Доброе, понедельничное💼
В какой компании я бы не работала - всегда встречаю их - неэффективные совещания🥱
Где-то они встречаются реже, где-то прям грешат этим. Кстати, по данным разных исследований, значительная часть рабочего времени сотрудников тратится на совещания, которые не приносят ожидаемых результатов. Удивительно, правда? 🤭
Уверена, что каждый из вас был участником таких встреч, как в онлайне, так и в оффлайне, и если вас попросят привести пример такого собрания, вы без труда вспомните с десяток в комментариях к этому посту (да-да, это был призыв, жгите 🤪)
Однажды, я работала в компании, в которой таких встреч было ну запредельно много, и я даже составила перечень правил по назначению встреч и их проведению.
Вот так он выглядит:
1. Если можно не назначать собрание - НЕ назначайте
Лучшая встреча та, которую так и не назначили
Все очень просто - прежде чем собирать встречу убедитесь, что оно того стоит. Задайте себе два вопроса:
- Зачем нужна эта встреча?
- Достичь этого (решить мою задачу) можно только путем назначения данной встречи?
Если вы нашли ответ на первый, и ответ на второй - утвердительный, переходите к пункту 2, если же вы нашли варианты решить вопрос без встречи - решайте! Коллеги будут вам благодарны, и вы получите "+" в карму гарантировано.
2. Определите цель встречи
Выделите с чем/с какими мыслями должны выйти участники встречи после нее.
Важно: очень сомнительная цель "Обсудить...." это звучит как будто вы зовете коллег просто поболтать, посплетничать. Фиксируйте чего конкретно вы хотите в по итогу. Например, "Договориться о...", "Согласовать...", "Подготовить..."
Если у вас будет конкретная цель, то вероятность, что вы ее достигнете, а не будете растекаться мыслью по древу - возрастает.
2а. Не ставьте кучу целей, сконцентрируйтесь на 1-2, если они небольшие, в противном случае, есть риск расфокуса и потери контроля над временем и вниманием аудитории.
2в. ПИШИТЕ ЦЕЛИ В ПРИГЛАШЕНИИ. Это не просто формальность - это реально важно. Людям, у которых забит календарь на месяц вперед, это поможет понять приоритетность вашей встречи. Ну и это просто хороший тон, у меня кстати есть правило, если мне прилетает встреча без целей - я оставляю за собой право на нее не придти без предупреждения, вот такая я вредная.
3. Определите состав участников исходя из целей
Посмотрите на свои цели (вы же их написали уже в приглашалке :)) и задайте себе вопрос:
Мне точно нужно звать полкомпании на встречу, чтобы решить вопрос?
Если вы не назначаете встречу по подведению итогов работы компании за квартал, то на 99% вам не нужна куча людей.
Вообще, если вы хотите, что-то решить, то вам надо как можно меньше слушателей, и только люди реально принимающие решения. Выберите людей, которые обладают нужной вам экспертизой и полномочиями, и зовите только их. НЕ надо, пожалуйста, до кучи звать еще десяток неравнодушных к теме собрания людей.
Это же, кстати, избавит от еще одной проблемы - найти окошко, свободное у всех, понятно, что если вы зовете руководителей то, скорее всего эта проблема в той или иной мере вас настигнет, но ситуация будет лучше, чем, если в участниках у вас будет не 5, а 25 человек.
Вообще по моей субъективной оценке встречи более, чем на 5 участников неэффективны. Люди начинают "вываливаться" из повестки
4. Определите время
У всех сейчас разрываются календари, и время - наш самый ценный ресурс, не тратьте его впустую! Не надо ставить встречи на 2 часа, никто не будет активно принимать участие в вашей встрече все два часа.
При определении времени оцените сложность стоящей задачи перед участниками собрания, уровень проработки вопроса (знакомы ли участники с темой, или надо будет уделить особое время погружению в контекст), также учтите качества личностей, которых вы зовете (кого-то придется разговорить, ну а кого-то наоборот..)
Кстати, еще одно правило хорошего тона: ставить встречи не на привычные всем 30 минут и час.
Почему? Потому что так ставят все, и получается, что календарь забивается вплотную. А если вы поставите встречу на 25 минут, вместо 30, и уложитесь в это время, то у участников останется 5 мин на почту, или на то, чтобы сделать себе кофе и переключиться на тему следующего собрания. И тоже самое с часовыми собраниями - сократите до 45 минут, если не отвлекаться, а четко идти по структуре, вам хватит времени, а у людей останется 15 минут на дела
5. Приложите материалы
Готовиться к встречам супер важно! И не только для ведущего, но и для участников.
Если все будут готовиться, то собрания будут проходить эффективнеее и быстрее.
Будучи инициатором встречи, вам важно создать условия для того, чтобы участники могли подготовиться к вашем собранию. Все что вы можете сделать - структурировать информацию по вопросу и приложить ее. А также явно указать, чего вы ожидаете от коллег
6. Будьте ведущим/модератором встречи
Если вы назначаете встречу, будьте готовы ее вести, вы - самый главный интересант этой встречи, если вы ее автор, так что РУЛИТЕ! Не буду здесь долго останавливаться - как будто это тянет на отдельный пост.
Главное: не давайте людям уходить от темы, следите за временем, фиксируйте результаты/резюмируйте
7. Прописывайте итоги встречи
Очень важно после каждой встречи подвести итоги и письменно их зафиксировать. Даже если вы впустую потратили час рабочего времени, потому что не выполнили пункты 1-6, это тоже итог, и его надо зафиксировать, и сделать работу над ошибками.
Договоренности после встречи - это некая точка, и если вы ее не поставили, то значит и результата нет, либо он не ясен. Особенно, если вы на встрече составили план действий по проекту, но не зафиксировали его письменно, то будьте уверены, к следующей вашей встрече, не будет выполнено и половины задач
Что бы вы добавили к этим правилам? Чем вы пользуетесь при организации совещаний?