт, подтверждая выполнение работ, в том числе с использованием электронной цифровой подписи.
Сформированный документ КС-2 служит основанием для оплаты выполненных работ, подтверждает соответствие объема и качества выполненных работ условиям договора.
В системе КС-2 может содержать расчет освоения по этапам работ без детальной расшифровки. Такой подход позволяет в дальнейшем продолжить корректировку фактической сметы, в том числе по тем объемам, которые уже попали в закрытый КС-2. Такая корректировка позволит осуществить корректные выплаты подрядчику.
Сама система может контролировать расхождения между плановой и фактической суммой затрат и запрещать превышение над плановыми затратами.
Процесс работы с фактическими сметами и актами выполненных работ в системе позволяет перевести в цифровой формат многие процессы взаимодействия Заказчика и Подрядчика, позволив тем самым:
Заказчику – проводить как укрупненный, так и детальный план-фактный анализ, вести учет фактически применяемого материалов, оборудования, других ресурсов, проводить необходимую экспертизу актов выполненных работ.
Проектировщику – помогает сохранить проектные расчеты в неизменном виде, ведь Подрядчик будет работать с фактической сметой.
Подрядчику – сформировать необходимую документацию для получения денежных средств по договору с Заказчиком.
В следующих статьях мы продолжим описывать процесс расчета смет для нефтегазовой отрасли в системе «1С:Смета» и рассмотрим формирование ресурсных расчетов.