Введение
Прием на работу сотрудника, можно назвать первоначальной точкой в работе кадрового учета, ведь именно с приема начинается дальнейшая работа по вашему сотруднику. В данной статье мы разберем порядок работы с одним из базовых процессов кадрового учета. Сложного ничего нет, главное понять порядок действия и знать, какие данные необходимо установить. Все примеры и скриншоты будут предоставлены из конфигурации 1С: ЗУП и 1С: ЗКГУ, но точно такой же принцип можно использовать в любой другой конфигурации, где ведется кадровый учет.
Прием на работу
Создание сотрудника
Один из самых важных моментов - это понимание того, что человек, который приходит к вам в организацию работать - физическое лицо, а когда дело доходит до трудоустройства, то он уже становится сотрудником, другими словами он занимает штатную единицу, это важно понимать. Тем самым чтобы принять на работу человека, в 1С нужно создать карточку сотрудника. Сделать это можно через раздел "Кадры" - справочник "Сотрудники" - "Создать".
И в самой карточке необходимо указать основные данные по сотруднику: ФИО, дату рождения, ИНН, СНИЛС и, перейдя по ссылке "Личные данные", заполнить паспортные данные.
После чего достаточно нажать на кнопку "Записать" (иконка дискеты, справа от кнопки "Записать и закрыть") и уже нажать на ссылку "Принять на работу". После записи сотрудника также создается карточка физического лица, ее в случае чего можно найти в разделе "Кадры" - "Физические лица".
Важно также понимать, что если у вас один человек работает на двух и более должностях, физ. лицо должно быть одно, а карточек сотрудника должны быть созданы на каждую должность, но к этому еще вернемся.
Документ "Прием на работу"
После нажатия на "Принять на работу" у вас откроется документ "Прием на работу" (справочник, в котором можно найти этот документ находится в разделе "Кадры" - "Приемы, переводы, увольнения"), в данном документе нужно заполнить все необходимые данные.
Вкладка "Главное":
1. Дата - это дата документа, она должна быть не позже даты приема.
2. Дата приема - указывается дата, с которой сотрудник начинает работать. Чуть правее есть возможность установить испытательный срок, если есть такая необходимость.
3. Подразделение - необходимо выбрать подразделение по штатному расписанию.
4. Должность - также необходимо выбрать должность по штатному расписанию.
5. Отразить в трудовой книжке - установка этой галки открывает доступ к полям трудовой функции и влияет на формирование сведений о трудовой деятельности ("СЗВ-ТД", или как сейчас "ЕФС-1 раздел 1подраздел 1"), указывается трудовая функция и способ ведения трудовой книжки, бумажная или электронная.
6. Количество ставок - выставляем количество ставок, которые будет занимать сотрудник.
7. График работы - устанавливаем график, по которому будет работать сотрудник.
8. Вид занятости - если сотрудник нигде не работает кроме вашей организации, то указывается "Основное место работы"; если сотрудник работает в другой организации и еще трудоустраивается у вас, то устанавливается "Внешнее совместительство"; если сотрудник уже трудоустроен у вас и также трудоустраивается на вторую должность в вашей же организации, то устанавливается "Внутреннее совместительство".
9. Бухгалтерский учет - данные поля зачастую заполняются бухгалтерами или расчетчиками, потому что в этих полях устанавливаются статьи финансирования и счета, субконто, если они должны отличаться от тех, которые установлены в настройках организации.
10. Право на отпуск - важно понимать, что в программе уже создан вид отпуска "Основной" данный вид отпуска является ежегодным и нет необходимости устанавливать другие основные ежегодные отпуска, так же можно установить другие виды дополнительных отпусков.
Вкладка "Оплата труда": на этой вкладке устанавливаются начисления сотруднику, которые будут составлять его ФОТ.
Вкладка "Трудовой договор": указываются дополнительные сведения касаемые трудоустройства
1. Необходимо установить номер и дату трудового договора.
2. Если договор срочный - устанавливается галка, заполняется основание срочного договора и срок заключения договора.
3. Можно сделать отметку для срочного трудового договора, что он оформляется для выполнения сезонных работ.
Помимо всего этого одна из распространенных ошибок это заполнение номера приказа. В поле "Номер" устанавливается номер самой программой АВТОМАТИЧЕСКИ, его менять крайне не рекомендуется, чтобы избежать проблем в будущем. Если есть крайняя необходимость для печатной формы приказа установить номер, для этого создано специальное поле "Печатать как". Установленный в данном поле номер попадет в печатную форму.
Внутреннее и внешнее совместительство
При любом варианте трудоустройства, всегда создается сотрудник, как это описано выше. В случае со внутренним совместительством или если в базе ведется учет нескольких организаций и уже заведено такое же физ. лицо, то при создании нового, достаточно в карточке сотрудника вбить ФИО или фамилию и нажать ENTER.
Если это тот человек, который трудоустраивается в вашу организацию, то достаточно нажать "Да, это тот, кто мне нужен", после чего в карточку сотрудника подтянуться все личные данные, которые были занесены ранее. Порядок трудоустройства сотрудника, по другому виду занятости ничем не отличается кроме установки самого вида занятости в документе "Прием на работу".
Немного полезной информации
В карточке сотрудника есть множество ссылок полезные для навигации и заполнения тех или иных данных.
- Личные данные - паспортные данные, почта, телефон, адрес проживания.
Если вы пользуетесь сервисом 1С: Кабинет сотрудника, то указание электронной почты и номера телефона является обязательным шагом.
- Образование и квалификация - документы подтверждающие наличие какого либо образования, квалификации или специальности.
- Справки - есть возможность занести справки, которые сотрудник вам предоставил .
- Семья - семейное положение сотрудника и состав семьи (дети, родители, братья, сестры и т.п., даже тещу или свекровь можно ввести).
- Трудовая деятельность - заносится стаж из трудовой книжки.
- Страхование - сведения об инвалидности и наличие льгот.
- Налог на доходы - личные вычеты и вычеты на детей.
- Кадровые документы - справочник всех кадровых документов, заведенных на данного сотрудника.
- Начисления и удержания - можно просмотреть, какие начисления установлены сотруднику, история их изменения, удержания установленные сотруднику и список документов начислений.
- Отсутствия - справочник документов регистрирующие отсутствия по сотруднику.
- Воинский учет - информация об отношении сотрудника к воинской обязанности и т.п.
- Выплата зарплаты - важная ссылка, в которой записывается способ получения сотрудником заработной платы (на счета, на карту, через кассу), от этого зависит какой тип ведомости будет использоваться при выплате ЗП.
- Настройки бухучета - можно увидеть историю изменения статьи финансирования, статьи расходов и счета, субконто, и что именно установлено для данного сотрудника.
- Прямые выплаты ФСС - устанавливается способ перечисления пособий сотруднику.
Заключение
На этом этапе мы завершили изложение информации максимально понятно и подробно. Если у Вас остались вопросы, то оставьте комментарий, мы обязательно ответим. Так же если статья оказалась полезной для Вас можете оценить ее лайком и подписаться на канал, чтобы всегда иметь полезную информацию под рукой.Благодарим Вас за внимание. Наша цель — сделать работу с 1С простой, удобной и доступной для всех пользователей.