Любой руководитель нацелен на достижение максимальной эффективности своего предприятия, в идеале — с наименьшими усилиями: чтобы ему не трепали нервы по пустякам, персонал лишний раз не отвлекал от работы, но и в то же время не совершал ошибок при выполнении своих обязанностей.
Это желание понятно: для увлеченного руководителя работа является любимым хобби, здесь он реализует себя как профессионал и получает достойное материальное вознаграждение.
Но все же контроль процессов, соблюдения планов, качества работы сотрудников — неотъемлемая часть работы руководителя. Упростить ее и повысить эффективность может такой инструмент, как ежедневный анализ всех процессов предприятия по отклонениям. Он может внедряться практически на любом предприятии и выполнять роль оперативного отчета для руководителя при принятии управленческих решений.
Давайте разбираться.
В 2016 году меня пригласил собственник группы компаний «ТЕСИ» по производству теплообменников и их сервисного обслуживания. Хотя на тот момент у предприятия были хорошие показатели продаж (доля рынка в России составляла до 20 %), собственник поставил задачу повысить эффективность группы компаний. Исходя из своего предыдущего опыта выполнения аналогичных задач, я опирался на такой инструмент, как ежедневный анализ (мониторинг) процессов предприятия по отклонениям, который помогал и помогает мне решать текущие управленческие вопросы за 1,5–2 часа в день, а остальное время уделять развитию предприятия и саморазвитию.
Задачи и преимущества инструмента.
Если мы понимаем, что наш клиент оценивает нашу работу через рубль и его не интересует, какие у нас отношения между собой и как мы делим заработную плату и прибыль, то все проблемы существуют только внутри предприятия.
Как пример:
1. Неактуальная информация управленческого учета.
2. Не до конца определена ответственность персонала.
3. Дефицит квалифицированных специалистов.
4. Отсутствие мотивации на результат.
5. Сопротивление персонала изменениям.
На решение этих проблем и нацелен ежедневный анализ процессов по отклонениям. Этот практический инструмент отвечает на требования стандарта ИСО 9001–2015, пункт, 9.3 «Анализ со стороны руководства» и имеет видимые преимущества, как для руководителя, так и для работника. На решение этих проблем и нацелен такой инструмент, как Ежедневный анализ (мониторинг) всех процессов предприятия по отклонениям.
Как это работает
1. На предприятии определяются параметры оценки персонала: выполнение обязанностей (технологии), охрана труда, культура производства, трудовая дисциплина и др.,Приложение №1.
2. Персонал ежедневно проводит самооценку в Листе отклонений (Приложение 2) по выполненным требованиям, даже если не все инструкции разработаны (так договорились).
Лист отклонений заполняется ежедневно каждым работником на своем рабочем месте.
Если отклонений нет, то вносится запись «Отклонений нет».
2. Также отклонение может занести в лист отклонений лицо, контролирующее параметры (директор, начальник производства, технолог и т.п.).
3. Если выявляется отклонение по параметру, оно классифицируется по причинам — это обязательное условие, так как причины определяют корректирующие действия для устранения отклонений.
Причинами отклонений могут быть:
• отсутствие требований, документов, правил (обозначается буквой Т);
• отсутствие комплектующих, сырья, уровень его качества (С);
• неисправность сооружения, оборудования, инструмента, инвентаря (О);
• квалификация персонала (К).
4. В листе отклонений отражаются все предложения персонала, т.е. каждый работник может участвовать в улучшении своих видов работ.
5. Все не устраненные отклонения остаются в Анализе до полного их устранения.
Ещё ни один работник не отказался заполнять Лист отклонений, т.к. не каждый признается, что не выполняет обязанности. А если поставил «отклонений нет», а далее по процессу окажется, что ты слукавил, то все узнают, что ты «болтун», а кому позориться хочется. А если это выяснится у клиента, то предприятию к тому же предъявят штрафные санкции, Так что персонал лишний раз проверяет свои обязанности на выполнение и, если у него не получается, то заносит отклонение в Лист отклонений и просит помощи у специалистов.
Данные по ежедневному мониторингу аккумулируются, отклонения фиксируются, и по итогам месяца формируется сводный анализ отклонений по предприятию. Таким образом, проводя ежедневную оценку процессов и составляя по итогам месяца сводную таблицу(Приложение №3), мы получаем своего рода Индикатор мониторинга всех процессов. Из таблицы мы можем сразу понять, по каким параметрам и причинам происходит больше отклонений, на каких участках и рабочих местах они чаще всего фиксируются, что позволяет более детально определить требования, качество сырья, исправность оборудования и квалификацию персонала. А удельный вес по причинам позволяет определить первоочередные планы финансирования мероприятий, нацеленных на устранения отклонений.
Практические результаты и перспективы использования.
На новосибирском предприятии «ТЕСИ» применение инструмента «Ежедневный анализ (мониторинг) всех процессов предприятия по отклонениям» показал свою результативность. По итогам сравнительного анализа отклонений через 7 месяцев (Таблица 4):
1. Количество отклонений снизилось почти на 82%, количество пожеланий (предложений) работников по улучшению своих рабочих мест выросло в 9 раз.
2. Отношения между работниками на предприятии стали более доверительными, возросла ответственность за конечные результаты, обеспечена 100 %-ная вовлеченность персонала.
3. Теперь сам персонал заинтересован в создании на каждом рабочем месте детальных требований (инструкций), которые объективно оценивают выполнение установленных параметров
4. Анализ помог создать систему оплаты труда от результата, т.к. делить стало нечего, проще устранить отклонения, повысить качество, снизить затраты, увеличить объем продаж, тем самым увеличить заработную плату и прибыль.
5. Анализ заменяет ежедневник: у каждого руководителя, специалиста есть электронный вариант всех отклонений и мероприятий, можно формировать планы ремонтов оборудования и т.п.
Внедрение анализа отклонений не требует специальной подготовки. Сбор информации по отклонениям и их причинам на предприятии можно организовывать уже после проведения двухчасового семинара.
Я постоянно нахожу новые возможности этого инструмента эффективно управлять персоналом и убежден, что это система непрерывного улучшения.