📉 (Этап 4 завершение строительного проекта)
Важный процесс, требующий регламент. При отсутствии архивариуса, поручите этот процесс секретарю или инженеру ПТО. Обязательно обучите специалиста, онлайн курсы по по организации архивного хранения документов можно пройти за 2 дня, по цене 3-5 тыс руб. Функционал такого специалиста включает в себя сбор, упорядочивание и хранение всех документов, связанных с проектом, для последующего использования, анализа и отчетности. Правильное архивирование обеспечит доступность информации в будущем и помощь в решении потенциальных споров и проблем с заказчиком и контролирующими органами. Если объект бюджетный, то вопросы могут возникнуть через 5-7 лет, ваша команда может поменяться и без участников проекта будет сложно восстановить весь ход строительства, поможет только правильное хранение всех документов.
1️⃣ Идентификация документов. Определите, какие документы необходимо сохранить. К ним относятся:
🔥Контрактные документы,
🔥Финансовые документы ( включая акты выполненных работ КС2,3),
🔥Техническая документация,
🔥Документы по качеству,
🔥Переписка с заказчиком и участниками проекта,
🔥Фотографии и видео.
2️⃣ Организация документов. Систематизация и упорядочивание для удобного поиска и использования в будущем.
🔥 Категоризация: разделите документы на категории, например, по типам (финансовые, технические, юридические).
🔥Нумерация и индексация: присвойте документам уникальные номера или индексы для их идентификации поиска.
🔥 Создание реестра: создайте реестр документов с указанием их номеров, названий, категорий и мест хранения.
🔥 Сканирование и цифровизация: Сканированию подлежат все 100% документов описанных выше.
3️⃣ Хранение:
🔥Физическое. Подойдет склад или подвал, главное отсутствие грызунов и низкая влажность.
🔥Электронное. Все сканы храним на сервере с усиленной защитой данных. На этом не стоит экономить.
Важные принципы, при архивировании:
⚡️Своевременность -по мере появления документов
⚡️Точность
⚡️Системность - создать процедуру с четкими шагами и правилами упорядочивания
Если под рукой нет сканера, используйте приложение Scannable (или любое другое с функцией сканирования) и выкладывайте отсканированный документ в общую группу проекта или память телефона, для дальнейшего переноса на сервер или в архив.
👥 Жизненный цикл строительного проекта.
➡️ Перемещение техники и ресурсов
⬅️ Перераспределение оставшейся команды
______________________________________________________________________________________ Читайте нас в Telegram 📳 . Поддержать нажмите "Подписаться" 👇