Обучение проектной команды и реализация проекта по оптимизации процессов Учебного центра крупного ремонтно-строительного предприятия
- Сроки обучения:
С 12 декабря 2022 по 16 июня 2023 г.
- Регион:
Красноярский край
- Цель:
Повышение производительности учебного центра по количеству человеко-мероприятий, формирование навыков реализации проекта у команды
- Тип обучения:
Очная работа с командой на территории учебного центра – 5 дней в месяц и онлайн встречи – 2 раза в неделю 3 часа по сопровождению проектной команды (1 час: контроль и мониторинг выполнения задач и мероприятий по улучшению, при необходимости анализ отклонений и корректировка плана работы, 2 часа – методологическая работа индивидуально или в команде, обратная связь по выполненным задачам, разработанным документам.)
- Методология:
Управление проектом улучшений, бережливые технологии
Постановка целей и запуск проекта
На конференции InterForum наш эксперт получил запрос на обучение сотрудников Учебного центра по управлению проектами улучшений.
Мы провели совместную встречу с Заказчиком для уточнения запроса, целей и ожидаемого результата. Как правило, на этих встречах эксперт предлагает варианты решения задачи по запросу, Заказчик «примеряет» подходы, обозначает ожидаемый результат и вместе определяют важные вехи дорожной карты проекта, уточняют целевые показатели.
Руководитель центра обозначил главную цель на текущий год – увеличение количества обученных слушателей в 3,7 раз без увеличения численности сотрудников, сопровождающих обучение. Обучение проводится на обучающей платформе онлайн. Время на прохождение обучения сотрудником определено законодательством в зависимости от количества областей обучения по программе повышения квалификации. Без учета времени на обучение Заказчик ждал 16 календарных дней оформление заявки на обучение, допуск сотрудников на обучающую онлайн-платформу и получение документов, подтверждающих успешное прохождение обучения. Это максимальное время ожидания, которое зафиксировали при сборе данных в проекте.
Руководитель учебного центра совместно с экспертом определили наиболее полезным формат практико-ориентированного обучения, где сотрудники изучают проектное управление и сразу применяют знания и инструменты в своей практике. При таком подходе проектная команда получает результат, укрепляет веру в свои силы и дальше улучшает процессы без помощи консультантов. В итоге родилась дорожная карта проекта, сформирован график работы, цели, инструменты и описание результата каждого этапа.
Проектная команда
Формирование проектной команды началось до первой рабочей встречи. Предварительно Заказчик определил руководителя проекта и участников команды.
В целом изначально команда была подобрана грамотно. В команду вошли 11 человек - в основном опытные, компетентные специалисты и руководители всех кроссфункциональных подразделений. Осталось распределить роли внутри команды.
Мы сделали это с помощью теста Белбина: уточнили сильные стороны каждого и договорились: кто за что отвечает. При этом учли риск возможного отсутствия кого-то из команды - частая жизненная ситуация при реализации проекта, лучше сразу ее предусмотреть. Два человека выполняли одну задачу, только каждый, например, хронометрировал свою часть операций, и мог «подхватить» в случае необходимости задачу другого.
Задачи распределили так, чтобы в целом участник отработал инструменты оптимизации процесса, а в дальнейшем при масштабировании улучшений на следующие процессы мог самостоятельно их полноценно применить.
Скачать тесты Белбина здесь
Технологии и инструменты для оптимизации процесса
Итак, бережливые технологии и инструменты, которые освоила команда:
- DMAIC. Методология управления проектом улучшений
- Система 5(6)C. Рациональная организация рабочих мест в кабинетах и на сетевых дисках с электронными документами анкетирование клиентов процесса, интервью участников процесса, хронометраж операций, картирование процесса, расчет эффективности процесса, мониторинг равномерности загрузки сотрудников УЦ
- Инструменты сбора данных по процессу. Анкетирование клиентов процесса, интервью участников процесса, хронометраж операций, картирование процесса, расчет эффективности процесса, мониторинг равномерности загрузки сотрудников УЦ
- Инструменты поиска, выявления первопричин и решения проблем. Ранжирование проблем, приоритезация проблем (Диаграммы Парето), паспорт решения проблем, 5Почему, древовидная диаграмма, диаграмма Исикавы
- Инструменты реализации и мониторинга. Разработка, реализация и мониторинг плана-графика мероприятий по устранению первопричин проблем в процессе для достижения целей проекта
- Презентация проекта. Разработка презентации в PowerPoint и защита проекта перед начальником и сотрудниками Учебного центра
- Канбан-доска. Инструмент управления задачами
- Стандартизация запуска и закрытия обучения инструктором
Проектная команда создает свое особенное информационное поле и атмосферу: чем человек больше отдает команде, тем больше находит для себя нового и полезного.
Я для себя в «набор инструментов» взяла программный продукт для ранжирования проблем после интервью на страте проекта. Коллеги из Учебного центра предложили использовать эту программу, и мы ее применили.
Результаты проекта
Проектная команда за 6 месяцев работы без отрыва от производственных задач достигла результатов:
- Сократили количество операций в процессе с 35 до 12
- Сократили время ожидания Заказчиками обучения и выдачи удостоверений по ДПО с 24 календарных дней до 3
- Увеличили эффективность процесса обучения по ДПО на 40%, по охране труда на 38%
- По ходу организации рабочих мест по 5(6) С разработали модель сетевой папки для размещения информации по обучению
- Сократили количество отчетных таблиц с 6 до 2
- Для стандартизации процесса разработали 4 инструкции по запуску и завершению обучения
- Сформировали пул задач для дальнейшей автоматизации процесса
Автор проекта и статьи: Анна Брюханова