Битрикс24 занял третью позицию в числе лучших провайдеров услуг в сфере управления персоналом по итогам Всероссийского ежегодного рейтинга 2024 года, составленного информационно-образовательным порталом TheHRD.ru. Он оказался в числе лидеров в двух категориях: среди компаний, предлагающих услуги корпоративного электронного документооборота (КЭДО), а также в номинации на лучшее HR tech решение для бизнеса. Поздравляем нашего партнёра и желаем ему дальнейших успехов! О том, что способствовало его высоким достижениям, читайте в нашей статье.
Решение Битрикс24 КЭДО + Госключ позволяет организациям подписывать кадровые документы в режиме онлайн, избегая необходимости приобретать электронные ключи для работников. Интеграция с Госключом помогает сократить расходы и упрощает процесс внедрения электронного документооборота. Подписание документов осуществляется с соблюдением всех юридических норм, что делает процесс прозрачным и безопасным для всех участников.
В условиях стремительного развития технологий переход на онлайн-документооборот становится не просто модным трендом, а жизненной необходимостью. Организации различного масштаба активно внедряют электронные системы управления документами. Давайте рассмотрим, почему все больше компаний выбирает онлайн-документооборот и какие преимущества он предоставляет.
1. Удобство и доступность
Одним из ключевых факторов, способствующих внедрению электронных систем документооборота, является их удобство. Онлайн-платформы предоставляют пользователям возможность получать доступ к документам в любое время и из любой точки. Это становится особенно актуальным в условиях удаленной работы и глобализации бизнеса. Сотрудники имеют возможность работать с документами на своих компьютерах, планшетах или смартфонах, что значительно повышает гибкость и скорость выполнения задач.
2. Экономия времени и ресурсов
Управление документооборотом в бумажном виде требует значительных временных и финансовых затрат. Процессы печати, доставки, хранения и архивирования документов отнимают много времени и ресурсов. Переход на электронный документооборот помогает существенно сократить эти расходы: документы можно создавать, отправлять и подписывать всего за несколько кликов. Это позволяет компаниям перенаправить высвободившиеся ресурсы на более приоритетные задачи.
3. Соблюдение безопасности
Электронные документы обладают несколькими преимуществами в области безопасности в отличие от бумажных. Прежде всего, они гораздо менее подвержены физическому повреждению, уничтожению или потере. Также современные системы предлагают эффективные способы защиты данных, такие как шифрование, многофакторная аутентификация и создание резервных копий. Кроме того, электронные хранилища облегчают контроль доступа к документам и мониторинг различных изменений, что значительно упрощает процесс управления.
4. Устойчивость к изменениям
Мир постоянно трансформируется, и сфера бизнеса не является исключением. Пандемия COVID-19 ясно показала, насколько важно быстро подстраиваться под изменяющиеся условия. Онлайн-документооборот предоставляет компаниям возможность оставаться эффективными даже в условиях ограничений. Переход на электронные системы способствует упрощению взаимодействия с партнерами и клиентами, тем самым снижая влияние внешних факторов на бизнес-процессы.
5. Экологичность
С увеличением беспокойства о состоянии окружающей среды компании начинают искать пути для уменьшения своего экологического воздействия. Переход на электронный документооборот позволяет сократить использование бумаги и ресурсов, а также уменьшить объем отходов. Создание офиса без бумаги становится не только рациональным шагом в плане эффективности, но и этически корректным решением.
6. Интеграция с другими системами
Онлайн-документооборот плавно интегрируется с различными современными инструментами и системами управления бизнесом. Синхронизация с CRM, ERP и другими решениями способствует повышению общей эффективности работы компании. Это дает возможность автоматизировать процессы, улучшать взаимодействие между подразделениями и сокращать время, затрачиваемое на выполнение рутинных задач.
Переход на онлайн-документооборот представляет собой не просто актуальную тенденцию, а обоснованный и целенаправленный шаг, который помогает компаниям стать более гибкими, эффективными и конкурентоспособными в условиях динамично меняющегося мира. Преимущества использования электронных документов значительно превышают возможные риски, что делает этот процесс важнейшей составляющей современного бизнеса. В условиях быстрого развития технологий и изменяющихся рыночных запросов онлайн-документооборот становится ключевым инструментом для достижения успеха.
Работа с функцией Госключ + КЭДО в 3 этапа
Процесс подписания документов теперь стал значительно проще и более удобным. Вам больше не нужно тратить время на поездки в офис, заказывать курьерские услуги или приобретать дорогостоящие электронные подписи. Все необходимые действия можно выполнять прямо в онлайн-сервисе Битрикс24, что обеспечивает максимальную экономию времени и средств.
- Каждому сотруднику достаточно установить приложение "Госключ" от Минцифры РФ на своем смартфоне, чтобы получить бесплатную личную электронную подпись. Это не только упрощает процесс получения электронной подписи, но и делает его доступным для всех.
- Интеграция Госключа с Битрикс24 проходит легко — всего за пять простых шагов вы сможете настроить все необходимое для работы. В результате, все сотрудники вашей компании смогут мгновенно подписывать документы без лишних хлопот.
- После завершения интеграции, вы сможете создавать документы непосредственно в Битрикс24 и отправлять их сотрудникам для подписи. Используя Госключ, процесс подписания становится быстрым и безопасным, что существенно ускоряет документооборот. Это позволяет вашему бизнесу функционировать более эффективно, сокращая время на обработку документов и минимизируя вероятность ошибок. Теперь можно сосредоточиться на более важных задачах, зная, что процесс подписания документов организован на высоком уровне.
Какие кадровые документы можно подписать?
