Опоздали с отчетом по ЕФС-1 и получили штраф? Это неприятная ситуация, но не спешите отчаиваться и платить. В некоторых случаях штрафы можно отменить или снизить. Разбираемся, как это сделать, на что ссылаться, и какие примеры из судебной практики могут вам помочь.
Почему назначают штрафы за ЕФС-1 и когда их можно избежать?
Штрафы за несвоевременную сдачу формы ЕФС-1 — довольно частая проблема, с которой сталкиваются бухгалтеры, кадровики и предприниматели. Причины могут быть разными: ошибка в заполнении, технический сбой или простая человеческая забывчивость. Но у вас есть возможность оспорить штраф или полностью его отменить, если знать, на что обратить внимание и как правильно действовать.
1. Отчитались позже, чем работы были выполнены
Если работодатель заключил гражданско-правовой договор (ГПХ) и отчитался об этом позже даты выполнения работ, СФР может посчитать, что отчет сдан с опозданием, и наложить штраф. Но это не всегда законно. Срок предоставления отчета начинается с даты заключения договора, а не с даты выполнения работ. Это подтверждает Минтруд в письме от 04.04.2023 № 14-1/10/В-4784.
Пример из практики: Учреждение заключило договор 16.06 с ведущим концертной программы, которая уже прошла. Бухгалтер подал отчет в понедельник, 19.06, указав дату начала оказания услуг и дату заключения договора. СФР принял отчет, но позже оштрафовал организацию. Суд встал на сторону работодателя, указав, что сроки предоставления отчета были соблюдены, а штраф наложен неправомерно.
2. Отправили корректирующую форму до того, как ошибку обнаружил СФР
Если в поданном отчете была обнаружена ошибка, работодатель имеет право исправить её до того, как СФР сам выявит нарушение. Если корректировка была отправлена вовремя, то штраф не назначается.
Пример из практики: Организация расторгла договор ГПХ и отправила отчет в срок, но позже обнаружила ошибку и направила корректирующую форму. СФР сначала принял отчет, но затем выписал штраф. Суд поддержал работодателя, отметив, что он сам выявил и исправил ошибку, а СФР не имел оснований для наложения штрафа.
3. Отменили отчет и направили новый до обнаружения ошибки СФР
Если работодатель обнаружил ошибку в отчете и решил отменить его, отправив новый отчет, важно сделать это до того, как СФР обнаружит нарушение. В этом случае можно избежать штрафа.
Пример из практики: Работодатель направил отчет, но обнаружил ошибку и направил новый отчет через несколько дней. СФР решил, что организация нарушила сроки, и оштрафовал её. Суд, однако, отменил штраф, указав, что отправка нового отчета взамен отмененного не нарушает требований закона.
4. Технический сбой: как доказать свою невиновность
Бывают ситуации, когда отчет был отправлен вовремя, но из-за технического сбоя СФР его не получил. В этом случае ответственность на работодателя возлагаться не должна. Важно предоставить документальное подтверждение того, что отчет был отправлен в срок — например, уведомление о доставке.
Пример из практики: Отчет был отправлен вовремя, но из-за сбоя на сервере оператора электронного документооборота СФР получил его позже. Суд указал, что работодатель не мог предвидеть технические неполадки и не может быть оштрафован за обстоятельства, которые от него не зависят.
Как избежать штрафов за ЕФС-1 в будущем?
Чтобы минимизировать риск получения штрафов, следуйте нескольким простым рекомендациям:
- Сдавайте отчеты вовремя: используйте напоминания и автоматические системы для контроля сроков сдачи отчетов.
- Проверяйте корректность данных: перед отправкой убедитесь, что все сведения указаны верно, чтобы избежать корректировок.
- Держите связь с оператором ЭДО: если возникают технические проблемы, сразу запрашивайте документы, подтверждающие факт отправки отчета.
Если вы столкнулись с наложением штрафа за несвоевременную сдачу ЕФС-1, не спешите оплачивать его. Проверьте, есть ли основания для оспаривания, и используйте примеры из судебной практики в свою пользу. Хотите знать больше о том, как правильно оформлять и сдавать отчеты, избегать штрафов и уверенно справляться с задачами главного бухгалтера? Приглашаем вас на курс "Старший бухгалтер по оплате труда и кадровому делу + 1С ЗУП" в образовательном центре РУНО. Наши эксперты помогут вам освоить все необходимые навыки и уверенно работать с отчетностью. Записывайтесь уже сегодня и обеспечьте себе уверенное будущее в профессии!