Согласование отгулов, отпусков, счетов в Битрикс24

Кейс внедрения Битрикс24 в организацию по поставке, ТО и ремонту медицинской техники. Согласование отгулов, счетов и прочих документов.

Если хотите узнать подробнее о том, как автоматизировать рабочий график сотрудников. Согласование отгулов, счетов, документов, то переходите ниже. Для начала, я напишу о том, какие цели поставил перед нами клиент на первую часть внедрения автоматизации на базе Битрикс24

Компания работает с 1999 года. Основная деятельность - это поставка ТО и ремонт медицинской техники. Штат более 50 человек.

Клиент уже знал о Битрикс24 и пришел к нам за систематизацией бизнеса и автоматизацией бизнес-процессов. По факту, максимально целевой запрос, сделать бизнес эффективнее. Сократить “пожары”, навести порядок, уменьшить расходы и увеличить прибыль

Мы провели тщательный аудит и выяснили основные потребности клиента:

• Сформировать единый корпоративный портал, построить систему для системной и современной работы бизнеса.
• Требуется взять под контроль увеличение доли рынка технического обслуживания медицинской техники
• Контролировать процессы
  *заключения договоров
  *проведения ТО
  *дальнейший ремонт в случае необходимости.
• Важно контролировать сроки и суммы, которые получаем от клиента и которые тратим. Также контролировать подписание актов и выдачу заключений
• Автоматизировать и контролировать график рабочего времени сотрудника в единой информационной системе.
• Запрос и согласование отгула:
  - Назначение замещающего сотрудника
  - Понимать, когда какой сотрудник будет отсутствовать и по какой причине (отпуск, командировка, отгул, прогул, больничный и так далее) Видеть сводный отчет по каждому сотруднику
• Автоматизировать и контроль и согласование командировок, выдачи средств
• Автоматизировать и контролировать запрос на больничный, видеть отчеты.
• Автоматизировать и контролировать процесс согласования счетов на оплату
• Сформировать структуру компании
• Работать над проектами
• Контролировать срок и качество выполнения поручений/задач
• Загрузить базу клиентов
• Подключить почту
• Провести обучение

Что сделали

Сформировали воронку “заключение договоров” для поиска новых клиентов. Каждая стадия проработана и роботы говорят ответственному сотруднику, когда и что нужно сделать Уведомления позволяют вовремя отреагировать и не забыть о задача, а также оповещают следующий отдел, о переходе клиента к ним в работу. Сформировали набор полей и задали обязательность в зависимости от стадии, для грамотной работы более сложной автоматизации.

Воронка "ТО и ремонты". Позволяет составлять и контролировать график выезда на плановое ТО специалиста. Передавать в ремонт если это необходимо. Вовремя формировать акты и принимать оплату. Если требуется регулярный выезд и график утвержден на несколько месяцев вперед, то при закрытии сделки бизнес-процесс проверит данные и создаст следующий выезд автоматически.

Воронка "выполнение ремонта", позволяет осуществлять процесс без суеты и быстро. Роботы помогают уведомлять другой отдел о том что теперь их очередь выполнять работу по клиенту (Например закупка запасных частей, приемка, оплата, сборка и так далее) Задачи ставятся автоматически в зависимости от стадии процесса, на ответственного сотрудника. Что позволяет отследить кто затягивает срок или наоборот, кто работает быстрее остальных.

Согласование отгула

Создали бизнес процесс согласования отгула на смарт процессе и автоматизации. Это позволяет не нарушать рабочие процессы всего штата, так как быстро и легко находится сотрудник, который будет замещать на время отгула. Более того, на время отгула все другие процессы компании автоматически переключатся на замещающего сотрудника.

Как работает процесс:

1. Тот сотрудник, кто хочет взять отгул нажимает кнопку создать в воронке смарт-процесса и заполняет обязательные поля:

• Кто берет отгул (Сделано для того, чтобы например офис-менеджер мог заполнить заявление за сотрудника)
• Кто передает информацию
• Дата и время начала отгула
• Дата и время окончания отгула
• Кто замещает (выбор сотрудника из списка пользователей, как и все поля, которые начинаются с “кто…”)

Канбан отгулов

2. Замещающему сотруднику приходит уведомление и задание в раздел “автоматизация”. Замещающему необходимо согласовать замену, в противном случае уведомление об этом не упадет в чат "Реестр отгулов, отпусков и больничных".

3. Уведомлении о согласовании приходит тому, кто берет отгул Ему же приходит задание в автоматизацию, он нажимает "Ознакомлен"

4. Ему же приходит уведомление - напоминание для того, кто берет отгул, о том, что необходимо предоставить письменное заявление. Также висит задание в автоматизации. После предоставления письменного заявления нажимаем "Предоставил".

5. В чате "Реестр отгулов, отпусков и больничных" появляется автоматическое сообщение

Все это время карточка смарт-процесса автоматически перемещается по канбану. Видно кто на какой стадии, сколько отгулов согласуют сотрудники. В реестр сохраняются все согласованные и несогласованные отгулы и в график отсутствий устанавливается период отгула.

График осутствий

Примерно по такой логике создали остальные бизнес-процессы
А именно:

• Согласование и оплата счетов
• Заявление на отпуск
• Заявление на командировку и выдача средств.
• Оформление больничного

(подробнее читайте в следующей статье или запишитесь на демонстрацию написав в телеграм https://t.me/m/5y0hF6xoMTIy )

Это я - Павел Долгов. Автоматизирую ваш бизнес, внедрю CRM и Ai

О нас

Оставьте заявку на онлайн-консультацию по этой ссылке, получите пошаговый план и список инструментов для комплексного или точечного внедрения it-инструментов для бизнеса. Именно для вашей ниши и вашей ситуации.

Я в теме автоматизации с 2013 года, моя компания основана в 2019 году. За это время, мы успешно завершили более 300 проектов в 20 нишах, и точно знаем что сработает у вас, а что нет. Я всегда за комплексный подход к автоматизации, чтобы получить максимальный результат. Но в некоторых случаях достаточно внедрить всего один или два авторских инструмента.

Что вы получаете:

• Бонусы за покупку и продление тарифов Битрикс24
• Внедрение, настройка и доработка Битрикс24 любой сложность (даже той, от которой отказались другие)
• Внедрение CRM и авторских it-инструментов именно для вашей ниши
• Автоматизацию бизнес-процессов (согласования, расчет kpi, маркетинг, продажи и многое другое)
• Интеграции сервисов для работы в одном окне
• Понятную, автоматизированную, а главное точную аналитику. Цифровое табло с показателями вашего бизнеса, для принятия быстрых и точных решений на основе данных.
• Обучение
• Внедрение искусственного интеллекта в бизнес (Попробуйте нейропродавца, он продаст ваш товар или услугу https://t.me/Aisalesman_bot)
• Системный, автоматизированный бизнес, который работает быстрее, зарабатывает больше, тратит меньше.

Ждем вас на онлайн-разборе ваших бизнес процессов. Записывайтесь на консультацию по ссылке https://b24-xeiyfj.bitrix24.site/crm_form_tlci1/

Мы не строим бизнес за вас, но помогаем реализовать его реальный потенциал за счет проверенных инструментов и методологий для вашей ниши!

✔ Подписывайтесь, у меня много полезных бизнес инструментов.