В Битрикс24 вы сможете не только подписывать документы, но и управлять задачами, отслеживая их выполнение и прогресс. Кроме того, в системе предусмотрены функции для общения в чатах, что позволяет команде оставаться на связи и оперативно решать возникающие вопросы. Все эти возможности объединены в одном сервисе, что делает вашу работу более эффективной и организованной. Битрикс24 – это идеальное решение для современного бизнеса, которое упрощает взаимодействие и повышает продуктивность.
Работодатель может подписать:
- Трудовой договор
- Договор о материальной ответственности
- Ученический договор
- Договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы
- ДС на все вышеперечисленные документы
- Приказ (распоряжение) о применении дисциплинарного взыскания
- Уведомление об изменении определенными сторонами условий трудового договора
Применение КЭДО (квалифицированной электронной подписи) и Госключа в системе Битрикс24 предлагает работодателям множество значительных преимуществ. Благодаря КЭДО работодатели могут быстро и безопасно подписывать важные документы в электронном виде, что упрощает процессы и значительно сокращает время обработки бумажных документов. Отказ от традиционного документооборота также позволяет сэкономить на печати, доставке и хранении документов. С Битрикс24 сотрудники могут работать с документами из любой точки мира и в любое время, имея лишь доступ в интернет, что особенно удобно для руководителей, ведущих бизнес в разных регионах и странах.
Применение КЭДО и Госключа помогает работодателям соблюдать требования законодательства в области электронного документооборота и подписей, что крайне важно для компаний, работающих с государственными учреждениями. Документы, подписанные с использованием КЭДО, обладают такой же юридической силой, как и традиционные документы с ручной подписью, что дает уверенность в защите интересов компании в случае возникновения споров. Дополнительно, использование этой технологии обеспечивает высокий уровень защиты данных: подписанные документы невозможно подделать, что существенно снижает риски мошенничества и несанкционированного доступа.
Интеграция КЭДО с Битрикс24 способствует автоматизации процессов подписания и управления документами, минимизируя ручной труд и сокращая влияние человеческого фактора. Внедрение КЭДО и Госключа в Битрикс24 не только оптимизирует внутренние процессы, но и улучшает взаимодействие с внешними партнерами, что в долгосрочной перспективе положительно сказывается на успехе бизнеса.
Работник может подписать:
- Трудовой договор
- Договор о материальной ответственности
- Ученический договор
- Договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы
- ДС на все вышеперечисленные документы
- Согласие на перевод
- Приказ (распоряжение) о применении дисциплинарного взыскания
- Ознакомление с уведомлением об изменении определенными сторонами условий трудового договора
КЭДО предоставляет возможность автоматизировать множество кадровых процессов, таких как оформление трудовых договоров, ведение личных дел сотрудников, учет рабочего времени и расчеты заработной платы. Это помогает снизить вероятность ошибок и существенно экономит время. С помощью Госключа сотрудники могут без труда подписывать и отправлять электронные документы, такие как заявления, приказы и отчеты, что делает обмен информацией еще более простым и улучшает прозрачность процессов.
Госключ надежно защищает персональные данные сотрудников, а электронная подпись подтверждает подлинность документов и предотвращает несанкционированный доступ к ним. Сотрудники могут легко взаимодействовать с HR-отделом через платформы, интегрированные с КЭДО, запрашивать необходимые документы, получать консультации и предоставлять требуемую информацию. Кроме того, КЭДО позволяет быстро формировать отчеты по различным аспектам управления персоналом, что способствует более эффективному управлению кадровыми ресурсами и принятию стратегических решений.
Таким образом, интеграция КЭДО и Госключа делает работу HR-отдела и сотрудников более эффективной и безопасной, упрощая многие процессы и улучшая внутреннюю коммуникацию в компании.
В чём разница между КЭДО и ЭДО?
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) является ключевым компонентом систем электронного документооборота (ЭДО). Несмотря на то что обе системы работают по схожим принципам, их основное предназначение и области применения различаются. КЭДО нацелен на оптимизацию внутренних процессов организации, акцентируя внимание на взаимодействии с сотрудниками и управлении кадровыми документами. Это включает в себя оформление трудовых договоров, учет рабочего времени, обработку отпусков и больничных листов, а также другие HR-процессы, необходимые для эффективной работы компании.
В отличие от этого, электронный документооборот (ЭДО) в первую очередь ориентирован на взаимодействие с внешними участниками — клиентами, поставщиками и партнерами. Он упрощает процесс обмена такими документами, как счета, контракты и коммерческие предложения, что способствует более быстро и прозрачному ведению внешней отчетности и коммуникации. Следовательно, хотя КЭДО и ЭДО используют одни и те же технологические основы, их фокусы и цели существенно отличаются, что делает каждую из систем уникальной и необходимой для полноценного ведения бизнеса.
Хочу внедрить Битрикс24 КЭДО + Госключ — как это сделать?
- Получите от Битрикс24 одобрение заявки. Мы поможем Вам во взаимодействии с нашим партнёром Битрикс24!
- Создайте доверенность на портале "Госуслуги" сотруднику компании, который будет получать API-ключ.
- Получите API-ключ на портале "Госуслуги" для организаций.
- Добавить API-ключ в ваш Битрикс24.
__________________________________________________
Если Вам была интересна эта статья — ставьте палец вверх, и подпишитесь на канал — нас ждёт ещё много интересного по теме IT технологий для бизнеса!
Мы делаем не просто "умные" статьи на сложные темы, но и всегда приводим примеры, чтобы вам было понятнее и вы смогли попробовать на практике лучшие инструменты и решения!
Хотите получить личную консультацию прямо сейчас? Звоните нам — +7 (499) 325-60-16 и пишите на почту social@entersales.ru