Прелесть удаленной работы вдруг осознали все – как работники, так и работодатели. Первые получили свободный график и возможность планировать рабочий день самостоятельно. Вторые поняли, что качество работы при этом отнюдь не страдает – наоборот, повышается. Более того, можно сэкономить на дорогостоящей аренде офиса.
Дело за малым – обустроить свое домашнее рабочее место правильно. Одно дело офис: стул, стол, «клава», монитор, а дальше хоть трава не расти. Дома же бросаются в глаза полки и стеллажи, нагруженные непонятно чем. Стопки бумаг, отдаленно напоминающих рабочие документы. Кружка с недопитым чаем. Коврик для мыши, явно знавший лучшие времена. Признайтесь честно: с удовольствием ли вы садитесь за свой рабочий стол? Не тянет ли взять любимый ноутбук и переместиться на кухню, поближе к народу? Между тем, создать идеальный домашний офис вовсе не трудно. Разберем несколько важных составляющих успеха.
Ваши мечты и их воплощение. С этого и начнем. Зажмурьтесь и представьте, каким вы представляете свое рабочее место в идеале. Соотнесите с действительностью. Решите, какие шаги надо предпринять. Возможно, что-то экстренно удалить. Напротив, докупить что-то более функциональное – удобное кресло, тумбу, стеллажи. Подумайте, как лучше расположить сам стол. Не бойтесь причинить неудобств – извините, это работа, это ваш хлеб. Также решите, что из декора (фотографии, фоторамки, картины) вдохновило бы вас на работу и рабочие идеи. Наконец, последнее: хотите ли вы делить свое рабочее место с кем-то еще (с ребенком-школьником, пускать малышей посмотреть на компе мультики и т.д.).
Удаляем и отсекаем лишнее. Без лишних сожалений и сентиментальностей. Только что вы решили, чего хотите достичь. Переходите от грез к реальности. Осмотрите всё вокруг. Что-то явно мешает, кажется лишним – удаляем, перемещаем, выбрасываем.
Очищаем рабочий стол. Подчеркнем – весь стол! Составьте и уберите со стола всё, оставьте его чистым. Хорошенько, с использованием чистящих средств, наведите порядок. Затем полегоньку и потихоньку расставляйте на столе то, что реально нужно для работы, что должно находиться под рукой совершенно точно.
Очищаем пол. Не исключено, что вы умудрились захламить даже пол – оргтехникой, разными коробками, папками и т.д. Открываем секрет: пол должен быть чистым. В продолжение этих мыслей, подобрав нужным вещам и предметам место для хранения, вымойте пол.
Раскладываем всё по порядку – ящичкам и полочкам. Для этого придется произвести капитальную ревизию всего вашего рабочего места. Вынимайте и извлекайте всё, что сможете вынуть и извлечь. Далее раскладывайте по категориям: канцелярские принадлежности; случайные и неопознанные вещи; вещи, в которых отпала практическая надобность; мусор; вещи, которые вам дороги или хранятся с определенной целью; рабочие документы в файлах и папках. Это примерный перечень – вы можете его расширить по личному усмотрению.
Разбираемся с канцелярщиной. А также с другими вещами, не являющимися документами. Во-первых, наводим порядок с ручками, карандашами, фломастерами, линейками, скотчем и иными канцелярскими принадлежностями. Стараемся всё минимизировать – конечно, в соответствии с потребностями. Из всех канцелярских принадлежностей оставляем самое лучшее – качественное, исправное, надежное, востребованное. Если вдруг при разборке попадется какая-нибудь «сентиментальная» вещь, навевающая воспоминания – не торопитесь отправлять ее бездумно в мусор. Отложите в отдельный короб или контейнер. Решите, как поступить с этой вещью, чуть позже, чтобы не жалеть о необдуманном поступке.
Рабочие документы. Видов документов много, и далеко не всё следует бережно хранить. Так, пришел счет за услуги ЖКХ. Вы уплатили в срок. Есть ли смысл делать подшивку из квитанций? В наше время, когда буквально всё оцифровано, такого смысла нет. Переходим теперь чисто к работе. Условно документы делятся на «Срочные», «Сейчас на исполнении», «Контроль», «Исполненные». Разложите документы по файлам, папкам или лоткам – как удобно, как легче. Разберитесь с исполненными документами. Есть, например, документы строгой отчетности. А есть из категории «исполнил и забыл». Логично, что документы последнего вида следует тут же утилизировать.
Опять же (в идеале), принимая решение об утилизации той или иной бумаги, следует хорошенько задуматься. Возможно, что-то есть смысл отсканировать и переместить в облако. Какую-то информацию можно восстановить путем поиска в интернете. Принимая решение, одновременно взвешивайте возможные последствия утраты той или иной бумаги.
Обзаведитесь всем необходимым для учета и хранения документации. Любой канцелярский работник вам расскажет – бумажная работа любит системность и усидчивость. «Авось прокатит», - так это не работает. Все важные документы должны быть систематизированы, отсортированы, накоплены в папке-скоросшивателе или номенклатурном деле. Так или иначе, любой нужный документ (даже позапрошлогодний) должен быть найден за считаные минуты. Продумайте всю систему – какие дела, папки, файлы вам пригодятся. Как и где всё это хранить. Находясь на ответственной работе, создайте дополнительные инструкции, чтобы в случае необходимости в ваших бумагах разобрался коллега или другое уполномоченное должностное лицо.
Не всё и не сразу. Надеемся, наши советы пригодятся. Помните главное – за один день и даже за выходные полностью не управитесь. Разбейте работу на участки и руководствуйтесь принципом приоритетности. Всё получится!
Подписывайтесь на наш канал, чтобы регулярно узнавать еще больше интересной и полезной информации!