Поговорим о том, кто должен писать регламенты в вашем бизнесе. Это можете быть:
- Вы как собственник
- Ваш топ менеджмент и линейные руководители
- Сотрудники
- Альтернативный вариант, о котором поговорим в конце
В статье разберем плюсы и минусы каждого подхода и попробуем выбрать оптимальный вариант для вашей компании. Усаживайтесь поудобнее, будет полезно!
Меня зовут Петр Таргонский, я основатель компании Systemmatica. Наши клиенты масштабируются и увеличивают выручку благодаря систематизации. И регламенты – ключевой элемент этой системы.
Вариант первый: сам собственник компании
Вы — капитан корабля, стоите на капитанском мостике, раздаёте указания, смотрите вдаль и планируете покорить новые горизонты. Логично предположить, что именно вы должны писать регламенты, ведь вы отлично знаете все тонкости вашего бизнеса.
Плюсы этого подхода:
✔️ Глубокое понимание бизнеса
Вы знаете, как должна работать каждая шестерёнка в вашей компании. Ваш опыт и видение могут помочь создать идеальные регламенты, которые учтут все нюансы.
✔️ Контроль над процессом
Вы уверены, что всё будет сделано так, как вы хотите. Минимум риска, что кто-то не так понял, не нужно ни за кем перепроверять.
Но не всё так радужно:
❌ Главная проблема – недостаток вашего времени
Как капитан корабля, вы заняты управлением командой, решением проблем и участием в операционных процессах. А тут ещё регламенты сядь напиши… Если вы не супергерой, то времени на это может банально не хватить. Тут хотя бы пару минут кофе в тишине попить...
Кстати, уважаемые руководители, напишите в комментариях – есть ли у вас свободное время на написание регламентов?
Ещё из минусов:
❌ Риск выгорания
Составление регламентов — это довольно монотонный процесс. И на моих выступлениях руководители часто спрашивают: “Понимаю, что регламенты нужны, надоело одно и тоже постоянно объяснять… Но каждая попытка вгоняет меня в тоску”. На что я отвечаю: "Поздравляю, вы нормальный человек, которому не нравится заниматься душными процессами”😁
❌ Третий минус – это замыленый взгляд
Проводя много времени в бизнесе, вам всё кажется понятным и привычным. И если вы будете писать инструкции с точки зрения своего восприятия, то многие моменты новичкам будут непонятны, и они как и раньше будут бегать к вам с вопросами. Как итог, у вас сложится ощущение, что регламенты не работают, и вы просто зря потратили время.
Итак, если не писать самому – кто там у вас в компании первые после бога?
Вариант второй: топ-менеджеры и линейные руководители
Эти ребята ежедневно управляют отделами, решают задачи и взаимодействуют с командами. И кажется, что именно они — идеальные кандидаты для создания регламентов.
Ключевой плюс такого варианта – они знают процессы изнутри.
Руководители понимают, как работают их отделы, какие возникают проблемы и как их решать. Они “ближе к телу” и могут знать детали процессов, которых уже не знает собственник.
Кстати, на эту тему был у нас интересный кейс:
В рамках создания базы знаний отдела продаж одной торговой компании мы помимо прочего подробно описывали инструкции по работе в 1С.
Всё это время мы работали с коммерческим директором, но на финальную приёмку пришёл собственник и заявил, что у нас молодой коллектив – не нужно учить их кнопки нажимать, “зачем вы на это время потратили?”. Но в процессе работы коммерческий рассказывал нам, как он бледной тенью полтора месяца ходит за каждым новичком, объясняет, где и куда нажать, смотрит, чтобы они не накосячили где-нибудь в системе. Собственник не был в курсе такого положения дел, потому что коммерческий стойко замыкал весь поток этих проблем на себе.
Возвращаемся к нашим руководителям. Здесь тоже не обошлось без подводных камней:
❌ Первое – это нагрузка
Топ-менеджеры уже перегружены: планирование, отчёты, встречи. Добавить к этому регламенты — значит пожертвовать основными задачами, которые приносят выручку.
❌ Отсутствие навыков написания регламентов
Управлять – это одно, а описывать процессы в виде понятных инструкций — совсем другое. Не каждый руководитель обладает необходимыми навыками для этого.
