В конце года у каждого сотрудника компании свои отчеты и планы. Но есть обязательный документ, который все формирует вместе – это график отпусков. Одни тыкают пальцем в календарь с закрытыми глазами, другие звонят мужу или жене, третьи гадаю на кофейной гуще – у каждого свой подход. Сотрудники кадровой службы регулярно торопят, напоминают и пытаются свести все в единую таблицу.
Что необходимо учесть при подготовке графика отпусков?
При планировании и составлении графика отпусков необходимо обратить внимание не только на даты и сезоны, но и то, чтобы рабочие процессы не пострадали. Для этого ПБ рекомендует:
- Определить взаимозамещающих сотрудников по ключевым задачам и функционалу, и исключить совпадение их отпусков.
- Иметь представление об общей картине периодов отпусков сотрудников, чтобы избежать ситуации, когда в отделе останется «один за всех».
- Учитывать пожелания сотрудников.
- Заранее и с минимальными затратами ресурсов оповестить сотрудников о необходимости предоставить данные по отпускам на будущий год. И также оперативно и безболезненно организовать контроль сбора этой информации.
Реализовать последний пункт вам поможет сервис «1С:Кабинет сотрудника»
Проблемы, которые чаще всего встречаются при создании графика отпусков
- Сотрудник игнорирует запрос потому что не получил или потерял сообщение.
- Сотрудник никак не может определиться с датами, потому что не может договориться с семьей, потому что в августе высокий сезон, а в мае у тети Гали из Подольска день рождения.
- Весь отдел хочет уйти в отпуск в августе и никто не готов уступить.
Как поможет в составлении графика «1С:Кабинет сотрудника?»
«1С:Кабинет сотрудника» – самый распространённый в России сервис кадрового электронного документооборота (по версии портала TheHRD). Сервис помогает упорядочить взаимодействие между сотрудниками и кадровыми службами внутри организации.
Оценить полный функционал сервиса модно здесь
Давайте дальше рассмотрим, как сервис работает с графиками отпусков в «1С:Зарплата и Управление персоналом».
Условно определим 4 стадии работы с графиком отпусков:
1. Сбор информации от сотрудников;
2. Утверждение графика;
3. Подача заявления на отпуск от конкретного сотрудника через «1С:Кабинет сотрудника»;
4. Создание кадровых документов, отражающих отпуск в 1С:ЗУП, на основании данных об отпуске в сервисе.
Подробнее рассмотрим каждую стадию.
Сбор информации от сотрудников
В разделе Кадры выбираем раздел Сбор графиков отпусков и создаём новый сбор.
После чего отслеживаем предоставление данных по каждому подразделению.
Каждый сотрудник компании, подключенный к сервису «1С:Кабинет сотрудника» через мобильный телефон получит запрос о необходимости предоставить информацию об отпуске – простая форма, в которой необходимо указать даты, а в текстовом поле ввести комментарий или задать вопрос. Для тех, у кого нет мобильной версии сервиса, существует веб-версия, в которой можно также заполнить форму.
После отправки формы – данные поступают руководителю для утверждения.
Утверждение графика
Даты из заявления сотрудника отображаются у руководителя в Кабинете руководителя сервиса. Для утверждения отпусков рекомендуется заходить в сервис через браузер. Также можно назначить Заместителя и наделить его правами согласования через свой Кабинет.
После получения данные от всех сотрудников можно завершить сбор и сформировать график отпусков. Вся информация перенесется автоматически.
Подача заявления на отпуск от конкретного сотрудника
Когда наступит время отпуска, сервис пришлет автоматическое напоминание сотруднику о подачи заявления.
Сотрудник, используя данные графика, создаст заявление, в котором можно указать:
- даты отпуска;
- способ экстренной связи;
- своих замещающих и ответственных лиц по различным вопросам.
Итоговое заявление подписывается бесплатной простой электронной подписью, сформированной в сервисе.
В случае, когда вам необходимо напомнить коллегам, чья работа связана с вами и важно знать о вашем отпуске, можно настроить уведомления об отсутствии. Уведомление получит список выбранных сотрудников. Эта удобная функция и помогает избежать затягивания важных процессов.
Создание кадровых документов в 1С:ЗУП
Бухгалтер получит сформированное заявление на отпуск в программе «1С:Зарплата и управление персоналом» в список «Мои задачи». В несколько простых операций на основании заявления система сформирует необходимые документы.
После чего сотруднику в сервис «1С:Кабинет сотрудника» вернется приказ о предоставлении отпуска для подписи. Приказ необходимо подписать ЭП, сформированной также в сервисе, а бухгалтер отслеживает подписание. Автоматизация этого процесса исключает необходимость идти или ехать в бухгалтерию, а также передавать документы внутренней почтой. Оперативно и удобно.
Напоминаем: в соответствии со ст.123 ТК РФ, график отпусков на 2025 год должен быть утверждён не позднее, чем 17 декабря 2024 года.
ПБ рекомендует – подключите сервис «1С:Кабинет сотрудника», позаботьтесь о своей работе в 2025 году уже сегодня.
Узнайте больше о сервисе «1С:Кабинет сотрудника» и кадровом ЭДО !