Фискальный накопитель (ФН) — это неотъемлемая часть контрольно-кассовой техники (ККТ). Он устанавливается внутрь кассы и играет важную роль в работе онлайн-кассы.
Фискальный накопитель представляет собой чип, предназначенный для записи и хранения данных о финансовых операциях, проведённых через онлайн-кассу. Он записывает так называемые фискальные данные. Важной особенностью является то, что информация, зафиксированная на накопителе, не подлежит корректировке. Основные требования к фискальным накопителям установлены Федеральным законом № 54-ФЗ в статье 4.1.
Фискальные накопители бывают двух видов, в зависимости от срока действия: на 15 месяцев и на 36.
Кроме того, важно удостовериться, что конкретная модель фискального накопителя прошла аккредитацию в Федеральной налоговой службе. Это можно сделать с помощью реестра ФНС.
В конце 2023 года в реестре фискальных накопителей появились шесть новых моделей. Они отличаются от предыдущих версий способностью работать с маркированными товарами по упрощённой схеме. Заведениям общепита, владельцам вендинговых автоматов и оптовикам при расчётах за маркированные товары через кассу теперь разрешено не формировать запрос о коде маркировки, а указывать общий код товара (GTIN) в уведомлении о реализации вместо уникального кода маркировки.
Хранение информации и блокировка накопителя
Фискальный накопитель блокируется, если в течение 30 дней от оператора фискальных данных (ОФД) не приходят подтверждения о доставке чеков. Отсчёт 30 дней начинается с момента последнего подтверждения сформированного на кассе чека. В течение этого времени касса продолжит печать чеков, и информация о них будет сохраняться на ФН. Однако, если данные не будут переданы в ОФД до истечения назначенного срока, накопитель заблокируется. Исключение составляет использование кассы в автономном режиме, то есть без подключения к ОФД (согласно пункту 1 статьи 4.1 Федерального закона № 54-ФЗ).
Технические проблемы могут привести к тому, что чеки не отправляются в ОФД. Например, отсутствие интернета — одна из частых причин сбоя. Также проблема может быть связана со сбоем в работе кассы или ФН, либо с неполадками на стороне ОФД. Кроме того, ФН заблокируется, когда его память заполнена или истёк срок действия. Это также можно отследить в отчёте о закрытии смены, где есть строка «Ресурс ФН менее 30 дней».
Как избежать блокировку фискального накопителя
- Контролировать срок действия накопителя через личный кабинет ОФД и своевременно его заменять.
- Проверять, получает ли ОФД подтверждения от оператора фискальных данных. В отчёте о закрытии смены или в отчёте о текущем состоянии расчётов поле «Количество непереданных ФД» должно быть пустым.
Если накопитель всё же заблокировался, попробуйте устранить причины блокировки. Например, проверьте подключение к интернету. После того как все данные поступят к ОФД, блокировка будет снята, и работа продолжится в обычном режиме.
Замена ФН
До замены фискального накопителя убедитесь, что все необходимые документы переданы в ОФД. Затем сформируйте на кассовом аппарате отчёт о закрытии смены и отчёт о закрытии ФН. Извлеките старый фискальный накопитель, установите новый и перерегистрируйте кассу с указанием причины «Замена ФН».
Хранение ФН
После закрытия фискальный накопитель следует хранить в надёжном месте, защищённом от посторонних лиц, например, в сейфе. Срок хранения составляет 5 лет.
Повторное использование ФН
Законодательство запрещает повторное использование фискального накопителя. Согласно установленным нормам, он предназначен для однократной записи регистрационного номера контрольно-кассовой техники и идентификационного номера налогоплательщика, который является пользователем кассы.