До 17 декабря 2024 года нужно успеть утвердить график отпусков на 2025 год. Составление графика отпусков на год имеет решающее значение для эффективного управления персоналом и поддержания бесперебойной работы предприятия. Расскажем, как составить этот документ в программе 1С:ЗУП.
Для чего нужно составлять график отпусков
График отпусков — это обязательный документ, как для работодателя, так и для его сотрудников. Есть унифицированная форма этого документа № Т-7 — утверждена постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Но можно составить его и по собственной форме.
График отпусков должен быть утвержден не позднее, чем за две недели до начала нового года.
Почему так важно составлять график отпусков:
- Позволяет руководству компании заранее планировать рабочий процесс, чтобы избежать ситуаций, когда большое количество сотрудников отсутствует одновременно.
- Гарантирует, что все сотрудники, работающие в организации, смогут использовать свои отпускные дни в соответствии с законом и внутренними правилами компании.
- Помогает рационально распределить загрузку сотрудников, учитывая периоды пиковой и низкой активности предприятия.
- Позволяет сотрудникам распределить время на свой отдых и семейные мероприятия.
Автоматизировать составление графиков отпусков и прочих кадровых и бухгалтерских документов, связанных с учетом и расчетом заработной платы, помогает программа 1С:ЗУП от 1С:Франчайзи компании RG-Soft. Учет в программе организован в соответствии требованиями законодательства Российской Федерации. Все изменения законодательства, касающиеся учета, оперативно отслеживаются и включаются в состав регулярно выпускаемых обновлений конфигурации.
Как составить график отпусков в 1С:ЗУП
Приведем пошаговое руководство.
Шаг 1: Подготовка к работе
Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права доступа к разделам, связанным с планированием отпусков. Вам понадобится роль Администратора, позволяющая работать с кадровым планированием и графиками отпусков.
Шаг 2: Вход в раздел планирования отпусков
Запустите программу 1С:ЗУП:
Перейдите в раздел «Графики, переносы отпусков»:
Шаг 3: Создание графика отпусков
Нажмите кнопку «Создать», чтобы начать формирование нового графика и выберите пункт «График отпусков»:
Выберите пункт «Добавить», чтобы создать новый график отпусков:
Кстати, вы можете загрузить готовый график отпусков:
Задайте период, на который составляется график (обычно — календарный год):
Шаг 4: Заполнение графика отпусков
В открывшемся окне графика отпусков добавьте сотрудников, которым будет предоставлен отпуск:
Для каждого сотрудника укажите период предоставления отпуска, согласовав его с руководителем подразделения и самим сотрудником.
Проверьте, чтобы периоды отпусков не пересекались для сотрудников одного подразделения или важных специалистов, если это критично для работы организации.
Шаг 5: Утверждение графика отпусков
После заполнения графика отпусков необходимо его утвердить. Это должен сделать руководитель компании или уполномоченное лица.
Шаг 6: Распечатка и информирование сотрудников
Распечатайте утвержденный график отпусков:
Проинформируйте каждого сотрудника о периоде его отпуска индивидуально.
Шаг 7: Ведение учета изменений
Если в течение года возникают изменения в длительности и очередности отпусков (например, по заявлению сотрудника или в связи с изменением производственной необходимости), внесите корректировки в программу:
Шаг 8: Отслеживание исполнения графика отпусков
Регулярно проверяйте исполнение графика отпусков и при необходимости корректируйте его, учитывая текущую ситуацию в компании и пожелания сотрудников. Если в компании нет графика отпусков, ей грозит штраф от 30 тыс. до 50 тыс. руб., ИП — от 1 тыс. до 5 тыс. руб.
Обратите внимание, что интерфейс и функциональные возможности программы 1С:ЗУП могут отличаться в зависимости от версии и настроек системы, поэтому эти шаги могут немного варьироваться. Всегда следуйте актуальному руководству пользователя для вашей версии 1С:ЗУП.
Заключение
Безусловно, один из важных аспектов работы — выбор качественного программного обеспечения. Но для того, чтобы успешно планировать и прогнозировать деятельность компании, необходимо грамотно организовывать взаимодействие между кадровыми специалистами, руководством и сотрудниками.
Программа «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8» позволяет автоматизировать расчеты заработной платы персонала и помогает в реализации кадровой политики организации. Это отличное решение для сотрудников службы персонала и бухгалтерии.