Для начала давайте разберёмся, зачем нам нужен бухгалтер.
Бухгалтер помогает бизнесу выполнять финансовые обязательства, держать бумаги в порядке, проводить обработку первичных документов и в нужный срок отчитываться перед налоговой и другими инстанциями.
Встречала мнение, что если предпринимательская деятельность только в стадии развития, или если предприятие совсем небольшое, то вести весь учёт можно самостоятельно.
Да, можете попробовать.
Но! Для правильного ведения учёта вам придется - вместо того, чтобы заниматься своим любимым делом и развивать свой бизнес - освоить рутинные операции, изучить законы, разъяснения Минфина и ФНС, судебную практику и каждый день всё это анализировать и применять. Не забудем при этом, что законов и подзаконных актов много, и вам надо будет понимать, какие к какому случаю относятся… А ещё они постоянно меняются.
Итак, определились. Каждый должен заниматься тем, в чём он – профи.
Вам нужен бухгалтер.
Осталось определить, что ваш бухгалтер – тот самый профи, который избавит от всех проблем с контрагентами и с контролирующими органами.
У вас не должно быть постоянных запросов от налоговиков.
- Регулярные требования и камеральные проверки не должны вас отвлекать от бизнес-процессов.
- Блокировка счетов в банке – это неведомый для вас процесс.
- Никаких непонятных списаний средств со счетов.
- И уж, конечно, никаких штрафов и пени по договорам и по налогам.
Всё у вас так? Значит, можете быть уверены в своём бухгалтере.
А вот если вы уже несколько месяцев подряд замечаете повышенный интерес налоговиков к вашей компании или к вашей персоне, получаете какие-то требования, подписываете акты проверок, не можете распоряжаться своими счетами по не понятным для вас причинам - пора проверить вашего бухгалтера!
Чтобы быть уверенным в этом, спросите себя:
- Приходится ли мне оплачивать пени или штрафы?
- Были ли случаи блокировки расчетного счета?
- Бывало ли у меня впечатление, что я не понимаю, что происходит, что и зачем делает мой бухгалтер?
Если вы честно ответили себе «да» хотя бы на один из этих вопросов - расстрою вас: скорее всего, вы обнаружите признаки плохого бухгалтера.
При этом подскажу эти признаки:
- Бухгалтер не дает вам доступ в учёт, рассказывая, как там всё сложно, или что там надо ещё что-то сделать, и т.д.
- Бухгалтер не может предоставить данные за уже закрытый период из учёта или предоставляет их очень долго (более 2-3-х дней).
- Документы прошлого месяца до сих пор не разобраны, и их всё время откладывают на потом.
- Бухгалтер не «достает вас» на раздражающий вас предмет по малюсенькой сделке, про которую Вы давно уже забыли: «где документы???».
- Бухгалтер не требует создать на предприятии систему, когда есть четкие инструкции, кто какие документы выписывает, и кто за что отвечает.
- Бухгалтер не читает законодательные акты, а ищет ответы в интернете.
Вот теперь - у вас масса вопросов к своему бухгалтеру.
Без паники. Я помогу вам найти на них ответы.
Успокаиваемся и действуем по алгоритму.
День первый:
Шаг 1. Приглашаем бухгалтера к себе.
Шаг 2. Вспоминаем любую сделку за последние полгода и просим найти полный пакет документов на совершение этой сделки: договоры, счета, акты, накладные, счета-фактуры, документы на оплату.
У хорошего бухгалтера: «всё - по полочкам», и на эту процедуру должно уйти 10-20 минут. Он вам принесёт аккуратную стопочку.
Шаг 3. Проверяем полноту представленных бухгалтером документов.
Шаг 4. Между делом, листая бумаги, спрашиваем: какие изменения законодательства планируются? как они повлияют на деятельность вашей организации?
Шаг 5. Возвращаем документы по сделке, сделав пару заметок в записной книжке.
Шаг 6. В заключение разговора:
- узнаём: когда в последний раз сверялись с поставщиками и покупателями? (такие сверки стоит делать не реже 1 раза в год),
- просим распечатать оборотно-сальдовые ведомости на текущий момент по счету 60 (поставщики) и счету 62 (покупатели).
Минут через 10 – «оборотки» - у вас на столе. Уточняем у бухгалтера, как он оценивает цифры в графе «Сальдо на конец периода».
Шаг 7. Отпускаем бухгалтера и делаем выводы:
- как он реагировал на просьбы?
- был ли открыт к диалогу?
- быстро ли приносил документы?
- охотно ли пояснял информацию?
Ну и, по сути анализируем свою ситуацию, исходя из того, что увидели в бумагах.
День второй:
Шаг 1. Приглашаем бухгалтера к себе.
Шаг 2. Чтобы бухгалтер не почувствовал неладное, прикрываемся легендой, что «вы или кто-то из работников обратился в банк для получения кредита, сотрудник банка запрашивает документы и пояснения к этим документам».
Шаг 3. Просим декларацию по налогу на прибыль или по УСН за последний отчетный период.
Она должна быть представлена бухгалтером моментально.
Шаг 4:
- Просим пояснить цифры в декларации.
- Интересуемся: какая из цифр описывает доход вашей организации, и как она посчитана, какие риски финансовой устойчивости видит бухгалтер.
- Узнаём: какая у вашей организации налоговая нагрузка (это отношение платежей в бюджет к обороту), и какие значения по вашей отрасли считаются допустимыми (ИФНС ежегодно выкладывает информацию, какой процент от оборота считают минимальным к уплате в казну).
Шаг 5:
- Спрашиваем, когда проводили последнюю сверку с ИФНС (сверяться нужно не реже 1 раза в год).
- Просим заказать сверку прямо сейчас (если вы сдаете отчетность через интернет, то сверка будет готова уже в течение суток).
Шаг 6. Отпускаем бухгалтера и обобщаем увиденное и услышанное за 2 дня.
День третий:
Устраиваем профессиональный разговор с бухгалтером, принёсшим сверку с ИФНС.
Помним: бизнес – наш. Штрафы за несоблюдение требований будут ощутимыми.
Не стесняемся и проверяем своего бухгалтера.
В идеальной ситуации результатом проверки будет ваша уверенность, что у вас - хороший бухгалтер, который всё знает, всё делает правильно, с радостью вам всё покажет и расскажет, и это не займёт много времени. Тогда берегите и цените вашего профессионала!
К сожалению, чаще ситуация складывается не так радужно…
Желаю процветания вашему бизнесу!