Эта статья — для тех, кому необходимо освежить свои знания о проведении инвентаризации в 2024 году. Вы узнаете, как и в какие сроки проходит ревизия, какие документы нужны. Что делать, если на складе выявлена недостача, и как сократить время и количество ошибок при учете товарно-материальных ценностей.
Поехали!
Когда проводится инвентаризация
Может быть плановой или внезапной (последний вариант особенно «любим» сотрудниками склада). Регулярная инвентаризация по закону проводится не реже раза в год. Внеплановая — по желанию руководителя и в случаях, обозначенных в части 3 статьи 11 ФЗ «О бухгалтерском учете», а также федеральном стандарте ФСБУ 28/2023.
⚠️ С 1 апреля 2025 г. вступит в силу новая редакция Стандарта. Вы можете ознакомиться с ней и внедрить её уже сейчас, чтобы весне быть готовым к проведению инвентаризации по новым правилам.
Сроки проведения инвентаризации
В ритейле проверку традиционно проводят раз в месяц, чтобы проверить состояние товаров и проконтролировать работу сотрудников. Переучет основных средства компании нужно проверять раз в 3 года. Также руководитель имеет право самостоятельно назначить ревизию. Да, даже по причине «просто захотелось».
Ежегодная проверка должна закончится до формирования годовой отчетности. Иначе руководитель и главбух рискуют нарваться на штрафы. В таких случаях ревизию ставят с 1 октября по 31 декабря.
Порядок проведения инвентаризации в 2024
Со сроками разобрались — теперь давайте рассмотрим процесс пошагово.
- Руководитель пишет приказ и создает комиссию, в которую входит ответственное материально лицо и бухгалтер. Как вариант, в комиссии может значиться только директор, но в разных ролях.
- Члены комиссии смотрят данные об остатках и вносят их в инвентаризационную опись, конкретно — в графу «Фактическое наличие». После все члены комиссии подписывают документ.
- Формируется сличительная ведомость, заполняются документы, обосновывающие расхождение между фактическим данными и учетными.
- Далее следует традиционные разборки «кто виноват и что делать». Директор издает приказ об утверждении результатов инвентаризации, приказ вносится в бухучет, параллельно составляется ведомость учета результатов и документы, на основании которых будут карать виновных.
⚠️ Все шаблоны актов и документов, которые могут пригодиться, разместили на сайте. Скачивайте и пользуйтесь!
Как бороться с недостачами и излишками?
Расхождения необходимо оформить как приход или расход. По установленным нормам часть недостачи можно списать на воровство или банальную погрешность — зависит от ситуации и особенностей организации.
Если расхождение фактических остатков с плановыми происходит постоянно, стоит задуматься, не ошибки ли в процессе инвентаризации тому виной. На это косвенно указывают и другие признаки:
- при проведении инвентаризации работа компании «встает»;
- ревизия затягивается дольше планируемых сроков;
- сотрудники полностью оторваны от рабочих обязанностей, но при этом все равно не укладываются в нужное время;
- количество ошибок при учете стабильно сохраняется, но при этом объективных причин вроде воровства вы не находите.
В таком случае поможет автоматизация процесса учета товарно-материальных ценностей. Это знатно ускорит инвентаризацию, снизит количество ошибок и облегчит работу сотрудникам.
На картинке — пример компании «Технониколь», внедрившей автоматизацию в складские процессы. Проект окупил себя за полгода. Подробности и инсайдерскую информацию можно прочитать в кейсе.
Автоматизация
Автоматизация учета упрощает проведение инвентаризации. Вы всегда знаете, сколько товара должно быть в магазине или на складе. При введении фактических данных вы сможете быстро увидеть недостачи и излишки: как в штуках, так и в деньгах.
Минимальный набор для автоматизации:
- терминалы сбора данных;
- программное обеспечение, с которым вы свяжете устройство, например, «Склад 15» от «Клеверенс».
«Склад 15» позволяет проводить инвентаризацию по факту и на основании документов, учитывает особенности организации хранения и дополнительные параметры.
Софт без проблем интегрируется с большинством ПО для организации торгового и складского учета. Продукт простой и понятный, сотрудники смогут пользоваться им без проблем после короткого обучения.
«Клеверенс» предлагает и другие продукты, которые помогают оптимизировать учетные операции в различых организациях.
Узнать, какое решение оптимально именно для вас, и обсудить индивидуальные задачи можно бесплатно, обратившись за консультацией.