Регистрация — важная часть мероприятия, и именно от неё зависит первое впечатление гостей. Чтобы регистрация была быстрой, удобной и современной, достаточно внедрить три простых шага.
1. Персональные QR-коды для быстрого входа
Заранее отправьте каждому участнику уникальный QR-код. Это избавит вас от долгого поиска людей в бумажных списках или Excel-файлах на месте, а гостям даст возможность пройти регистрацию за считанные секунды. При сканировании кода система автоматически отметит присутствие участника — это быстро и удобно!
QR-коды можно отправить по электронной почте или через Telegram, создав для этого чат-бота. В нашем сервисе можно загрузить вашу базу участников и отправить всем email с персональным QR-кодом и в пару кликов настроить чат-бота, где участник сможет получить код для входа - вот как это будет выглядеть:
2. Печать бейджа на мероприятии
Печатать все бейджи заранее — не всегда удачное решение. Часть участников может не прийти, кого-то из важных гостей можно случайно пропустить, а у кого-то окажется опечатка в имени или фамилии. Это приводит к задержкам и путанице, особенно если нужно вручную искать бейдж среди множества других.
Мы предлагаем другое решение: с помощью нашей программы бейджи можно печатать на стойке регистрации когда участник приходит на мероприятие. Если используется QR-код для входа, система может быть настроена так, чтобы печать бейджа начиналась автоматически после сканирования. Это минимизирует человеческий фактор и позволяет избежать долгого поиска.
Бейдж можно распечатать на наклейке, которую легко приклеить на заранее заготовленный шаблон, или же прямо на бейдже.
А для разных групп участников можно печатать бейджи с разной информацией, сделав нужный макет во встроенном редакторе:
3. Единая база данных для удобного управления участниками
Часто организаторы проводят регистрацию на одном сайте, а для проведения офлайн регистрации используют другую программу, что требует передачи данных из одной системы в другую вручную. Это может привести к путанице, особенно с VIP-гостями или спикерами, которых важно отметить в списках, даже если они не прошли онлайн-регистрацию.
В нашем сервисе можно сразу вести список всех участников, которых надо отметить на мероприятии и напечатать бейдж. Важных гостей и спикеров можно внести вручную, а для формы онлайн регистрации настроить автоматизированную передачу данных и как только новый участник добавится в систему по API, ему сразу же отправится персональный QR-код. Один раз настроив передачу данных, вы избавите себя от лишней рутины накануне мероприятия!)
Как отметил один из наших клиентов, кто реализовал такую схему работы с нами:
“Это прям для нас глоток воздуха после предыдущей системы”.
Эти три простых шага сделают вашу регистрацию более современной и комфортной как для участников, так и для организаторов. 😎