Как правильно распределить задачи, чтобы не выгореть при замещении руководителя или коллеги, чтобы не выгореть, рассказала Надежда Волкова, HR BP, LANTA Talent Solutions.
Замещение руководителя
Если вы замещаете руководителя очень важно правильно организовать свои задачи, чтобы обеспечить бесперебойную работу команды и поддерживать мотивацию сотрудников, а также не забывать про свой функционал:
· Проведите анализ текущих задач, статус их выполнения и план работ.
· Обсудите с коллективом план и проблемы, которые существуют для его выполнения. Это позволит получить полную картину происходящего и принять верные решения.
· Расставьте приоритеты, выделите важные и срочные дела, которые необходимо выполнить в первую очередь, а что может подождать, разделив их по матрице Эйзенхауэра – важные-не важные, срочные-не срочные.
· Будьте доступны для сотрудников. Они будут знать, как и когда могут обратиться с вопросами или затруднениями в решении своих рабочих задач.
· Делегируйте и доверяйте. Это снизит персональную нагрузку и позволит распределить принятие решений в рамках компетенций, увеличит самостоятельность сотрудников и будет работать на достижение общего результата.
· Обновляйте статусы. Информируйте команду об изменениях в выполнении задач, чтобы все синхронизировались и понимали свой вклад в достижение общей цели.
· Делитесь обратной связью. При контроле прогресса поддерживайте коллектив и поощряйте выдающиеся результаты для повышения общей мотивации.
· Работайте над отчетностью. В конце периода замещения всегда необходимо собрать информацию о проделанной работе и её результатах. Можно делать это заранее и без спешки.
Замещение коллеги
Если вы замещаете коллегу, чтобы не выгореть от повышенной нагрузки, очень важно выполнить следующие шаги:
· Составьте список задач и определите их приоритетность по матрице Эйзенхауэра или аналогичным системам.
· Делегируйте и не бойтесь это делать. Делегирование поможет определить сильные и слабые стороны команды, и в будущем выстраивать эффективную коммуникацию для других задач и проектов.
· Устанавливайте реалистичные сроки. Не перегружайте себя и обсуждайте сроки с командой, чтобы они были согласованы и возможны.
· Будьте открыты. Выслушивайте предложения и инициативы, чтобы сделать работу более продуктивной.
· Заботьтесь о себе. Делайте перерывы, чтобы избежать усталости, и используйте техники релаксации или включите в свое расписание физическую активность, чтобы переключиться. И не работайте во внерабочее время.
· Не берите на себя слишком много. Научитесь говорить «нет» или обсуждать сроки, если они заведомо нереалистичны.
· Запрашивайте и давайте обратную связь. Это позволит корректировать планы в режиме реального времени и решать проблемы более оперативно.
· Подводите итоги. В конце периода замещения проанализируйте что сработало, а что нет, и как можно улучшить процессы, которые показали свое несовершенство.