Чтобы всё успевать, сначала нужно разобрать, что же это такое ― «всё», как его разбить на посильные задачи и втиснуть в календарь. В тайм-менеджменте десятки полезных инструментов управления временем. Но они могут дать сбой, если используются неверно.
Команда «Траектории роста» выбрала три популярные техники тайм-менеджмента для анализа: Pomodoro, принцип девяти дел и «Автофокус». Мы разберём, как они работают и почему иногда не помогают справиться со всеми запланированными делами.
Метод помидора в тайм-менеджменте
Правильное название ― Pomodoro, так по-итальянски называется томат. Этот приём придумал Франческо Чирилло в 80-е гг. прошлого века. Преимущество метода «помидора» в простоте и удобстве. Использовать его можно для разных задач: повседневных дел, рабочих процессов, учёбы и т. д.
Суть метода
Разбейте работу на 25-минутные циклы. В это время нельзя ни на что отвлекаться. Как только таймер отсчитает 25 мин, сделайте паузу, отдохните 5 минут и перейдите ко второму циклу. После четырёх подходов обязателен большой перерыв ― не менее получаса. Если требуется, повторите круг из четырёх циклов.
В чём проблема
Не все задачи можно разбить на короткие циклы. Творческая работа предполагает полное погружение на больший срок, и вынужденный перерыв только помешает вдохновению или отпугнёт внезапную идею. Также метод Pomodoro не поможет, если вы действуете по строго установленному распорядку ― вписать в плотный график 25-минутные интервалы не получится.
Как решить
«Помидор» в тайм-менеджменте ― популярный, но не единственный метод. Он идеально подходит для больших и повторяющихся задач, а также рутины. С его помощью можно вовремя сдать проект, подготовиться к экзаменам или привести в порядок дом к предстоящим праздникам. Используя эту технику, вы сможете наконец сделать те дела, которые долго откладывали.
Однако разбивка на 25-минутные интервалы нецелесообразна для той деятельности, которая основана на спонтанных решениях, активной коммуникации с другими участниками и креативной работе. Для подобных задач есть другие методы. Например, в командной работе эффективен канбан, а в творческих проектах ― «Автофокус». Именно о нём мы сейчас и поговорим.
«Автофокус»
Его автором считается Марк Форстер ― британский эксперт по тайм-менеджменту. Прелесть метода в отсутствии жёстких рамок. Здесь не нужно выставлять точный срок и определять, какое из дел важнее. Все поставленные задачи выполняются в соответствии с ресурсным состоянием.
Суть метода
Сначала составьте список необходимых дел, причём всех: однократных, повторяющихся, связанных с работой или домашними обязанностями и т. д. Список может быть очень большим, и это хорошо. Тогда вы точно не пропустите то, что собирались сделать давно, но никак не доходили руки.
Что дальше:
- бегло просмотрите список, не останавливаясь конкретно ни на одной задаче ― вам нужно охватить всю картину целиком;
- пометьте те задачи, которые внутренне откликнулись;
- приступите к выполнению первого дела в списке, где стоит пометка;
- если вы выполнили пункт, вычеркните его, а если не завершили, то перенесите задачу в конец списка;
- перейдите к следующей пометке и повторяйте до тех пор, пока выбранные вами задачи не закончатся.
И так можно повторять множество раз. Чтобы удобнее было перемещать и вычёркивать пункты, рекомендуем пользоваться электронными сервисами. Впрочем, вести список дел можно и в блокноте.
В чём проблема
Количество задач может показаться бесконечным, а это угнетает психику и снижает мотивацию. Также сложно работать со списком, где переплетены задачи из нескольких областей ― невозможно переключиться с одного дела на другое, если для этого нужно находиться в разных местах в разное время.
А ещё метод не подходит для горящих проектов. Если задача большая, требует от вас много ресурсов, да ещё и должна быть выполнена ко времени, то техника Pomodoro, о которой мы говорили выше, будет как нельзя кстати.
Как решить
Что касается бесконечности дел, то метод «Автофокуса» даёт возможность оценить, а все ли пункты нужно делать. Увидев, что одна и та же задача несколько раз попадает в конец списка незаконченной, вы поймёте, что ей вообще не нужно заниматься и вычеркнете её раз и навсегда.
Ещё вы можете работать над списком блоками. Допустим, у вас получилось несколько страниц (блоков) с делами. Тогда начните с первой, а после её выполнения беритесь за вторую.
Когда переплетаются личные дела и рабочие задачи, рекомендуем составить два списка. Над одним вы будете работать дома, над другим ― в офисе. Тогда вы не запутаетесь в задачах и сосредоточитесь на том, что можете выполнить в конкретном месте в определённый диапазон времени.
Принцип девяти дел
Изначально эта техника применялась для бизнеса, но она полезна и в повседневных делах. Её главное преимущество ― нацеленность на результат, а не привязка к сроку или количеству затраченного времени.
Суть метода
Принцип девяти дел ещё называют «1–3–5». Когда задач много, нужно поделить их по степени сложности и составить список, в котором будет одно большое дело, три средних по сложности выполнения и пять небольших. Такой подход помогает работать сразу над несколькими задачами, а к концу дня у вас будет девять выполненных дел.
Очередность планов не столь важна. Понятно, что самый трудный будет и ресурсозатратным. Вероятно, его придётся выполнять в несколько этапов в течение дня, а в перерывах вполне можно справиться с небольшими заданиями.
У принципа девяти дел есть упрощённый аналог – принцип трёх дел. Мы не будем подробно на нём останавливаться. Разница лишь в том, что нужно сосредоточиться на трёх проектах и переключаться между ними.
Считается, что первый метод более действенный, т. к. при выполнении маленьких задач человек получает дозу эндорфинов, которые отвечают за удовлетворённость. Но с другой стороны, фокус на трёх делах помогает не распыляться. Какой из методов лучше, можно понять только опытным путём.
В чём проблема
Во-первых, в план сложно вписать внезапные задачи. Если на день уже заложено девять дел, десятое способно перевернуть всё с ног на голову.
Во-вторых, не всегда удаётся определить задачи по тяжести выполнения. И если большие проекты редко бывают легче, чем предполагалось, то маленькие задачи могут внезапно оказаться гораздо сложнее. А это снижает эффективность планирования и заставляет работать на износ, лишь бы успеть переделать всё задуманное на день.
Как решить
Оставляйте место для манёвра, если форс-мажоры для вас не редкость. Необязательно придерживаться строгих цифр. Пусть это будет соотношение не 1–3–5, а 1–2–3 или 1–1–7, если вы регулярно попадаете в круговорот многочисленных, но небольших ежедневных задач.
Когда предположительно лёгкое дело вдруг оказывается сложным, используйте технику Pomodoro ― дробите его на 25-минутные задачи и выполняйте циклами.
________________________
Мы не зря назвали статью «тайм-менеджмент по-взрослому». Ни один инструмент управления временем не поможет, если применять его с детской уверенностью, что он сработает сам по себе. Любой метод приходится адаптировать к личным обстоятельствам, чередовать техники и отслеживать результат.
Плохих инструментов не бывает. Но если они неэффективны, нужно вернуться к самому началу: определить цель, уточнить сроки, оценить ресурсы.
Пишите в комментариях, знакомы ли вам упомянутые техники. А если вы уже достигли высшей ступеньки мастерства в тайм-менеджменте, обязательно поделитесь секретами с читателями канала «Траектория роста».