Компания “Виста-Сервис” работает на рынке уже более 15 лет. На ее счету обслуживание инженерных систем и коммуникаций у более чем 500 объектов недвижимости, включая ТЦ, офисы и сетевые магазины.
Столкнувшись с растущим объемом заявок, компания приняла решение перейти с использования Excel для учета заявок на систему Okdesk. В статье расскажем, как этот переход повлиял на рост клиентов и изменил бизнес-процессы.
Как было раньше
Ранее компания использовала таблицы Excel и диспетчеров для управления заявками. Поначалу этого было достаточно. Но по мере развития бизнеса и увеличения количества заявок, управлять таблицами вручную стало сложнее. Возникали случаи, когда данные вовремя не обновлялись из-за болезни сотрудников или других факторов. Это создавало множество проблем и требовало поиска альтернативных решений. По сути, перед руководством стоял выбор — нанимать для этой работы отдельных сотрудников, либо использовать средства автоматизации.
Когда компания получила новый крупный проект, необходимость в более современном инструменте стала очевидной. Руководство “Виста-Сервис” остановило свой выбор на Okdesk, так как предыдущие попытки использовать другие программы не принесли успеха. От идеи внедрить Битрикс отказались почти сразу: для рабочих процессов в офисе он так и не прижился.
Переход на автоматизацию
Внедрение системы проводилось постепенно, начиная с одного из новых крупных проектов — сети детских магазинов. Чтобы реализовать проект, была набрана команда сотрудников, у которых уже был опыт работы с Okdesk. Благодаря этому удалось провести пробное внедрение с небольшими рисками. В результате система начала работать быстро и без серьезных проблем.
Изначально Okdesk применялся только для учета заявок и контроля работы выездных специалистов, но со временем его возможности расширились. На следующем этапе внедрение охватило смежные отделы — сметный и бухгалтерский. Отдел смет, который отвечает за подготовку предложений и расчетов, начал использовать эту программу для учета своих задач. Затем к системе присоединилась бухгалтерия, что позволило объединить финансовые процессы с основными рабочими задачами.
Как и при любом внедрении новых технологий, не обошлось без трудностей. Некоторые работники столкнулись с проблемами при освоении системы, особенно те, кто был хуже знаком с цифровыми инструментами. Но руководители компании решили придерживаться плана, и сотрудники постепенно приспособились к изменениям.
Что дал переход на Okdesk
- Теперь процесс обработки заявок происходит быстрее и с меньшим количеством ошибок. Электронная почта автоматически распределяет запросы между специалистами в зависимости от их специализации и местоположения. Это сокращает время реакции на запросы и повышает эффективность работы.
- Инструмент позволяет оперативно реагировать на экстренные вызовы в течение трех часов.
- Система дает возможность следить за статусом заявок в реальном времени. Начальство видит, какие задачи выполняются, а какие нуждаются в дополнительном внимании. Благодаря этому получается вовремя замечать задержки и избегать просрочек.
- Внедрение Okdesk стало важным событием для специалистов, работающих на объектах клиентов. Они получили доступ к мобильному приложению, которое позволяет быстро узнавать о задачах, оставлять замечания и уточнения, а также загружать фотографии и подписанные клиентами документы. Это не только упростило выполнение задач, но и улучшило коммуникацию с заказчиками.
- Благодаря отслеживанию местоположения сотрудников, руководители могут эффективнее контролировать логистику и распределение ресурсов.
- Клиенты получили возможность видеть прогресс выполнения заявок через клиентский портал. Там они могут отслеживать состояние своих обращений, просматривать фотографии, сделанные во время визита инженера, и даже изучить сметы. Многие клиенты оценили эту функцию.
В целом внедрение Okdesk позволило компании структурировать свою работу, автоматизировать процесс распределения и контроля выполнения заявок, а также улучшить качество обслуживания клиентов. В дальнейшем планируется и дальше развивать эту систему, в том числе создать внутреннюю библиотеку данных для сотрудников.
Узнать подробнее о том, как проходил переход на автоматизацию в компании “Виста-Сервис”, можно на сайте Okdesk.