Собственники надеются, что вот сейчас я найду руководителя, он мне все оцифрует, регламенты напишет и все будет работать как по нотам. Фишка в том, что система в бизнесе – это как самолёт. Авиакомпания не ожидает, что пилот сам построит самолёт. Им нужен профессионал, который умеет управлять готовым аппаратом. В бизнесе тоже самое. Есть руководители систематизаторы и администраторы. Большинство – администраторы, они умеют управлять готовым, но не выстраивать всё с нуля.
❌ Второй минус привлечения руководителей к написанию регламентов – риск субъективности
Руководители могут описывать процессы с учётом своих интересов, что не всегда соответствует интересам компании в целом
Например, директор по маркетингу бьётся за свои KPI и ему не особо интересно, как потом отдел продаж будет справляться с кучей нецелевого трафика, который он нагенерировал. Или РОП с продавцами могут в своих скриптах обещать клиенту лишнего – это может позитивно влиять на продажи, но потом, когда дело доходит до выполнения обязательств, начинаются скандалы и возвраты средств.
Вариант третий: линейные сотрудники
Эти люди своими руками выполняют работу, знают все детали и нюансы. Кажется логичным поручить им создание регламентов для своих областей.
Плюсы:
✔️ Знание практической стороны работы
Сотрудники выполняют одни и те же процессы каждый день и знают, как всё происходит на самом деле. Тут есть интересный побочный эффект. Для руководителя может стать большим сюрпризом то, как в его компании на самом деле всё происходит. Но это скорее позитивный кейс, потому что если бы сотрудник это не описал в инструкции, ещё не известно, когда бы вы узнали, что все работает не так, как вы ожидали.
Но и здесь есть минусы:
❌ Недостаток времени
Сотрудники могут быть перегружены текущими задачами и не иметь ни времени, ни желания заниматься дополнительной работой. “Это не входит в мои обязанности”, “А продавать кто тогда будет?”, “Не для того мама цветочек растила” и т.д.
❌ Отсутствие навыков
Не все умеют чётко и грамотно излагать свои мысли, особенно в письменной форме.
Это действительно боль. Иногда к нам в работу приходят компании, у которых уже что-то описано. И там чаще всего две крайности:
- В документе написано три строчки и это гордо называется “Должностная инструкция”, в которой написано что-то по типу “Моем руки с мылом, ж*пу полотенцем не вытирать”. Безусловно, это лучше чем ничего🙂 Но полноценная база знаний включает в себя много чего.
- Мамкин писака. Я не знаю, кто запустил этот тренд, но почему-то именно в регламентах люди начинают реализовывать свои скрытые таланты писателей. Объемный тексты с кучей лишней информации и мусорных слов. Просто прочитать такое – уже подвиг. А ещё и что-то понять и начать использовать – вообще за гранью фантастики. Как итог, регламент существует чисто для вида, потому что сотрудники не готовы тратить столько времени на поглощение гор текста, чтобы выудить один два тезиса, которые им понадобятся в работе.
❌ Разрозненность стилей
Если регламенты пишут разные люди, они могут получиться в разных стилях, с разной степенью детализации. Без слаженной координации это создаст хаос вместо порядка.
Вариант четвёртый: сторонние компании
Когда внутренние ресурсы ограничены, на помощь приходят специалисты со стороны. Это могут быть компании, специализирующиеся на систематизации бизнеса и написании регламентов.
Плюсы:
✔️ Профессионализм
Эти люди знают, как правильно описывать процессы, структурировать информацию и создавать понятные и эффективные регламенты. У них накоплен опыт описания большого количества бизнесов.
✔️ Свежий взгляд
Внешние специалисты могут увидеть проблемы и возможности, которые не заметны изнутри компании.
✔️ Экономия времени
Ваши сотрудники продолжают заниматься своими прямыми обязанностями, а регламенты создаются параллельно.
Да, услуги специалистов стоят денег, но это инвестиция в будущее. Качественные регламенты — это фундамент эффективной работы бизнеса. Они снижают хаос, обеспечивают единообразие процессов и помогают повысить удовлетворённость клиентов.
Не хотите тратить время на создание регламентов? Обратитесь к нам! Всего два интервью в неделю — и мы регулярно пополняем вашу базу знаний новыми страницами.
Если статья оказалась полезной — поделитесь ей с коллегами, которым это может пригодиться. Присоединяйтесь к моему Telegram-каналу, где я делюсь полезными материалами по систематизации бизнеса и управлению.