Участие в торгах требует знания множества нюансов и внимательной работы с документами. Самостоятельной подготовки не всегда достаточно: даже опытные поставщики совершают ошибки, которые могут стоить им победы в тендере или репутации. Рассказываем, когда, на каких этапах и как именно могут помочь специалисты тендерного сопровождения.
На каких этапах участия в тендере может потребоваться сопровождение
Любой тендер связан для поставщика с риском совершить ошибку, из-за которой вырастает вероятность проиграть, получить штраф или даже оказаться в реестре недобросовестных участников торгов.
Трудности могут возникнуть на любом из этапов участия в закупке: и при подготовке к торгам, и при подписании контракта. Чтобы повысить свои шансы на победу, поставщики обращаются к услуге тендерного сопровождения — делегируют специалистам один или несколько этапов работы.
Подготовка к началу закупочной деятельности
- В чем сложность. Для участия в тендере компании нужно получить электронную подпись в аккредитованном удостоверяющем центре, открыть спецсчет в банке, зарегистрироваться в качестве участника госзакупок на портале ЕИС и официальных торговых площадках. Это обязательные процедуры, разобраться в которых новичкам бывает сложно.
- Как могут помочь. Специалисты проследят, чтобы компания правильно подготовила документы, помогут получить квалифицированную электронную подпись и предоставят доступ к сервису для создания машиночитаемой доверенности. При необходимости также ускорят процесс аккредитации — это финальный этап регистрации на торговой площадке, после которого можно приступать к работе. В итоге компания получает доступ к участию в закупках в течение пары часов вместо недели.
Оценка рисков
- В чем сложность. Если победитель торгов нарушит условия контракта, его ждет штраф. А если поставить товары или услуги не получится, есть риск попасть в реестр недобросовестных поставщиков. Тогда об участии в тендерах можно будет забыть на два года.
- Как могут помочь. Чтобы избежать этих рисков, специалисты в рамках тендерного сопровождения внимательно изучают требования заказчика и оценивают возможности поставщика.
Сбор документов
- В чем сложность. Условия допуска к закупке и регламент ее проведения различаются в зависимости от торгов. Скажем, строительные тендеры — не то же самое, что тендеры на ремонт. Поэтому и перечень документов для участия может быть разный. Если поставщик невнимательно изучит требования и соберет неполный пакет бумаг, тендер будет упущен.
- Как могут помочь. Помощь с документами поставщик также может доверить экспертам, которые проверят их соответствие требованиям заказчика и законам № 44-ФЗ или № 223-ФЗ.
Формирование тендерной заявки
- В чем сложность. Иногда поставщики, сделавшие лучшие предложения, проигрывают только из-за того, что невнимательно изучили тендерную документацию и сделали ошибку в заявке. Отклонить ее могут, например, из-за задержки сроков подачи или опечаток.
- Как могут помочь. Зато у тех, кто подходит к этому этапу более обдуманно, есть шанс единственными сделать все правильно и выиграть тендер. Повысить шансы на победу помогут тендерные специалисты, которые учтут все нюансы: проверят проект заявки, помогут в подготовке первой и второй ее частей.
Урегулирование спорных вопросов
- В чем сложность. Неточности и ошибки в документации допускают не только поставщики, но и заказчики.
- Как могут помочь. Проверить контракт перед подписанием помогут эксперты: они убедятся, что реквизиты указаны корректно, а в тексте нет технических или грамматических ошибок.
Важно помнить, что полностью отдать тендер на откуп специалистам не получится. Поставщику все равно следует самостоятельно ознакомиться с техническим заданием и принять окончательное решение — будет ли компания участвовать в торгах.
Когда тендерное сопровождение точно необходимо
Для победы в тендере необязательно заказывать тендерное сопровождение, многие компании справляются силами штатных специалистов. Но бывают случаи, когда без помощи экспертов не обойтись.
Нехватка времени на подготовку или участие. Найти подходящий тендер бывает непросто, порой уходит несколько дней на одну только проверку условий закупки — далеко не все отвечают запросам поставщика. Быстро действовать приходится и в случае с «горящими» тендерами.
Сопровождение «горящего» тендера
«Горящий» тендер представляет собой торги со сроком подачи заявок всего в несколько дней. Участие в таких закупках помогает поставщикам быстро реализовать товары, но порой именно сжатые сроки не позволяют компании тщательно изучить требования. Это чревато ошибками в документах и репутационными рисками.
При сопровождении «горящего» тендера опытные специалисты подскажут компании-поставщику, что нужно сделать, чтобы выполнить все условия заказчика правильно и четко, тем самым повышая шансы на победу.
Нет собственного тендерного отдела. Если в штате нет специалистов по закупкам, заниматься этим приходится другим сотрудникам в ущерб своим прямым задачам — например, бухгалтеру или маркетологу. Подготовиться к тендеру на должном уровне у них вряд ли получится из-за нехватки нужных компетенций или времени.
Слишком высокая нагрузка на тендерный отдел. Возможна обратная ситуация: поставщик регулярно участвует в госзакупках. В какой-то момент объем работ становится настолько большим, что приходится готовиться в спешке — жертвовать качеством подготовки или пропускать часть тендеров: все не охватишь. Такое часто происходит во время проведения сезонных закупок.
Как формируется стоимость тендерного сопровождения
Поставщик может выбрать комплексное тендерное сопровождение (делегировать специалистам сразу несколько этапов закупки) или локальное (отдать на аутсорсинг самую сложную часть торгов).
Обычно посредник получает заранее оговоренную сумму, которая не зависит от стоимости контракта. Это позволяет поставщику рассчитывать на объективность специалиста при подборе тендера и заранее прогнозировать свой бюджет.
Стоимость комплексного тендерного сопровождения может зависеть от вида тендера или количества закупок, включенных в услугу. Так, например, выглядит линейка предложений ЭТП ГПБ:
- Госзакупка — 23 тыс. рублей
- Коммерческие торги — 25 тыс. рублей
- «Горящий» тендер — 30 тыс. рублей
- Три закупки — 50 тыс. рублей
- Пять закупок — 75 тыс. рублей
Выбрав сопровождение сразу нескольких закупок, поставщик может сэкономить 30–40%.
Тендерное сопровождение актуально как для небольших компаний, так и для опытных поставщиков, которые давно ведут закупочную деятельность. Сервис поможет увидеть новые возможности и станет серьезным преимуществом и точкой опоры для уверенных действий участника торгов.
Решили участвовать в тендере и вам нужна помощь? Подключите к работе профессионалов вместе с тендерным сопровождением от ЭТП ГПБ.