В одном чёрном-чёрном городе было чёрное-чёрное агентство по организации мероприятий. И одной чёрной-чёрной ночью случилось вот что...
Все персонажи вымышлены, а совпадения случайны.
Самый сложный заказчик, это заказчик-эксперт (чаще, это псевдо-эксперт, который думает, что он разбирается лучше вас в отрасли). Мы всегда задаемся вопросом: «а мы тут для чего?». Ответ не получаем, но подкармливаем свой синдром самозванца. Наверно это самый красный из всех флагов, когда вам потенциальный заказчик говорит: «а я в студенчестве занималась вот этим, у меня огромная экспертиза, я знаю как нужно…». Дальше, весь ваш многолетний профессиональный опыт будет разбиваться о стену непонимания и неприятия. Потому что вас нанимают, чтобы вы делали, так как скажут, укрепляя самомнение клиента. Никакая аналитика, профессиональный взгляд, опросы респондентов и адекватная логика и рационализм ситуацию не спасут.
У каждого был такой клиент, мы уверены. И мы, не исключение. Рассказываем, какие выводы мы вынесли и почему больше на такое не соглашаемся.
Это было давно, в самом начале нашей работы в event-индустрии. Нас заказали на мероприятие, которое заказчик проводил впервые. Да, это был тот самый заказчик, который «я знаю в ивентах примерно всё…» И тут мы собрали целый букет факапов, из которых наша экспертиза выросла еще сильнее!
На протяжении всего проекта, у нас складывалось ощущение, что мы попали в какой-то сюрреалистический ситком, и с каждым днем становилось все сложнее психологически выдерживать и ожидать кульминации сериала!
Мы всегда за, чтобы клиент был в курсе и погружен в процесс, для этого сами инициируем встречи, созвоны или ежедневные/еженедельные отчеты в чатах. Тут тоже, к каждому созвону мы готовили чек-листы о выполнении работ по подготовке. Мы были уверены, что это что-то важное и нужное, иначе мы просто теряем время! Как же мы удивились, за 2 дня до мероприятия, на созвоне, когда увидели, что заказчик открыл все эти чек-листы впервые за месяц! Нет ничего хуже, чем делать никому не нужную работу!
Критично было и на самом старте, при согласовании бюджета. Мы не раздуваем смету, это не наш стиль. Но адекватно рассчитать количество еды для гостей - это база! Столкнулись с тем, что клиент решил порезать всё меню, аргументируя, что: «ему виднее»! А за несколько часов до начала мероприятия, мы получаем агрессивную обратную связь, что еды мало! И как мы могли так мало заказать?! Люди будут голодные! Мы всегда готовы к разного рода форс-мажорам, иначе в этой сфере никак, и мы смогли договориться с площадкой об открытии баров и выносу дополнительной еды. Кстати, деньги на это, в итоге нашлись.
Деньги не нашлись и на усиленный интернет для площадки, который был необходим. Убеждения о том, что некоторые операторы просто не ловят в помещении, были не услышаны. Но, за несколько дней до мероприятия мы вновь получили обратную связь о том, что: «как это мы не настояли на усиленном интернете?!» Как вы понимаете, на это деньги тоже нашлись! Только это уже были наши деньги. Иногда, сохраняя имидж и лицо компании, мы шли и на такие вещи, когда сводили всю прибыль с мероприятия до минимальных значений. Хорошо, что это пройденный этап и мы научились работать иначе!
Были и другие моменты. Когда мы получали презентации спикеров накануне, перед самими выступлениями, и вот, в моменте, спикер решает что-то поменять в выступлении! А их просто не успели задизайнить. Хотя презентации изначально не были нашей зоной ответственности, за считанные минуты до выхода спикера на сцену, ответственность резко переходила к нам! И все недоработки с открытием видео и технические моменты - это тоже становилось именно нашей проблемой.
Чему мы научились? Кроме того, что нужно начинать пить успокоительные за месяц до мероприятия?)
Мы внедрили базовые принципы, по которым работаем абсолютно с каждым клиентом:
- Составленное и подписанное ТЗ. Оно составляется на основании заполненного брифа. Если требуются изменения, то подписываем дополнительное соглашение об изменениях ТЗ. На, «ну давай так решим, по-дружески», «даю слово пацана» теперь не ведёмся. Мы исключаем момент «ну мы же так говорили». Бюрократия? Нет, не думаем! Адекватность в работе и наша защита - это да!
- Внедрили документ по оценки рисков. Любые кризисные моменты и риски мы также озвучиваем настойчиво, оцениваем степень этих рисков и передаем заказчику. Если для заказчика это окей, он подписывает. Таким образом мы снимаем с себя ответственность за то, что клиент не захотел делать и решил проигнорировать, сэкономив деньги.
- Научились отказывать клиентам. Ментальное здоровье - это самое дорогое в жизни! Если на первом этапе с заказчиком не случается мэтч, то мы отказываемся от работы. Да, и это нормально!
Ну и самое главное! То, что не убивает, делает тебя сильнее! В бизнесе это правило работает на 100 процентов! Мы становимся сильнее, опытнее и дружнее! Потому что преодоление любых сложностей сплочает команду! А сложные кейсы - это возможность проанализировать и сделать в следующий раз иначе. А личный бренд и адекватное человеческое общение - это самая важная ценность в любой работе!